Zbytni formalizm może utrudniać życie spółkom
2018-07-20
Andersen w Polsce
KODEKS | Lista wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością stanowi jeden z obowiązkowych załączników do zgłoszenia wniosku o wpis takiej spółki do Krajowego Rejestru Sądowego lub zmianę wpisu.
Zgodnie z art. 167 § 2 Kodeksu spółek handlowych jednocześnie ze zgłoszeniem spółki do KRS należy złożyć podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich. Lista wspólników musi stanowić również załącznik do każdego wniosku o zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców KRS, o ile zmiana dotyczy danych zawartych w liście wspólników – np. zmiana nazwiska lub firmy (nazwy) wspólnika, zmiana liczby udziałów posiadanych przez wspólnika, zmiana wartości nominalnej udziałów wspólnika – nawet bez zmian w zakresie liczby udziałów.
Wydaje się, że interpretacja treści art. 167 § 2 Kodeksu spółek handlowych nie powinna nastręczać problemów dla funkcjonowania spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Praktyka jednak pokazuje, że przepis ten może poważnie utrudnić (spowolnić) prowadzenie działalności gospodarczej przez przedsiębiorców działających w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Jeden czy kilka dokumentów
Problemy rodzi sposób rozumienia przez orzeczników sądów rejestrowych terminu „lista wspólników”, a dokładnie rzecz ujmując niejednolita odpowiedź na pytanie „czy lista wspólników musi stanowić jeden dokument (w rozumieniu jednej kartki papieru) podpisanej przez wszystkich członków zarządu, czy też może mieć postać kilku dokumentów (kartek papieru) o identycznej treści, podpisanych odrębnie przez każdego z członków zarządu”?
Kwestia powyższa w zasadzie nie powoduje istotnych trudności w funkcjonowaniu spółek z o.o. o „lokalnym” składzie zarządu (wszyscy członkowie zarządu przebywają w niedalekiej odległości od siebie – np. rezydują stale w siedzibie spółki). Problem staje się dostrzegalny w przypadku spółek (korporacji) międzynarodowych lub wchodzących w skład większych grup kapitałowych (np. spółek-córek spółek zagranicznych). W takiej sytuacji często członkowie zarządu stale przebywają w różnych krajach, a nawet na różnych kontynentach (np. w zarządzie o składzie trzy osobowym jeden z członków zarządu przebywa w Polsce i stale prowadzi sprawy spółki, reprezentując ją wobec podmiotów trzecich, drugi z członków zarządu rezyduje w USA, trzeci natomiast w Azji). Przyjęcie więc, że wszyscy powinni złożyć swoje podpisy na liście wspólników rozumianej jako jeden dokument (jedna kartka papieru) powoduje różnego rodzaju komplikacje. Po pierwsze taki sposób wykładni przepisów rodzi dodatkowe (choć niewielkie, z punktu widzenia globalnych kosztów funkcjonowania spółki) koszty. Koszty te związane są z koniecznością przesyłania sobie przez członków zarządu listy wspólników do podpisu. Inne komplikacje związane są z czasem potrzebnym na uzyskanie podpisów wszystkich członków zarządu pod jednym dokumentem (który to aspekt czasowy często jest kluczowy dla bieżącej działalności spółki).
Charakter wpisów
Zasadą wpisów (zmian wpisów) w rejestrze przedsiębiorców KRS jest to, iż wpisy mają tzw. charakter deklaratoryjny. Wpisy deklaratoryjne potwierdzają jedynie czynności, które wywierają skutki prawne już od momentu ich podjęcia. Przykładem wpisu deklaratoryjnego może być wpis związany z podjęciem przez zgromadzenie wspólników uchwały w sprawie powołania do zarządu / odwołania danej osoby z funkcji członka zarządu. Innym przykładem jest wpis związany z zawarciem przez wspólnika umowy sprzedaży udziałów i zbycia na jej podstawie wszystkich posiadanych udziałów na rzecz podmiotu trzeciego – nowego wspólnika. W takim wypadku konieczność przesyłania sobie przez członków zarządu do podpisu dokumentu listy wspólników nie wpływa na datę, od której umowa wywiera skutki prawne. Przedłuża jedynie procedurę uzyskania wpisu do KRS (wpisania danych nowego wspólnika, w miejsce wspólnika dotychczasowego). Jednak realną niedogodnością dla spółki może być fakt, że w odpisie z KRS nadal podmiotem posiadającym status wspólnika będzie podmiot zbywający udziały.
Od momentu wpisu
O wiele poważniejsze niedogodności dla funkcjonowania spółki mogą wystąpić w sytuacji gdy wpis, którego dotyczy wniosek ma charakter konstytutywny. O charakterze konstytutywnym wpisu do KRS mówimy gdy czynność, której dotyczy wpis, wywiera skutki prawne dopiero od momentu dokonania wpisu (a nie podjęcia samej czynności). Regułą jest, że wpisy w KRS mają charakter deklaratoryjny, a charakter konstytutywny wpisu musi wprost wynikać z przepisów. Przykładem wpisu konstytutywnego jest zmiana wpisu w przypadku podwyższenia kapitału zakładowego spółki. Zgodnie z art. 262 § 4 Kodeksu spółek handlowych podwyższenie kapitału zakładowego następuje z chwilą wpisania do rejestru. Niejednokrotnie operacja podwyższenia kapitału zakładowego spółki związana jest z istotnymi działaniami biznesowymi spółki (np. uzyskania środków na inwestycję, zakup nieruchomości, czy spłatę pożyczki). Konieczność przesyłania sobie przez członków zarządu dokumentu listy wspólników niewątpliwie przedłuży procedurę uzyskania wpisu, a zatem i operację podwyższenia kapitału zakładowego spółki. Z kolei niemożność uzyskania dodatkowych środków na działalność spółki (pochodzących z podwyższenia kapitału zakładowego) może pociągać za sobą daleko idące konsekwencje (choćby brak środków na spłatę wymagalnej pożyczki, skutkujący wystąpieniem przez pożyczkodawcę na drogę sądową w celu uzyskania spłaty pożyczki).
Różne podejście
Doktryna prawa handlowego w zasadzie milczy na temat poruszanej w tym artykule problematyki. Jeżeli już któryś z autorów zabiera głos, to raczej popiera stanowisko formalistyczne. Autorzy tacy wskazują na konieczność podpisania przez wszystkich członków zarządu listy wspólników rozumianej jako jeden dokument.
Z kolei praktyka orzecznicza sądów rejestrowych prezentuje różne – całkiem odmienne stanowiska. Jedne wydziały rejestrowe akceptują złożenie listy wspólników w postaci przedłożenia odrębnych (np. trzech) kartek o identycznej treści, z których każda zawiera podpis innego członka zarządu. Istotne jest jedynie, aby dokumenty te były ze sobą trwale połączone (np. poprzez zszycie, czy zbindowanie), aby nie było wątpliwości, że stanowią jedną listę wspólników. Praktyka innych wydziałów rejestrowych nakazuje przedłożenie jednego dokumentu (jednej kartki papieru) stanowiącego listę wspólników, na którym widnieją podpisy wszystkich członków zarządu. Nie wykluczona jest nawet sytuacja, w której w tym samym sądzie rejestrowym, poszczególni orzecznicy będą stosowali obie wskazane możliwości interpretacji art. 167 § 2 Kodeksu spółek handlowych. Taką rozbieżność orzeczniczą uznać należy za praktykę naganną, skutkującą niepewnością uczestników obrotu gospodarczego (spółek z o.o.) co do wykładni obowiązującego prawa.
Nie istnieją przeszkody do uznania, że możliwe jest złożenie listy wspólników jako dokumentu składającego się z kilku odrębnych kart (o identycznej treści), podpisanych przez poszczególnych członków zarządu. Istotne jest jedynie, by karty stanowiące taką listę wspólników były ze sobą połączone w sposób trwały. Odmienne rozumienie art. 167 § 2 Kodeksu spółek handlowych jest jedynie przejawem zbytniego formalizmu i narzucania niepotrzebnych ograniczeń w prowadzeniu działalności gospodarczej przez spółki kapitałowe.
Artykuł ukazał się w dzienniku „Rzeczpospolita” w dniu 20-07-2018r.
