Protokół z posiedzenia rady nadzorczej w spółce z o.o. – nowe zasady
2023-02-20
Treść protokołu z posiedzenia rady nadzorczej od niedawna określają przepisy kodeksu spółek handlowych. Ustawowe sformalizowanie jego treści ma znaczenie nie tylko dla potwierdzenia prawidłowego funkcjonowania rady, ale także dla wspólników chcących jej aktywność monitorować i kwitować działalność jej członków w uchwałach absolutoryjnych.
Ustawodawca w dość ograniczony sposób uregulował funkcjonowanie obrad zarządu. Podobnie było do niedawna w przypadku przepisów określających działanie rady nadzorczej. Obecnie nieco bardziej rozbudowane przepisy[1] regulują problematykę zwoływania i przebiegu posiedzeń. Kodeks spółek handlowych w tej materii obejmuje już zatem nie tylko kwestie organizacyjne, ale i zasady głosowania.
Ustawa, umowa i regulamin
Dotychczas postanowienia stanowiące rozwinięcie zapisów ustawowych były wprowadzane do umów lub aktów założycielskich. Kwestie zaś szczegółowe, jak na przykład postanowienia o charakterze technicznym, zawierano w regulaminie (funkcjonowania) rady nadzorczej. Treść tego dokumentu korporacyjnego umowa spółki z reguły pozostawia w gestii zgromadzenia wspólników. Zgromadzenie może jednak pozostawić samej radzie nadzorczej ustalenie regulaminu swojego funkcjonowania.
Weryfikacja tego, czy posiedzenia są zwoływane w sposób prawidłowy oraz tego czy zapadające w ich trakcie uchwały odpowiadają warunkom formalnym wskazanym w ustawie, powinna więc zostać rozpoczęta od badania umowy spółki, a w dalszej kolejności badania regulaminu. Odświeżając treść postanowień dotyczących rady nadzorczej warto zatem zwrócić uwagę na to, czy postanowienia umowne są zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami.
Zwoływanie posiedzeń
Uprawnienie do zwołania posiedzenia rady nadzorczej ustawodawca przyznał jej przewodniczącemu. To właśnie, co do zasady, przewodniczący powinien podejmować wszelkie czynności aby należycie organizować pracę rady. Umowa spółki może też przyznawać określone uprawnienia związane z organizacją rady nadzorczej także innym jej członkom, np. zastępcy przewodniczącego rady. Potrzebne jest tu jednak bezpośrednie upoważnienie zawarte w umowie spółki. Posiedzenia rady nadzorczej zwołuje się przez zaproszenia. Muszą mieć one minimalną ustawową treść, to jest datę, godzinę i miejsce posiedzenia oraz proponowany porządek obrad. Forma zaproszenia nie została narzucona przez ustawodawcę. Podobnie jest ze sposobem zwołania. Ustawodawca wyszedł z założenia, że forma i sposób zaproszenia zostanie dopasowany przez spółki do własnych potrzeb. Kodeks zastrzega jednak możliwość określenia w umowie spółki sposobu oraz terminu zwołania posiedzenia rady nadzorczej, do których wówczas trzeba się stosować.
Z żądaniem zwołania posiedzenia rady nadzorczej może wystąpić także zarząd lub każdy członek rady nadzorczej. Muszą oni jednak podać proponowany porządek obrad. W takiej sytuacji przewodniczący rady nadzorczej musi zwołać posiedzenie z porządkiem obrad zgodnym z żądaniem. Posiedzenie takie musi się też odbyć nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania żądania przez przewodniczącego. Jeżeli przewodniczący rady nadzorczej nie zwoła posiedzenia zgodnie z żądaniem, to wówczas występujący z żądaniem może zwołać je samodzielnie.
Warto zasygnalizować także, że rada nadzorcza może odbywać posiedzenia również bez formalnego zwołania, jeżeli wszyscy członkowie wyrażą na to zgodę oraz nie zgłoszą sprzeciwu dotyczącego wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Decyzją ustawodawcy posiedzenia rady nadzorczej powinny być zwoływane w miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w każdym kwartale roku obrotowego. Odpowiednie zapisy umowne lub regulaminowe mogą tę częstotliwość zwiększyć.
Uczestnictwo i głosowanie
W posiedzeniu rady nadzorczej, członkowie rady mogą uczestniczyć zarówno osobiście jak i przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Modyfikacja „zdalnego trybu” uczestnictwa może znaleźć się jednak w umowie spółki, np. precyzując środki komunikacji zdalnej, które członkowie rady mogą wykorzystać do zdalnego połączenia. Podstawowym warunkami podejmowania uchwał przez radę nadzorczą jest zawiadomienie wszystkich jej członków oraz obecność na posiedzeniu co najmniej połowy jej członków. Umowa spółki może jedynie zaostrzyć wymagania dotyczące kworum rady nadzorczej na posiedzeniu.
Jeśli chodzi o sposób oddawania głosów, to rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Umowa spółki może stanowić jednak inaczej w tych kwestiach. Członkowie rady mogą również brać udział w podejmowaniu uchwał oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, chyba że umowa spółki taką możliwość wyłącza. Jednakże w takim przypadku, oddanie głosu na piśmie, nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej.
Uchwała rady nadzorczej jest ważna, jeżeli spełnia dwa warunki:
– wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz
– co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały.
Podobnie jak w przypadku kworum na posiedzeniu, umowa spółki może przewidywać jedynie surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał. Same głosowania rady nadzorczej są jawne, chyba że umowa spółki lub regulamin rady nadzorczej stanowić będzie inaczej (np. wprowadzi katalog spraw wymagających tajnego głosowania).
Uchwały rady nadzorczej zapadają bezwzględną większością głosów, umowa spółki w tej mierze także może stanowi odmiennie. Podczas posiedzenia rada nadzorcza może podejmować uchwały również w sprawach nieobjętych proponowanym porządkiem obrad. Może się to odbyć jednak tylko pod warunkiem, że żaden z członków rady nadzorczej biorących udział w posiedzeniu się temu nie sprzeciwi, a sama umowa spółki takiej możliwość nie wykluczy.
Protokół z posiedzenia
Uchwały rady nadzorczej są protokołowane. Zgodnie z kodeksem spółek handlowych do protokołu rady nadzorczej stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące protokołów zarządu. W protokole należy wskazać więc przede wszystkim porządek obrad, przy czym powinien on zawierać kilka standardowych punktów. W szczególności warto wyartykułować w nim, na czyj wniosek lub żądanie zwołano posiedzenie oraz że wszyscy członkowie rady zostali o posiedzeniu zawiadomieni prawidłowo. Protokół powinien wymieniać także imiona i nazwiska obecnych członków rady i czynić wzmiankę o usprawiedliwionej lub nieusprawiedliwionej nieobecności. Warto zaznaczyć też to kto i w jaki sposób bierze udział w posiedzeniu (osobiście czy za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość).
Protokół powinien w swej treści zawierać też fakt podjęcia i treść uchwał, wraz z oznaczeniem liczby głosów oddanych na poszczególne uchwały. Protokół powinien czynić też wzmianki przy każdej uchwale o jawnym bądź tajnym głosowaniu. W protokole należy także zaznaczyć zdania odrębne lub zastrzeżenia do sposobu procedowania bądź głosowania. Protokół powinien być podpisany co najmniej przez prowadzącego posiedzenie lub zarządzającego głosowanie. Dobrą praktyką jest obowiązek podpisania protokołu przez wszystkich członków rady, a w przypadku odmowy jego podpisania, obowiązku zaznaczenia przyczyn odmowy podpisu w protokole.
W dokumentacji korporacyjnej warto zobligować sporządzającego protokół, aby zawierał listę załączników, a wśród nich dowody zawiadomienia członków rady o posiedzeniu, podpisaną listę obecności, podjęte uchwały w formie wyciągu z protokołu, a także ewentualne pisemne oświadczenia członków zarządu składane w trakcie posiedzenia. Istotną kwestią jest wprowadzenie stałej formuły oznaczania numeru protokołu (np. numeracja liczona w porządku miesięcznym, rocznym lub innym). Warto także czynić w protokole wzmianki o sprawach, które rada nadzorcza omawia, lecz w których nie podejmuje uchwał. rada nadzorcza może żądać także wyjaśnień od poszczególnych osób. Dlatego w protokole warto odnotowywać także obecność na posiedzeniu rady także innych osób, ich charakteru oraz przyczyn, przez które uczestniczą w całym lub części posiedzenia (np. przedstawienie przez dyrektora finansowego sytuacji finansowej spółki na posiedzeniu rady nadzorczej).
1 Ustawa z 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2022 r., poz. 807); Ustawa weszła w życie 13 października 2022 r.
Zdaniem autora
Artur Przestrzelski adwokat, doradca restrukturyzacyjny, starszy prawnik w Kancelarii Prawnej Gajewski Trawczyńska i wspólnicy adwokacka spółka jawna
Rada nadzorcza, choć nie ma prawa wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki, sprawuje stały nadzór nad jej działalnością we wszystkich dziedzinach. Ustanowienie rady nadzorczej idzie przeważnie w parze z postanowieniem umownym wyłączającym albo ograniczającym indywidualną kontrolę wspólników. Rada nadzorcza staje się więc pośrednikiem „informacji” pomiędzy wspólnikami a organem kierującym spółką, jakim jest zarząd.
W takich przypadkach wspólnikom powinno więc szczególnie zależeć na tym, aby rada nadzorcza funkcjonowała w sposób prawidłowy oraz na tym, by korzystała z pełnego wachlarza swoich kompetencji i możliwości. Protokół posiedzenia rady nadzorczej, w zmienionych mocno przez ustawodawcę warunkach korporacyjnych, nabiera szczególnego znaczenia. Stanowi bowiem dla wspólnika spółki źródło informacji o tym, jak funkcjonuje rada i jej poszczególni członkowie. Jeśli rada działa w sposób wadliwy, zaś jej członkowie nie odnajdują się w swej roli, to będzie to odzwierciedlać treść protokołów z posiedzeń rady. To zaś oznacza z reguły, że taka rada lub tacy członkowie rady, nie są w stanie zadbać o stały i należyty nadzór w spółce.
