Roczne sprawozdania tylko elektronicznie

2018-04-20

15 marca 2018 r. weszła w życie większość zmian ustawy z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw. W szczególności zmianie uległ sposób składania w KRS rocznych sprawozdań finansowych. Nie można ich już składać w tradycyjnej formie papierowej, tylko za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Zgodnie z art. 19. ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym złożenie w KRS tzw. rocznych sprawozdań finansowych następuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, udostępnionego przez ministra sprawiedliwości. Dotyczy to dokumentów z art. 69 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, składanych przez kierowników jednostek (głównie przez zarządy). Dotyczy to więc rocznych sprawozdań finansowych, sprawozdań z badania, uchwał / postanowień o zatwierdzeniu tych sprawozdań oraz o podziale zysku lub pokryciu straty, a także sprawozdań z działalności (o ile wymagane).

Najpierw należy oczywiście założyć konto użytkownika na portalu eKRS i dokonać autoryzacji tego konta. Potrzebny będzie też kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Należy postępować zgodnie z instrukcją ministerstwa.

Najpierw będzie trudniej

Uzasadniając zmiany wskazywano, że składanie w KRS rocznych sprawozdań finansowych istotnie obciąża sądy rejestrowe od maja do września każdego roku. Podnoszono, że w sądach stale rośnie liczba przechowywanej w związku z tym dokumentacji i następuje przepełnienie sądowych składnic akt. Zaproponowano więc obowiązkowe składanie sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej. Ma to być duże udogodnienie nie tylko dla sądów, ale i dla samych podmiotów wpisanych do KRS.

Jednocześnie zaproponowano jednak, aby zgłoszenie wspomnianych dokumentów opatrywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jednej osoby fizycznej, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze. Może to być wyłącznie osoba wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Nie może to być więc np. prokurent.

Numer PESEL

Powstało więc wymaganie, aby zgłoszenia sprawozdań do systemu teleinformatycznego dokonywały osoby, których numer PESEL jest ujawniony w KRS. Tymczasem częste są sytuacje, w których żadna ze wspomnianych w przepisie osób nie posiada numeru PESEL. Dotyczy to np. członków zarządu spółek kapitałowych, którzy są cudzoziemcami i pełnią swe funkcje w zarządach z dala od Polski. Dla takich spółek złożenie pierwszego rocznego sprawozdania finansowego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego nie będzie wcale takie proste. Będzie wymagało podjęcia dodatkowych czynności.

Jeżeli żaden z członków zarządu spółki nie posiada numeru PESEL, przynajmniej jeden z nich powinien wystąpić do gminy z wnioskiem o nadanie mu takiego numeru. Najczęściej załatwia się to na dwa sposoby.
Można spróbować zameldować cudzoziemca w Polsce, jeśli przebywa tu legalnie na stałe lub czasowo. W takim przypadku otrzyma on numer PESEL z urzędu (bez konieczności składania oddzielnego wniosku). Załatwia się to w urzędzie gminy, na terenie której cudzoziemiec chce się zameldować.

Jeśli jednak nie można cudzoziemca zameldować, to trzeba będzie złożyć odrębny wniosek o nadanie mu numeru PESEL. Można to zrobić w urzędzie gminy, na której terenie jest siedziba pracodawcy cudzoziemca – jeśli cudzoziemiec pracuje dla polskiej spółki. Albo w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy-jeśli cudzoziemiec nie pracuje dla polskiej spółki lub jego pracodawca ma siedzibę za granicą. Zwracamy uwagę, że w tym przypadku w ustawie z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności brak wyraźnej podstawy prawnej do wystąpienia o PESEL. Można jednak powołać się bezpośrednio na przepis art. 35 ust. 1 pkt. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, który wymaga zamieszczania numeru PESEL osób fizycznych wpisanych do KRS. A także na przepis art. 19e ust. 2 tej ustawy, który wymaga podpisania zgłoszenia sprawozdania finansowego przez osobę posiadającą numer PESEL.

Aby uzyskać PESEL należy wypełnić i złożyć we właściwym urzędzie gminy niezbędne wnioski (formularze), wraz z wymaganymi dokumentami. Przede wszystkim należy dołączyć poświadczoną kopię dokumentu podróży cudzoziemca. Potrzebne mogą być też inne dokumenty. Na przykład oświadczenie cudzoziemca, że nie zamieszkuje on na terytorium Polski czasowo ani na stałe oraz że nie jest zatrudniony jako pracownik polskiej spółki (jego pracodawca ma siedzibę za granicą).
Wniosek o nadanie numeru PESEL można złożyć za pośrednictwem pełnomocnika. Wtedy do wniosku należy dodatkowo dołączyć pełnomocnictwo do występowania w imieniu cudzoziemca przed polskim urzędem w sprawach związanych z nadaniem numeru PESEL. Wystarczy, że pełnomocnictwo będzie w zwykłej formie pisemnej. Należy opłacić opłatę skarbową od tego pełnomocnictwa.

Aktualnie jest ogromne zainteresowanie tematem uzyskania numeru PESEL przez cudzoziemców. Zwłaszcza w urzędzie Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy, który obsługuje cudzoziemców pełniących funkcje w zarządach spółek (nie podlegających zatrudnieniu w tych spółkach). Najlepiej jak najszybciej złożyć tam wniosek, by nie czekać długo na załatwienie sprawy.

Ujawnienie w rejestrze

Uzyskany numer PESEL trzeba będzie jeszcze ujawnić w Krajowym Rejestrze Sądowym, zanim będzie można składać tam roczne sprawozdania finansowe. Rejestracja może się przeciągać. Dlatego stosowny wniosek o zmianę wpisu w KRS warto złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem.
Oczywiście osoby uprawnione do złożenia w KRS rocznych sprawozdań finansowych będą też musiały uzyskać elektroniczny podpis kwalifikowany lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Wyłączono niestety możliwość złożenia rocznego sprawozdania finansowego do KRS za pośrednictwem pełnomocnika procesowego, księgowego, czy pracownika biura rachunkowego. Nie jest to bowiem czynność procesowa, ale techniczna, polegająca na dokonaniu zgłoszenia ewidencyjnego dokumentów finansowych i wpisie automatycznej wzmianki rejestru.

Zdaniem autorki

Obowiązek składania rocznych sprawozdań finansowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego to dobry kierunek. Pozwoli odciążyć sądy, umożliwi przeglądanie sprawozdań on-line, finalnie ułatwi ich składanie. Jednak początki mogą być trudne tam, gdzie osoby uprawnione do składania sprawozdań nie mają numeru PESEL. Tam trzeba będzie uzyskać PESEL, zarejestrować go w KRS i uzyskać podpis kwalifikowany (elektroniczny lub w profilu ePUAP). Trzeba też będzie nauczyć się korzystania z portalu eKRS. Oby po tych utrudnieniach system działał dobrze, z pożytkiem dla przedsiębiorców i sądów.

Artykuł ukazał się w dzienniku „Rzeczpospolita” w dniu 20-04-2018r.