Elektronizacja zamówień publicznych: rewolucja w przetargach

2016-08-26

O elektronizacji zamówień publicznych mówiło się od dawna. Nowelizacja ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych dokonana ustawą z 22 czerwca 2016 r. (DzU 2016 r., poz. 1020) stanowi milowy krok w tym kierunku. Generalnie chodzi o rezygnację z pisemnej formy komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcami na rzecz środków elektronicznych. Istotną zmianą, która się z tym wiąże, jest zastąpienie licznych dokumentów składanych przez wykonawców jednym elektronicznym oświadczeniem. Jest to Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ). Można śmiało powiedzieć, że mamy do czynienia z małą rewolucją, jeśli chodzi o formę prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Kluczowe daty

Ustawa nowelizująca z 22 czerwca 2016 r. implementuje do polskiego prawa krajowego nowe dyrektywy unijne z 2014 r. dotyczące zamówień publicznych. Chodzi o dyrektywę 2014/24/UE (tzw. dyrektywa klasyczna) oraz 2014/25/UE (tzw. dyrektywa sektorowa). Weszła w życie 28 lipca 2016 r., czyli z pewnym opóźnieniem w stosunku do terminu implementacji dyrektyw, który przypadał na 18 kwietnia 2016 r.

Elektronizacja będzie wdrażana stopniowo. Centralny zamawiający (tj. Centrum Usług Wspólnych) będzie musiał zapewnić elektroniczną komunikację z wykonawcami w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, wszczynanych od 18 kwietnia 2017 r. JEDZ w formie elektronicznej będzie składany obowiązkowo w postępowaniach wszczętych 18 kwietnia 2018 r. lub później. Natomiast pełna elektronizacja komunikacji, tj. obejmująca wszystkich pozostałych zamawiających, nastąpi w odniesieniu do postępowań wszczynanych od 18 października 2018 r.

Nowe zasady

Ustawa nowelizująca dodała do prawa zamówień zupełnie nowy rozdział 2a, poświęcony komunikacji zamawiającego z wykonawcami. Przede wszystkim przewiduje on rezygnację z pisemnej formy komunikacji na rzecz porozumiewania się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Chodzi o faks i środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, czyli przede wszystkim o pocztę elektroniczną. Zamawiający będzie mógł też ustalić sposób przedstawienia informacji zawartych w ofertach w postaci katalogu elektronicznego lub dołączenia katalogu elektronicznego do oferty (art. 10a ust. 2 p.z.p.). Co istotne, oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a także oświadczenia składane przez wykonawców, w tym JEDZ, będą musiały być podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym i to pod rygorem nieważności (art. 10a ust. 5 p.z.p.).

Zamawiający będzie musiał zapewnić, żeby komunikacja elektroniczna odbywała się w sposób niepowodujący dyskryminacji niektórych wykonawców – ograniczający im dostęp do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Chodzi o to, żeby narzędzia i urządzenia teleinformatyczne używane do komunikowania się były ogólnie dostępne oraz interoperacyjne z produktami będącymi w powszechnym użyciu (art. 10b p.z.p.). W przypadku narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne, zamawiający może z nich korzystać, ale tylko, o ile zachodzi któraś z przesłanek opisanych w art. 10d ust. 1 p.z.p. Jest tak w sytuacji, gdy zamawiający oferuje wykonawcom pełny, nieograniczony, bezpłatny, i bezpośredni dostęp do takich narzędzi, urządzeń lub formatów plików (wówczas w ogłoszeniu o zamówieniu należy podać adres strony internetowej, na której są one dostępne), albo gdy zapewnia wykonawcom tymczasowe narzędzia bezpłatnie udostępnione w sieci, tudzież gdy udostępnia inny – zastępczy środek komunikacji elektronicznej umożliwiający złożenie oferty.

Obowiązek komunikacji elektronicznej nie ma charakteru bezwzględnego. Przepis art. 10c ust. 1 p.z.p. pozwala bowiem zamawiającemu, w przypadkach w nim określonych, umożliwić wykonawcom złożenie oferty na piśmie. Taka możliwość zachodzi np., gdy:

– z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia konieczne byłoby użycie formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji, albo

– zamawiający wymaga przedstawienia wraz z ofertą modelu fizycznego lub próbki (której nie można przesłać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej),

– bądź jest to niezbędne ze względu na naruszenie bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej albo gdy trzeba zapewnić bezpieczeństwo informacji szczególnie wrażliwych.

W takich przypadkach wykonawca może złożyć pisemną ofertą osobiście, przez posłańca albo drogą pocztową (art. 10c ust. 2 p.z.p.). Jeśli zamawiający odstępuje od komunikacji elektronicznej, to musi podać w protokole postępowania powody uzasadniające tę decyzję (art. 10f p.z.p.). Warto zauważyć, że mimo daleko idącej elektronizacji protokół ten nadal będzie miał formę pisemną (art. 2 pkt 7b p.z.p).

Jednolity dokument

JEDZ to oświadczenie własne wykonawcy. Stwierdza, że spełnia warunki udziału w postępowaniu, kryteria selekcji, a także że nie podlega wykluczeniu z postępowania. Stanowi ono dowód wstępny, zastępujący tymczasowo zaświadczenia wydawane przez organy publiczne lub osoby trzecie. Obowiązek złożenia JEDZ dotyczy tylko postępowań o wartości przedmiotu zamówienia równej lub przekraczającej progi unijne (są one określane rozporządzeniem wydawanym na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p.).

Standardowy formularz JEDZ został wprowadzony rozporządzeniem wykonawczym Komisji Europejskiej (UE) 2016/7 z 5 stycznia 2016 r. Ponieważ to rozporządzenie, jest ono bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich. Weszło ono w życie 18 kwietnia 2016 r.

JEDZ składa się z sześciu części. Część I zawiera informacje o postępowaniu i zamawiającym, część II – o wykonawcy, część III dotyczy podstaw wykluczenia z postępowania, część IV odnosi się do kryteriów kwalifikacji (warunków udziału w postępowania), część V dotyczy kryteriów selekcji (mających na celu ograniczenie liczby wykonawców biorących udział w postępowaniu). Natomiast ostatnia – VI część zawiera oświadczenia końcowe wykonawcy i jest przeznaczona na złożenie przez niego podpisu. Pewnym ułatwieniem dla wykonawcy jest to, że może on wykorzystać informacje zawarte w JEDZ, który został przez niego użyty we wcześniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia, jeżeli informacje te zachowują aktualność w nowym postępowaniu (art. 25a ust. 7 p.z.p.).

Jak w konsorcjum

W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum) JEDZ będzie składany przez każdego z konsorcjantów. Tak składane JEDZ mają potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu itd.  w zakresie, w jakim każdy z konsorcjantów wykazuje ich spełnianie (art. 25a ust. 6 p.z.p.). Co za tym idzie, jeśli np. tylko jeden z członków konsorcjum dysponuje wymaganymi przez zamawiającego urządzeniami lub wykwalifikowanym personelem, to tylko on będzie wypełniał JEDZ w tej części.

Gdy wykonawca korzysta z zasobów podmiotu trzeciego w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, będzie musiał złożyć JEDZ dotyczący tego podmiotu, aby wykazać, że wobec tego podmiotu nie zachodzi podstawa wykluczenia, a także że spełnia on – w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby – warunki udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji (art. 25a ust. 3 pkt 1 p.z.p.).

JEDZ może pojawić się również w przypadku podwykonawstwa. Zamawiający może bowiem zażądać, aby wykonawca, który zamierza zrealizować zamówienie przy pomocy podwykonawcy, złożył JEDZ dotyczący tego podmiotu. JEDZ ten będzie jednak ograniczony tylko do wykazania, że wobec podwykonawcy nie zachodzą przesłanki wykluczenia z postępowania (art. 25a ust. 5 pkt 1 p.z.p.).

JEDZ nie eliminuje całkowicie powinności złożenia zaświadczeń i innych dokumentów dotyczących wykonawcy. Wykonawca, który złożył zwycięską ofertę, będzie musiał złożyć aktualne na dzień złożenia oświadczenia i dokumenty potwierdzające informacje zawarte w JEDZ (art. 26 ust. 1 p.z.p.). Co więcej, jeśli jest to niezbędne dla zapewnienia właściwego przebiegu postępowania, zamawiający będzie mógł na każdym etapie postępowania zażądać od wykonawcy złożenia wszystkich lub niektórych takich oświadczeń lub dokumentów, a jeśli uprzednio złożone stały się nieaktualne – do złożenia ich aktualnych wersji (art. 26 ust. 2 f p.z.p.).

Zdaniem autora

Zmiany wprowadzane nowelizacją z 22 czerwca 2016 r. są niewątpliwie daleko idące. Praktyka pokaże, na ile usprawnią udzielanie zamówień. Chociaż elektronizacja zamówień w pełnym wymiarze nastąpi dopiero w drugiej połowie 2018 r., to jednak zamawiający i wykonawcy powinni się już do niej przygotowywać, chociażby poprzez wyposażenie odpowiednich osób w bezpieczny podpis elektroniczny. Należy spodziewać się, że Urząd Zamówień Publicznych wyjdzie naprzeciw potrzebom zamawiających, zwłaszcza tych „mniejszych”, i opracuje narzędzia pozwalające efektywnie przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia w pełni elektronicznym środowisku (pierwotnie celowi temu miało służyć uruchomienie specjalnej platformy E-Zamówienia).

Artykuł został opublikowany w dodatku do dziennika Rzeczpospolita „Dobra Firma” z dnia 26.08.2016 r.