Wykorzystujesz firmowe auto również do celów prywatnych? Do końca 2022 r. nie odliczysz 100% VAT

2019-11-06
24 września 2019 r. Rada (UE) wydała decyzję wykonawczą (2019/1594) uprawniającą Polskę do dalszego stosowania ograniczeń w zakresie odliczania VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi. Na podstawie tej decyzji, obecne reguły odliczeń określone w art. 86a ustawy o VAT mogą być stosowane wobec podatników do 31 grudnia 2022 r. Nie jest jednak wykluczone, że okres ten w przyszłości zostanie ponownie wydłużony. To dobry czas, aby przypomnieć sobie zatem, jak prawidłowo postępować, aby nie popaść w zadłużenie wobec fiskusa.

Samochody wykorzystywane do celów mieszanych
W przypadku wykorzystywania pojazdów samochodowych zarówno do celów związanych z opodatkowaną działalnością gospodarczą, jak i do celów prywatnych, dopuszczalne jest – co do zasady – odliczenie 50% VAT.

Podkreślenia jednak wymaga, że dla uznania, że samochód jest używany także do celów osobistych wystarczy jednorazowe wykorzystanie tego pojazdu w taki sposób.

Powyższe ograniczenie obejmuje zasadniczo wszelkie wydatki związane z ww. pojazdami, a zatem wydatki ponoszone z tytułu:
- nabycia tych pojazdów lub ich części składowych,
- używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, leasingu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze (ograniczeniem są objęte zatem m.in. raty leasingowe czy czynsz z tytułu najmu samochodu),
- nabycia towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów – katalog tych wydatków jest otwarty i obejmuje m.in. paliwo, olej napędowy, gaz czy energię elektryczną (wykorzystywane do napędu tych pojazdów), usługi naprawy lub konserwacji tych pojazdów, usługę wymiany opon czy nawet opłaty za przejazdy płatnymi autostradami i za parkowanie.

Samochody używane wyłącznie w celach służbowych
W sytuacji, gdy pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie do celów opodatkowanej działalności gospodarczej, ustawa o VAT dopuszcza możliwość pełnego odliczenia VAT od wydatków związanych z tymi pojazdami.

W rzeczywistości jednak odliczenie 100% VAT jest możliwe pod warunkiem, że:
- po pierwsze – sposób wykorzystywania ww. pojazdów (określony zwłaszcza w obowiązujących zasadach ich używania – m.in. w regulaminie czy polityce samochodowej) wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą,
- po drugie – prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu (dla każdego z pojazdów odrębnie – na zasadach określonych w art. 86a ust. 6-8 ustawy o VAT), która potwierdza używanie ww. pojazdu wyłącznie do celów służbowych,
- po trzecie – złożono właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach (formularz VAT-26) – w terminie 7 dni od dnia, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami.
 
Co istotne, powyższe warunki formalne muszą być spełnione łącznie. W konsekwencji, w przypadku niespełnienia chociaż jednego z nich, prawo do odliczenia 100% VAT nie przysługuje (w konsekwencji możliwe jest jedynie 50-procentowe odliczenie).

Wskazania jednak wymaga, że – w drodze wyjątku – spełnienie drugiego i trzeciego warunku nie jest wymagane w przypadku, gdy pojazdy samochodowe przeznaczone są wyłącznie do sprzedaży, odsprzedaży lub oddania w odpłatne używanie (m.in. na podstawie umowy leasingu). Konieczne jest jednak w takim przypadku, aby ww. czynności stanowiły przedmiot prowadzonej działalności.

Pojazdy niepodlegające ograniczeniom
Ograniczenia zawarte w art. 86a ustawy o VAT nie znajdują jednak zastosowania do wszystkich pojazdów wykorzystywanych przez podatników w działalności gospodarczej. Zakresem wspomnianych regulacji nie są bowiem objęte pojazdy, których dopuszczalna masa całkowita przekracza 3,5 tony (m.in. samochody ciężarowe spełniające wskazane kryterium masy). Takie pojazdy nie wypełniają bowiem definicji pojazdów samochodowych uregulowanej w przepisach ww. ustawy. W rezultacie, w stosunku do takich pojazdów, podatnikom przysługuje pełne odliczenie VAT (bez konieczności spełnienia dodatkowych wymogów).

Ponadto, w ramach odstępstwa, 50-procentowego limitu nie stosuje się do:
- pojazdów konstrukcyjnie przeznaczonych do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie (tj. do autobusów),
- pojazdów, których konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne. Pojazdy te zostały wymienione w art. 86a ust. 9 ustawy o VAT – należą do nich m.in.: pojazdy wielozadaniowe typu van czy pojazdy specjalne takie jak żuraw samochodowy.

Odliczasz 100% VAT? Uważaj na fiskusa
Biorąc pod uwagę powyższe, decydując się na odliczanie pełnej kwoty VAT naliczonego z tytułu wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, których dotyczą analizowane ograniczenia, należy zupełnie wyeliminować potencjalną możliwość wykorzystania tych pojazdów do celów niezwiązanych z opodatkowaną działalnością gospodarczą. Ponadto, należy również pamiętać o konieczności spełnienia wyżej wspomnianych warunków formalnych.

Ewentualne zakwestionowanie przez organy podatkowe prawa do odliczenia 100% VAT może wiązać się bowiem – w szczególności – z obowiązkiem skorygowania odliczonego uprzednio VAT naliczonego (w podważonej części), a w konsekwencji z koniecznością zapłaty VAT należnego wraz z odsetkami za zwłokę. Oprócz tego, w takiej sytuacji skarbówka może nałożyć również dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty zaniżenia zobowiązania podatkowego, które należy zapłacić w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji w tym zakresie.

Ponadto, w przypadku niezłożenia VAT-26 (albo złożenia go po terminie lub podania w nim danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym), może zostać nałożona również sankcja karnoskarbowa w postaci kary grzywny w wysokości do 720 stawek dziennych (obecnie do 21.600.000 zł).