• PRAWO GOSPODARCZE

Nowe uprawnienia wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością

• #Kodeks spółek handlowych
• #zarząd
• #dokumentacja

2022-09-10

Zgodnie z kodeksem spółek handlowych, przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być:

– rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki,

– rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,

– powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty (jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników),

– udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Każdy wspólnik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, oddając głos w wymienionych sprawach, powinien czynić to świadomie. Oddany w ten sposób głos musi być więc oparty o dane i informacje o spółce z poprzedniego roku obrotowego. To zaś oznacza konieczność uprzedniego zapoznania się z nimi. W wielu spółkach nie zawsze jednak jest to takie proste, a zdarza się nawet, że jest to wręcz nie możliwe.

Jak jest teraz

Obecnie przepisy kodeksu spółek handlowych nie odnoszą się do problematyki udostępnienia wspólnikom spółek z ograniczoną odpowiedzialnością dokumentacji sprawozdania finansowego, sprawozdania z badania przez biegłego rewidenta, czy też, sprawozdania zarządu z działalności spółki lub też sprawozdania rady nadzorczej. To, że szczególnej regulacji nie przewidują przepisy o spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, nie oznacza, że wspólnicy nie mają podstaw do tego, aby z takimi dokumentami się zapoznać. Aktualnie, jednakże nie w pełnym zakresie, kwestie objęte nowelizacją są uregulowane ustawą o rachunkowości. We wspomnianej ustawie wskazane jest, że spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, są obowiązane do udostępnienia wspólnikom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki, a jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania – także sprawozdania z badania – najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników.

Przepisy ustawy o rachunkowości poprzestają jednak jedynie na ustanowieniu generalnego obowiązku zarządu, do „udostępnienia” wspólnikom wskazanych tam dokumentów. Ustawodawca nie zdecydował się tym samym, na gruncie tego aktu prawnego, wprowadzić „postanowień wykonawczych”. Nie trudno zatem domyślić się, że na tym tle dochodzi do licznych sporów i nieporozumień na linii zarząd – wspólnik.

Każdy interpretuje jak chce

Spory i nieporozumienia pojawiały i pojawiają się w szczególności w spółkach, w których występuje wewnętrzny konflikt. Koncentrują się one, co do zasady, wokół tego, że zarządy spółek nie informują wspólników, iż stosowne dokumenty zostały już sporządzone. Bywa często i tak, że mimo informacji o sporządzeniu dokumentów, trudno o możliwość zapoznania się z nimi w ogóle albo w takim terminie przed zgromadzeniem, w którym to możliwe byłoby prawidłowe przygotowanie się do niego. Członkowie zarządów, w szczególności skonfliktowani z udziałowcami mniejszościowymi, często też złośliwie utrudniają tym ostatnim możliwość zapoznania się z dokumentami. Wymówki nie są wyszukane i sprowadzają się z reguły do tego, że zarząd udostępnia żądane dokumenty, ale tylko w siedzibie spółki w określonych godzinach pracy zarządu. Wspólnik staje więc w takiej sytuacji przed dylematem, czy jechać do (odległej) siedziby bez gwarancji, czy faktycznie zarząd te dokumenty udostępni, czy też nie, bo będzie miał akurat nagłą sprawę do wykonania.

Z drugiej strony, nawet jeśli wspólnik otrzymuje dokumenty w spółce, to odmawia się mu ich skserowania lub możliwości wykonania fotokopii, powołując się na to, że przepisy stanowią jedynie o „udostępnieniu” dokumentów. Trudno w takiej sytuacji zapamiętać wszystkie pozycje bilansu, czy też inne wartości, aby na spokojnie zestawić je z innymi dokumentami spółki bądź posiadanymi przez wspólnika innymi danymi.

ZDANIEM AUTORA

Artur Przestrzelski – adwokat, doradca restrukturyzacyjny, starszy prawnik w Kancelarii Prawnej Gajewski Trawczyńska i wspólnicy adwokacka spółka jawna

Zmianę przepisu kodeksu spółek handlowych, w zakresie sprecyzowania przez ustawodawcę trybu oraz terminu udostępnienia przez zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dokumentów sprawozdawczych, należy niewątpliwie ocenić jako zmianę pozytywną. Brak tych regulacji dzisiaj oznacza dla wspólników mniejszościowych, w szczególności dla tych, którym nie po drodze z zarządem, konieczność głosowania „przeciw” uchwałom, co finalnie też rodzi potrzebę ich zaskarżania. W sądzie wówczas dochodzi do sporu na tle nie tylko tego, czy zarząd prawidłowo wykonał obowiązek „udostępnienia” dokumentów, czy wspólnik prawidłowo swoje prawo wykonywał w tym zakresie ale przede wszystkim, czy brak udostępnienia dokumentacji lub zbyt późne jej udostępnienie może stanowić podstawę do uchylenia uchwały. Sądy podchodzą do tych kwestii różnie. Zmienione przepisy, pojawiające się rozbieżności usuną definitywnie, poprzez wyraźne rozstrzygniecie tego, co, kiedy i jak powinien zarząd spółki, ale także co i kiedy może wspólnik. Nowe przepisy wywołają zapewne wątpliwości interpretacyjne na gruncie ustawy o rachunkowości, gdzie ustawodawca posługuje się terminem „udostępnienia”, zaś w nowej treści art. 231 §41 k.s.h. niekonsekwentnie pojęciem „udostępnienia” i „wydania”. Można z tego względu postawić tezę, że nowy przepis kodeksu spółek handlowych stanowić będzie nowe, dodatkowe uprawnienie wspólników z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jak będzie po zmianie

Zgodnie z nową treścią art. 231 kodeksu spółek handlowych, do którego zostanie dodany § 41, „dokumenty odpowiadające treścią sprawozdaniu zarządu z działalności spółki, sprawozdaniu finansowemu, sprawozdaniu rady nadzorczej lub sprawozdaniu z badania są wydawane wspólnikowi na jego żądanie, które może zostać zgłoszone zarządowi licząc od dnia zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Dokumenty udostępnia się niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch dni powszednich od dnia zgłoszenia żądania. Na żądanie wspólnika dokumenty udostępnia się w postaci elektronicznej, w tym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej”.

Jak widać już z samej treści nowelizowanego przepisu, ustawodawca zdecydował się uregulować najważniejsze kwestie związane z pierwotnym obowiązkiem zawartym w ustawie o rachunkowości dotyczącym udostępniania dokumentów sprawozdawczych. Chodzi w szczególności o dwa newralgiczne zagadnienia, jakimi są termin udostępnienia dokumentów oraz tryb ich udostępnienia. Po zmianie przepisów, w praktyce może pojawić się jednak wątpliwość, jak zarząd powinien realizować nowe obowiązki wobec wspólników.

Jak czytać nowe uprawnienia

Po zmianie, ustawa o rachunkowości w dalszym ciągu nakazywać będzie „udostępnienie” dokumentów „najpóźniej na 1 dni” przed zgromadzeniem wspólników. Tymczasem nowy przepis stanowić będzie jednocześnie o „udostępnieniu” i o „wydaniu” dokumentów wspólnikowi na jego żądanie, najpóźniej w terminie dwóch dni od jego zgłoszenia, jednakże licząc od dnia zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Jeśli chodzi o zwoływanie zgromadzeń, to przepisy stanowią o tym, że zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Nie trudno zauważyć więc, że pomiędzy przepisami obu ustaw w zakresie terminów zachodzą różnice, tym bardziej jeśli weźmie się pod uwagę czas doręczenia korespondencji listownej. Powstaje wobec tego pytanie, czy nowe uprawnienia wspólników zawarte w kodeksie spółek handlowych są regulacją szczególną wobec przepisu ustawy o rachunkowości? Praktyka pokaże zapewne, że tak nie jest. Chodzi mianowicie o to, iż ustawa o rachunkowości będzie obligować Zarząd spółki do „udostępnienia” dokumentów, właśnie „najpóźniej na 15 dni” przed zgromadzeniem wspólników, ale nie do ich „wydania”. Wspólnik będzie więc nadal uprawniony do zapoznania się z dokumentami w wyniku ich „udostępnienia” na podstawie ustawy o rachunkowości. Z kolei na podstawie nowej regulacji kodeksu spółek handlowych, będzie miał prawo do ich fizycznego otrzymania w ramach „wydania” przez spółkę.