Negocjacje w sprawie powierzchni biurowych to niełatwa sprawa

    2019-01-04

    Przepisy dotyczące najmu nie przystają do sytuacji nowoczesnego najmu komercyjnego.

    Rynek powierzchni biurowych zmienia się dynamicznie, przynosząc wciąż nowe szanse, ale i zagrożenia podmiotom, które na nim operują. W samej Warszawie podaż powierzchni biurowych przekracza 5 milionów metrów kwadratowych, a w budowie jest kolejne 700 tys. Wynajmuje się dużo i tak szybko, jak to możliwe, co wpływa na sam proces negocjacji: trzeba negocjować szybko i sprawnie, szukać rozwiązań kompromisowych, eliminować postanowienia niepraktyczne, „przegadane”, regulujące sytuacje, które się nigdy nie zdarzają (lub zdarzają bardzo rzadko), wypracowywać reguły wystarczająco chroniące interes „naszej” strony – akceptowalne jednak dla kontrahenta.

    Jednak wynegocjowanie umowy bywa czasochłonne: wielokrotne spotkania, telekonferencje, komentarze na piśmie, decyzje biznesowe, uzgodnienia prawników, uzgodnienia kwestii technicznych – to realia prawie każdych negocjacji. Przedłużające się negocjacje mogą prowadzić do zagrożenia terminów ustalonych przez wynajmujących z bankami finansującymi, do wzrostu kosztów (prawnych, brokerskich), czasem – w obecnych realiach ostrej rywalizacji deweloperów – do utraty najemcy – tym bardziej zatem rośnie presja czasu w negocjacjach.

    Umowa – wieloryb

    Proces wynajmowania powierzchni angażuje duże zespoły ludzi: menedżerów najmu, prawników, architektów, specjalistów od spraw technicznych i finansowych, a nawet dyrektorów i prezesów, których zaangażowanie bywa niezbędne ze względu na wagę sprawy (wieloletnia umowa, inwestycje sięgające czasem milionów, duża odpowiedzialność kontrahentów).

    Wszystkie te osoby muszą się – we właściwym dla nich zakresie – mierzyć z zadaniem uzgodnienia i wynegocjowania umowy najmu, która rozrasta się do gigantycznych często rozmiarów kilkudziesięciu (lub nawet kilkuset – licząc z załącznikami) stron. Z czego ten rozrost wynika?

    Prawne regulacje najmu nie przystają do sytuacji nowoczesnego najmu komercyjnego – napisany pół wieku temu w gospodarce „ludowej” kodeks cywilny bardziej pasuje do najmu mieszkania, niż biurowca o powierzchni 50 tys. metrów kwadratowych. Dlatego niezbędne stało się szczegółowe uregulowanie odstępstw od kodeksowej regulacji „domyślnej”.

    Nie pomaga także fakt, że polska praktyka najmu komercyjnego wykształcała się w latach 90. w oparciu o wzory anglosaskie, gdzie więcej kwestii wymaga uregulowania wprost – akurat w tym zakresie moglibyśmy bardziej korzystać z rozwiązań kodeksowych dotyczących stosowania ustawy do stosunków stron. Zamiast tego – często przepisujemy artykuły kodeksu.

    Swoją cegiełkę dokładają banki i instytucje finansowe zaangażowane w finansowanie lub nabywanie projektów komercyjnych, powodując pojawianie się w umowach dodatkowych zabezpieczeń i obostrzeń, wśród których bywają i takie, których status pod polskim prawem budzi wątpliwości – jak klauzule regulujące przetrwanie stosunku najmu przy zniszczeniu budynku do czasu jego odbudowy (kiedyś pochłaniające mnóstwo czasu na negocjacjach, obecnie częściej załatwiane szybko z komentarzem „pewnie to nie zadziała w praktyce, ale skoro tego oczekuje bank / fundusz, to zostawmy”…).

    Rynek dojrzewa

    Z przeprowadzonej przez nas cyklicznie ankiety o najbardziej spornych klauzulach w najmach biurowych (w tym roku organizowanej we współpracy z RICS – Royal Institution of Chartered Surveyors – międzynarodową organizacją profesjonalistów z branży nieruchomościowej) można wnioskować, że negocjatorzy zaczynają wiele postanowień postrzegać jako mniej kłopotliwe, niż wcześniej. Wydaje się, że jest to objaw postępującego dojrzewania rynku najmu powierzchni biurowych – strony negocjacji znają swoje wzajemne stanowiska i wiedzą, jakie warunki można uznać za rynkowe i na uzyskanie czego mają szansę. W porównaniu z poprzednią edycją sprzed 3 lat, znacząco spadła liczba osób oceniających jako trudne postanowienia dotyczące kar umownych przy wypowiedzeniu umowy (spadek o 8 p.p.), standardu prac wykończeniowych (spadek o 11 p.p.), zakresu odpowiedzialności najemców (spadek o 24 p.p.), czy długości obowiązywania gwarancji po wygaśnięciu umowy (trudna tylko dla 2 proc. odpowiedzi – przy 33 proc. w 2015 r. – spadek o 31 p.p.).

    Trudności pozostają

    Mimo lepszych nastrojów sygnalizowanych przez ankietowanych, nadal najmowe negocjacje budzą wiele emocji. Spieramy się zwłaszcza o:
    – następstwa opóźnienia w przekazaniu lokalu (najemcy przykładają rosnącą wagę do dopasowania nowego najmu od obecnego, który wkrótce wygaśnie – chcąc ograniczyć konieczność płacenia czynszu „na zakładkę” z większą determinacją negocjują konsekwencje późniejszego przekazania lokalu do ich dyspozycji),
    – wypowiedzenia umowy z winy najemcy i związane z tym kary (sporna jest wysokość kary, sporne bywają przesłanki wypowiedzenia – nowa częsta przesłanka dotycząca zagrożenia restrukturyzacją najemcy budzi sporo kontrowersji, ponieważ prawo restrukturyzacyjne weszło w życie przed niespełna dwoma laty i praktyka rynkowa w tym zakresie dopiero się kształtuje),
    – skutki zakłóceń w korzystaniu z lokalu (najemcy chcą zabezpieczać niezakłócone funkcjonowanie swoich biur, co zderza się z obawą właścicieli, że mogą być pociągnięci do odpowiedzialności za całkiem od nich niezależne błędy lub awarie w elektrowni lub wodociągach),
    – prace wykończeniowe (dyskusje dotyczą standardu, ale także harmonogramu prac – opóźnienie w realizacji aranżacji biura wpłynie przecież na opóźnienie wydania lokalu).

    Zdaniem autora:

    Mimo podejmowanych co jakiś czas prób, nie doczekaliśmy się jeszcze standaryzacji w zakresie najmów biurowych. Zatem strony negocjacji muszą we własnym zakresie radzić sobie z zarządzaniem zadaniem o znacznym stopniu komplikacji. Może w tym pomóc przyjęcie kilku prostych zasad: wypracowanie przez wynajmujących możliwie prostego wzoru umowy najmu, zebranie kompetentnego i w miarę stałego zespołu, możliwie szczegółowe uzgodnienie głównych warunków w liście intencyjnym, koncentracja procesu negocjacji (kilka spotkań w krótkich odstępach czasu, szybkie przeredagowanie projektu umowy po negocjacjach).

    Tekst powstała w oparciu o raport „Najbardziej sporne klauzule w umowach najmu powierzchni biurowych 2018″. Raport do pobrania: https://tiny.pl/tqt42

    Artykuł ukazał się w dzienniku „Rzeczpospolita” w dniu 04-01-2019r.

    r.pr. Sławomir Lisiecki

    Partner

    Argon Legal

    Skontaktuj się z autorem

    Artykuły z tej kategorii