Przepisy o sygnalistach przewidują większą ochronę praw pracowników
2024-04-26
W związku z realną szansą wejścia w życie przepisów ustawy jeszcze w tym roku, potencjalni pracodawcy powinni zacząć przygotowywać się na konieczność modernizacji wewnętrznych przepisów i dostosowanie ich do nowych regulacji.
W ostatnim czasie na nowo ruszyły prace legislacyjne nad projektem ustawy o ochronie sygnalistów („ustawa”), co jest pierwszym podejściem nowego rządu do ostatecznego zaimplementowania przepisów unijnych.
Projektowana regulacja jest wynikiem obowiązku implementacji do polskiego porządku prawnego przepisów Dyrektywy 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Polska jako państwo członkowskie Unii Europejskiej powinna była wdrożyć stosowne przepisy do 17 grudnia 2021 r.
Co przewiduje ustawa
Założeniem ustawy jest przyznanie ochrony tzw. sygnalistom, czyli osobom, które decydują się na zgłoszenie naruszeń prawa. Zgłoszenia mogą być dokonywane w sposób wewnętrzny albo zewnętrzny, z kolei w zakresie podmiotowym dokonać mogą ich pracownicy (w ramach stosunku pracy) oraz osoby, które powzięły wiadomość o takowych naruszeniach niezależnie od podstawy prawnej świadczeń pracy. W związku z tym zgłosić nieprawidłowości będzie mogła zarówno osoba zatrudniona na umowę o pracę, jak i stażysta czy praktykant.
Sama ochrona polegać ma przede wszystkim na ustanowieniu zakazu działań odwetowych ze strony pracodawcy, w szczególności wynikającego z ujawnienia naruszeń ewentualnego rozwiązania stosunku pracy lub inicjowania postępowań przeciwko sygnaliście. Należy jednak pamiętać, że ochronie podlegać będą jedynie uzasadnione zgłoszenia, w związku z czym pracownik musi się liczyć z negatywnymi konsekwencjami, jeżeli jego zgłoszenie będzie miało znamiona zniesławienia pracodawcy lub wyrządzenia mu szkody wizerunkowej. Rozwiązania te za cel mają minimalizacje działań dyskryminacyjnych oraz mobbingowych, z jakimi mógłby się spotkać potencjalny pracownik. Adresatem przepisów są przede wszystkim pracodawcy, a więc i spółki prawa handlowego. Natomiast, w związku z realną szansą wejścia w życie przepisów ustawy jeszcze w tym roku, potencjalni pracodawcy powinni zacząć przygotowywać się na konieczność modernizacji wewnętrznych przepisów i dostosowanie ich do nowych regulacji.
Zgłoszenia wewnętrzne
Obowiązek wdrożenia odpowiednich kanałów i procedur w ramach wewnętrznego aktu prawnego w sektorze prywatnym dotyczy jedynie podmiotów zatrudniających, według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, co najmniej 50 pracowników, w innym wypadku pracodawca stosowne regulacje może wprowadzić na zasadzie dobrowolności. Wyjątek stanowią podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.
Wewnętrzne przepisy powinny przede wszystkim określać:
a) sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych,
b) ustanowienie wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub podmiotu upoważnionego do przyjmowania zgłoszeń,
c) bezstronną wewnętrzną jednostkę uprawnioną do podejmowania działań następczych, w tym do komunikacji z sygnalistą,
d) określenie trybu postępowania z informacjami o naruszeniu prawa,
e) tryb potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia sygnalisty w terminie siedmiu dni od otrzymania zgłoszenia,
f) obowiązki wynikające z działań następczych,
g) termin na przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście wynoszący maksymalnie trzy miesiące od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku braku potwierdzenia od upływu siedmiu dni od momentu zgłoszenia wewnętrznego.
Z kolei sama treść aktu powinna podlegać konsultacjom, trwającym od pięciu do dziesięciu dni, ze związkami zawodowymi lub w przypadku ich braku z odpowiednimi przedstawicielami pracowników.
Pracodawcy będą mieli obowiązek ustalenia przyjmowania zgłoszeń co najmniej w formie ustnej lub pisemnej. W przypadku formy ustnej należy mieć na uwadze konieczność stworzenia odpowiednich warunków, tj. utworzenie linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej pozwalającego na dokumentowanie takowego zgłoszenia. Inne zgłoszenia ustne powinny zaś być dokumentowane poprzez sporządzenie dokładnego protokołu zgłoszenia. Dodatkowo, konieczne będzie ustanowienie rejestru zgłoszeń wewnętrznych, którego administratorem będzie pracodawca.
Mając na uwadze zakres obowiązków obciążających podmioty prywatne w związku z wprowadzeniem projektowanych przepisów ustawodawca przewidział również możliwość zlecenia obsługi zgłoszeń wewnętrznych podmiotowi zewnętrznemu. W tym celu konieczne jest zawarcie umowy powierzającej szeroko pojętą obsługę zgłoszeń określającej również szczegółowe prawa i obowiązki podmiotu zewnętrznego w zakresie przetwarzania danych osobowych. Podkreślić również należy, iż zgłoszenia wewnętrzne nie będą jedyną formą, w jakiej pracownicy będą mogli zgłaszać informować o naruszeniach. Ustawa przewidywać będzie możliwość sygnalizacji, z pominięciem wewnętrznych procedur, bezpośrednio do rzecznika praw obywatelskich lub organu publicznego, czyli na przykład jednostki samorządu terytorialnego. Ustanowienie organu zewnętrznego jest realizacją wymogu dyrektywy unijnej. Z kolei, jak można wyczytać w uzasadnieniu do projektowanej ustawy, wybór rzecznika praw obywatelskich podyktowany jest nadrzędną funkcją, jaka została powierzona temu organowi, którą jest ochrona praw obywatelskich. Nadto dzięki konstytucyjnie zapewnionym gwarancjom osoba pełniąca ten urząd powinna być niezależna i niezawisła, co zwiększa skuteczność prawidłowego działania przewidzianych w projektowanej ustawie mechanizmów. Rolą rzecznika praw obywatelskich oraz organu publicznego będzie przede wszystkim ustalenie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania następczych czynności, dokonanie wstępnej weryfikacji i następnie rozpoznania oraz przekazania właściwemu organowi celem podjęcia stosownych kroków i na koniec przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej.
Obowiązkiem powyższych organów będzie zagwarantowanie szczególnej ochrony pracownikom dokonującym zgłoszenia, tak aby ci nie mieli obaw przed ujawnieniem ich danych osobowych. Ochrona poufności w założeniu ma objąć te informacje, które z łatwością pozwoliłyby zidentyfikować sygnalistę, a także uniemożliwić dostęp nieupoważnionym osobom do uzyskania informacji stanowiących przedmiot zgłoszenia.
Ujawnienie publiczne
Ostatnią możliwością, w jaką zostanie wyposażony sygnalista w ramach zgłoszeń nieprawidłowości, będzie ujawnienie publiczne. Do możliwości skorzystania z pełni dobrodziejstw niniejszej procedury konieczne będzie uprzednie wyczerpanie dwóch wyżej wymienionych, tj. dokonanie zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego lub samego zgłoszenia zewnętrznego. W takiej sytuacji sygnalista będzie objęty ochroną w przypadku:
- braku podjęcia jakichkolwiek działań przez podmiot prawny w terminie określonym na przekazanie informacji zwrotnej w procedurze wewnętrznej i analogicznie przez organ publiczny w procedurze zewnętrznej;
- gdy po dokonaniu zgłoszenia zewnętrznego właściwy organ w terminie wyznaczonym na przekazanie informacji zwrotnej nie podejmie żadnych działań ani również nie przekaże informacji zwrotnej.
Niezależnie od powyższego zgłaszający będzie podlegał ochronie w razie uzasadnionego przekonania, że:
- sygnalizowane naruszenie bezpośrednio lub w oczywisty sposób powoduje zagrożenie interesu publicznego, w szczególności przy ryzyku wystąpienia nieodwracalnej szkody;
- dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi sygnalistę na działania odwetowe;
- domniemania, iż zgłoszenie zewnętrzne nie dostarczy odpowiednich rezultatów przeciwdziałania naruszeniu z uwagi na okoliczności możliwości ukrycia lub zniszczenia dowodów czy zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub uczestnictwem w naruszeniu przez organ publiczny.
W ramach ostatniego przypadku należy dokonać oceny, czy działanie następcze jest odpowiednie, w szczególności jakie zostały podjęte czynności celem weryfikacji informacji o naruszeniu, prawidłowej oceny sygnalizacji naruszenia oraz czy stosowne środki zostały użyte jako następstwo stwierdzenia naruszenia.
Warto śledzić pracę
Mimo że opublikowany tekst nie stanowi jeszcze ostatecznego aktu prawnego, to niewątpliwie warto obserwować postęp prac ustawodawczych. Zgodnie bowiem z projektem ustawa wejdzie w życie po upływie trzech miesięcy od dnia ogłoszenia, a nieustanowienie procedury zgłoszeń lub jej ustanowienie w kształcie sprzecznym z ustawą jest zagrożone karą grzywny. Odpowiednie przygotowania warto zatem zacząć już dziś.
Współautorem tekstu jest Radosław Jarocki
Tekst został opublikowany w dzienniku ,,Rzeczpospolita”
