W spółkach można organizować e-zgromadzenia

2019-10-11
Wspólnikom ma być łatwiej niż to było dotychczas podejmować uchwały wykorzystując środki komunikacji elektronicznej.
 
3 września weszła w życie nowelizacja kodeksu spółek handlowych przewidująca możliwość przeprowadzania tzw. e-zgromadzeń sp. z o.o. Ustawodawca dostrzegł, że przeprowadzanie zgromadzeń wspólników w tradycyjny sposób stanowi często problem techniczny i organizacyjny. Jest to szczególnie istotne w przypadku wspólników będących podmiotami zagranicznymi lub przebywających poza Polską. Zapewnienie udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ma ułatwić udziałowcom aktywne wykonywanie ich praw korporacyjnych. Ustawodawca nie narzucił też spółkom żadnych konkretnych rozwiązań technicznych ani form, w jakich mają przeprowadzać e-zgromadzenia.

Zmiana umowy spółki
Znowelizowany art. 2341 § 1 k.s.h. stanowi, że umowa spółki może dopuszczać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Organizacja e-zgromadzeń wiąże się zatem z uprzednią koniecznością odpowiedniego dostosowania (zmiany) umowy spółki w formie uchwały zaprotokołowanej przez notariusza. Brak takich zapisów oznaczać będzie konieczność przeprowadzania zgromadzenia w tradycyjny sposób. Kodeks nie określa stopnia szczegółowości zapisów umowy spółki w tym względzie. Udział wspólników w zgromadzeniu może natomiast podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom niezbędnym do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Warto o tym pamiętać. Odpowiednie unormowanie umowy spółki (w tym co do sposobu procedowania podczas e-zgromadzeń) leży w gestii wspólników.

Wolny wybór
Wybór środków komunikacji elektronicznej pozostawiono spółce. Kluczowe znaczenie w tym względzie będą miały zapisy umowy spółki. W kodeksie spółek handlowych wprowadzono otwarty katalog tych środków. Obejmuje on w szczególności transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym. Ustawodawca wskazał też wprost na dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym. W jej ramach wspólnicy mają wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad. Transmisja i komunikacja w czasie rzeczywistym oznacza natomiast, że nie będzie możliwe uczestnictwo w zgromadzeniach za pośrednictwem np. poczty elektronicznej. W kodeksie przewidziano również wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Protokół i miejsce
W następstwie zmian w art. 2341 k.s.h zmianie uległ art. 248 § 2 k.s.h. Do protokołu ze zgromadzenia wspólników należy dołączyć listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Równocześnie przewidziano, że podpisy uczestników zgromadzenia wspólników odbytego w trybie art. 2341 nie są wymagane.

Warto zauważyć, że możliwość udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie oznacza zmiany miejsca odbywania samego zgromadzenia. E-zgromadzenie nadal musi odbyć się w siedzibie spółki lub w innym miejscu na terenie RP zgodnym z art. 234 k.s.h. Prowadzi to do wniosku, że w miejscu tym muszą nadal być obecni co najmniej przewodniczący zgromadzenia oraz protokolant. W tym zakresie zapisy art. 2341 k.s.h. oraz art. 234 k.s.h. nie są spójne i mogą ograniczać praktyczny wymiar nowelizacji. Pozostaje zatem poczekać na stanowisko orzecznictwa interpretującego oba te przepisy.

Artykuł ukazał się w dzienniku "Rzeczpospolita" w dniu 11-10-2019 r.