Regulaminy zatrudnienia to narzędzie, a nie zło konieczne

2017-05-19

Ile razy ktoś przeczytał regulamin obowiązujący w jego zakładzie pracy? Jeżeli jest to pracodawca, to przynajmniej raz – chciał pewnie wiedzieć, za co zapłacił prawnikom. Natomiast pracownik, z przepisami regulaminu zapoznał się prawdopodobnie dopiero przed sporem sądowym z byłym pracodawcą.

Tymczasem regulaminy blokują potencjał przedsiębiorców – tak wynika z uzasadnienia nowelizacji kodeksu pracy. Zmiany wprowadzone do tej ustawy z początkiem roku, mają być ułatwieniem dla przedsiębiorców. Między innymi podniesiono próg z 20  o 50 pracowników, od którego pracodawca ma obowiązek ustalić regulamin pracy i wynagradzania. Ma to zachęcić pracodawców do rozwoju przedsiębiorstw i zwiększania zatrudnienia.

Myślenie o regulaminach w kategoriach obowiązku jest błędem. Dodatkowo takiego, który ma blokować rozwój przedsiębiorstw. Jeśli tak jest, należy natychmiast ten obowiązek wyeliminować. Czy istnieje inny sposób myślenia o regulaminach? Nie jako o obowiązku, ale jako o użytecznym narzędziu w rękach każdego pracodawcy.

Proste zasady

Regulaminy często konstruowane są w specjalistyczny i formalny sposób. Być może ze względu na ich szczególny charakter. Kodeks pracy nadaje im przecież status źródeł prawa. Prawo nie musi być skomplikowane. Wręcz przeciwnie – ustanowienie prostych zasad powinno być w interesie pracodawcy. Prawnicy, którzy przygotowują regulaminy, powinni myśleć o odbiorcach tych dokumentów. Kto będzie je czytał i czy je zrozumie. Takiej refleksji często brakuje i ostatecznie regulaminy pisane są okropnym prawniczym językiem.

W kodeksie pracy wyliczone zostały niektóre elementy, które powinien on zawierać. Kluczowe uregulowania, które są bardzo ważne dla codziennej pracy, to te dotyczące bezpieczeństwa pracowników i ruchu maszyn. Skomplikowane przepisy BHP wymagają przełożenia na specyfikę indywidualnego przedsiębiorstwa. Stosowanie ich przez pracodawcę – bez wcześniejszej analizy i zrozumienia – uniemożliwia jakąkolwiek efektywność. Wzrasta również ryzyko wypadku przy pracy. Całość negatywnie wpływa na możliwość nadzoru nad pracownikami. Ponadto brak jasnych instrukcji obsługi i konserwacji sprzętu, zmusza pracowników do doraźnego „gaszenia pożarów”. W takich warunkach żadne przedsiębiorstwo nie uzyska pełnej wydajności.

Zarządzanie ryzykiem wymaga planowania. Nie sprzyja temu brak przejrzystych procedur i mapy relacji między pracownikami. Pomóc może wprowadzenie prostego systemu informacyjnego dla pracowników. Trzeba jedynie zmienić sposób myślenia o regulaminach. Musimy z nich stworzyć dokumenty, które żyją i są codziennie obecne w zakładzie pracy. Pracownicy powinni mieć świadomość, że w łatwy sposób będą w stanie znaleźć w nich konkretne wskazania i odpowiedzi.

A problem, który istnieje w każdym zakładzie pracy – wykaz prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet. Jak się przygotowuje taki wykaz? W większości przypadków jest to kalka rozporządzenia Rady Ministrów. Dzięki temu wszyscy w zakładzie pracy powinni wiedzieć, że kobiety nie mogą „oburęcznie przemieszczać przedmiotów, jeżeli do zapoczątkowania ich ruchu, wymagana jest siła przekraczająca 30 N przy pchaniu”. Jaka jest to czynność w praktyce? Jest prawie pewne, że większość załogi w zakładach produkcyjnych nie wie, które z prac wykonywanych w ich zakładzie pracy wymagają użycia takiej siły. W związku z tym pracownice nie mają świadomości, które prace mogą wykonywać, a od których powinny się powstrzymać. Co więcej, kierownicy odpowiedzialni za nadzór i kontrolę nad pracownikami również nie mają jasnego obrazu, któremu z podległych pracowników mogą powierzyć konkretne obowiązki.

Odczarowanie regulaminu polegałoby na przeprowadzeniu prostej analizy. To jest:

– zidentyfikowaniu konkretnych stanowisk pracy i zadań, gdzie wykonuje się czynności z użyciem siły większej niż 30 N,

– wyszczególnienie w regulaminie tych stanowisk pracy, na których wykonuje się te zadania,

– przekazanie jasnego komunikatu, który będzie zrozumiały dla pracowników oraz kierowników, którzy nadzorują ich prace.

Odczarowany regulamin to prosty komunikat dla pracownika. Jego treść jest przystępna, a opisane w nim mechanizmy – zrozumiałe. Powinno się w nim unikać skomplikowanego języka prawnego. Za każdym razem trzeba mieć świadomość, kto będzie odbiorcą danego regulaminu. Pozwoli to dobrać odpowiedni język do jego ustalenia.

Pomoc w zarządzaniu

Na początku przywołany został pewien stereotyp – powszechne przekonanie, że wszelkie regulaminy to „zło konieczne”. Wrzuca się je do szuflady i w zasadzie o nich zapomina.

Żaden regulamin nie może leżeć w szufladzie. Każdy z nich – zależnie od swojej specyfiki – powinien być „rozproszony” w całym zakładzie pracy, tak by w każdej chwili pracownicy mogli korzystać z konkretnych informacji. Regulaminy powinny być jak mapy i pomagać pracownikom nawigować w zakładzie pracy. Często dosłownie – jak np. instrukcja transportu wewnętrznego, która wyznacza ciągi komunikacyjne.

Zrozumiałe dla załogi regulaminy przełożą się na sprawniejsze funkcjonowanie zakładu pracy. Regulamin – ustalający jakiekolwiek zasady obowiązujące w zakładzie pracy – powinien być traktowany jako narzędzie zarządzania. Agregowanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu, ich przetworzenie i przekazanie pracownikom w najprostszej możliwej formie – powinno być sztandarowym celem każdego pracodawcy. Osiąga się dzięki temu podwójny skutek. Po pierwsze każdy z pracowników otrzyma jasny komunikat, za co jest odpowiedzialny i jak powinien wykonywać swoje obowiązki. Po drugie pracodawca będzie posiadał całą niezbędną dokumentację, która zabezpieczy jego interesy w przypadku ewentualnych sporów z pracownikami?

Zdaniem autora

Regulaminy należy traktować jako kompleksowe rozwiązania dla prowadzonego biznesu. Komunikacja jest jednym z filarów sprawnego działania przedsiębiorstwa. Dlatego warto zmienić sposób myślenia o regulaminach.

Kultura masowa powoduje, że jesteśmy codziennie bombardowani ogromną ilością informacji. Często działamy intuicyjnie, zgodnie z wyrobionymi nawykami. Dlatego to, ile pracownik zrozumie z regulaminu i czego dowie się na szkoleniu, determinuje czy w przyszłości popełni błąd, wykonując swoje obowiązki. Ryzyko wystąpienia takich sytuacji można, a wręcz należy minimalizować – ustanawiając jasne zasady postępowania i odpowiednio szkoląc personel. Wszystkie informacje przekazane pracownikom powinny być również okresowo utrwalane. Dopiero wtedy pracodawca wykształci pożądane nawyki wśród swojej kadry, która w sytuacjach kryzysowych postąpi właściwie?

Artykuł został opublikowany w dodatku do dziennika Rzeczpospolita  „Dobra Firma” z dnia  17.05.2017 r.