Trzeba pamiętać o zaakceptowaniu działań rady nadzorczej

2017-07-03

Warto rozważyć sposób postępowania w następujące sytuacji. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, w której funkcjonuje także rada nadzorcza, co roku odbywało się zwyczajne zgromadzenie wspólników, podczas którego m.in. zatwierdzano sprawozdania zarządu z działalności spółki i sprawozdania finansowe za poszczególne lata oraz udzielano absolutorium członkom zarządu spółki. Ponadto, rada nadzorcza co roku przygotowywała sprawozdanie z wyników oceny sprawozdań przygotowywanych przez zarząd, podejmowała uchwały rekomendujące udzielenie absolutorium członkom zarządu oraz akceptowała wnioskowany przez zarząd sposób podziału zysku. Zapomniano jednak, że absolutorium powinno być udzielane również członkom rady nadzorczej, a co za tym idzie zgodnie z art. 231 § 2 pkt 3 Kodeksu spółek handlowych, przedmiotem obrad powinno być także podjęcie uchwał w tej sprawie. Przez kilka lat funkcjonowania tego organu kwestia ta nie była w ogóle objęta porządkiem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Powstała zatem wątpliwość, czy aktualnie zwyczajne zgromadzenie wspólników może udzielić absolutorium członkom rady nadzorczej za poprzednie lata?

Czym jest absolutorium

Abstrahując od doktrynalnych rozważań dotyczących tego zagadnienia, przyjąć można, że uchwały w przedmiocie absolutorium są wewnętrznym aktem spółki, których celem jest wskazanie, czy spółka, a dokładniej mówiąc uczestnicy zwyczajnego zgromadzenia wspólników lub zwyczajnego walnego zgromadzenia, akceptują działania członków organów. W orzecznictwie podkreśla się, iż istotą absolutorium jest potwierdzenie właściwego wykonywania mandatu w organach spółki, a jego udzielenie stanowi zatwierdzenie sposobu sprawowania tej funkcji i podjętych w związku z tą funkcją działań w danym roku obrotowym.

Absolutorium za poprzednie lata

Wracając do postawionego na wstępie pytania, to w mojej ocenie za dopuszczalne należy uznać podjęcie przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy uchwały w przedmiocie udzielenia absolutorium członkom organów spółki za poprzednie lata podczas najbliższego zwyczajnego zgromadzenia za poprzedni rok obrotowy.

Udzielenie absolutorium członkom organów należy do wyłącznej kompetencji zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia akcjonariuszy i nie może być powierzone innemu organowi. Tym samym to wspólnicy ostatecznie decydują o udzieleniu lub nieudzieleniu absolutorium, a co za tym idzie, mogą o tym zadecydować także w późniejszym czasie. Ponadto, przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników oprócz spraw wymienionych w art. 231 i 395 k.s.h. mogą być także inne sprawy.

W doktrynie dopuszczono możliwość odbywania zwyczajnych zgromadzeń wspólników albo zwyczajnych walnych zgromadzeń akcjonariuszy (dalej: „zwyczajne zgromadzenia”) po upływie sześciu miesięcy po upływie roku obrotowego. Co do zasady uchwały podjęte w ramach takiego „spóźnionego” zgromadzenia uznać należy za ważne i wiążące. Aczkolwiek nie można wykluczyć ryzyka, że uchwała zostałaby skutecznie zaskarżona, gdyby skarżący wykazał, że przekroczenie tego terminu mogło mieć wpływ na treść uchwały (wyrok Sądu Najwyższego z 8 grudnia 1998 r., sygn. I CKN 243/98). W  uzasadnieniu tego wyroku podkreślono, iż przeciwne stanowisko prowadziłoby do sytuacji, w której wspólnicy nie mogliby podjąć uchwał o udzieleniu absolutorium, podziale zysku, pokryciu strat, zatwierdzeniu bilansu, a brak takich uchwał praktycznie uniemożliwia legalne i prawidłowe funkcjonowanie spółki.

W praktyce dopuszcza się także nadrobienie wyżej wskazanych zaległości na najbliższym zwyczajnym zgromadzeniu, które oprócz kwestii związanych z ostatnim rokiem obrotowym obejmuje w takim przypadku także sprawy, które powinny być przedmiotem zwyczajnych zgromadzeń. Jako inne rozwiązanie wskazuje się zwołanie kilku zaległych zgromadzeń. W doktrynie i orzecznictwie przeważa pogląd, zgodnie z którym zwyczajne zgromadzenie może odbyć się tylko raz do roku, a spraw objętych obradami zwyczajnego zgromadzenia nie należy ujmować w porządku obrad nadzwyczajnego zgromadzenia. Jednak w przypadku, gdy nie zatwierdzono sprawozdań za kilka lat i nie podjęto w związku z tym uchwał przewidzianych do kompetencji zwyczajnego zgromadzenia, za dopuszczalne uznać należy odbycie w ciągu jednego roku kilku zwyczajnych zgromadzeń – osobno dla każdego roku obrotowego. Zgromadzenia takie będzie można uznać za zwyczajne, gdyż ich materia nie była wcześniej w terminie ustawowym przedmiotem obrad żadnego zgromadzenia.

Ponadto, za dopuszczalne uznaje się także podjęcie uchwały w przedmiocie odwołania udzielonego wcześniej absolutorium. Wątpliwość dotyczy jedynie tego, czy podjęcie takiej uchwały należy do kompetencji zwyczajnego zgromadzenia, czy może być także przedmiotem obrad nadzwyczajnego zgromadzenia. Za dominujące uznać należy stanowisko, zgodnie z którym podjęcie uchwały zmieniającej uchwałę o udzieleniu absolutorium należy do zwyczajnego zgromadzenia. W uzasadnieniu tego stanowiska wskazuje się na okoliczność, iż zwyczajne zgromadzenie oprócz terminu, w którym powinno się odbyć, wyróżnia przede wszystkim jego przedmiot, którym jest m.in. udzielenie absolutorium za ostatni rok obrotowy. Zmiana uchwały o udzieleniu absolutorium wymaga kolejnej uchwały w tej sprawie. Głosowanie w sprawie zmiany uchwały absolutoryjnej poprzez cofnięcie absolutorium jest głosowaniem w sprawie udzielenia absolutorium, o którym mowa w 231 § 2 i art. 395 § 2 k.s.h., a zatem powinno nastąpić na zwyczajnym walnym zgromadzeniu. Mając na względzie, że możliwe jest podjęcie uchwały zmieniającej uchwałę o udzieleniu absolutorium, uznać należy, że zwyczajne zgromadzenie może także podjąć uchwałę o udzieleniu absolutorium za poprzednie lata obrotowe członkom organów, jeśli kwestia ta nie była wcześniej przedmiotem obrad zwyczajnych zgromadzeń.

Trzeba jednak pamiętać, że podjęcie uchwał w sprawie udzielenia absolutorium jest ściśle związane z innymi sprawami powierzonymi kompetencji zwyczajnego zgromadzenia, tj. zatwierdzeniem sprawozdania z  działalności zarządu oraz sprawozdania finansowego spółki czy uchwałą w sprawie podziału zysku lub pokrycia straty. W związku z tym, aby ograniczyć możliwość skutecznego zaskarżenia „spóźnionych” uchwał w  sprawie udzielenia absolutorium, przed przystąpieniem do głosowania w sprawie absolutorium, uchwały w wyżej wymienionych sprawach także powinny zostać podjęte (wyrok Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu z 16 stycznia 2007 r., sygn. I ACa 1461/06). W analizowanym przypadku uchwały w tej sprawie zostały podjęte podczas zwyczajnych zgromadzeń za ubiegłe lata, w związku z czym aktualnie nie ma potrzeby ich ponownego podejmowania.

Podejmując uchwały w przedmiocie udzielenia absolutorium, warto pamiętać, że co do zasady jedna uchwała o udzieleniu absolutorium powinna obejmować jednego członka organu wyraźnie w niej określonego i jeden rok obrotowy (lub krótszy okres, jeśli wygaśnięcie mandatu nastąpiło przed upływem roku obrotowego). Możliwe jest także za zgodą wszystkich wspólników obecnych na zgromadzeniu udzielenie w ramach jednej uchwały absolutorium wszystkim imiennie wskazanym w jej treści członkom zarządu albo rady nadzorczej.

Jaki skład, kogo powiadomić

Decyzję w sprawie o udzieleniu absolutorium podejmuje zwyczajne zgromadzenie w aktualnym składzie. Nie ma znaczenia okoliczność, że gdyby zwyczajne zgromadzenie odbyło się w terminie ustawowym, inne osoby byłyby uprawnione do brania w nim udziału.

Ponadto, o zwyczajnym zgromadzeniu, którego przedmiotem ma być udzielenie absolutorium byłym już członkom organów spółki, należy poinformować te osoby, w celu umożliwienia im skorzystania z uprawnień do brania udziału w zgromadzeniu, przeglądania dokumentów (sprawozdania z działalności zarządu oraz sprawozdania finansowe spółki za te lata, w których pełniły funkcję) oraz przedkładania uwag na piśmie. W przypadku braku poinformowania tych osób i podjęcia uchwał o nieudzieleniu absolutorium istnieje ryzyko skutecznego zaskarżenia takiej uchwały. Wskazane uchybienie, uniemożliwiające obronę byłemu członkowi zarządu czy rady nadzorczej, może bowiem mieć wpływ na treść uchwały.

Zdaniem autora

Odróżnić należy niepodjęcie uchwały w sprawie udzielenia absolutorium od podjęcia uchwały odmawiającej udzielenia absolutorium członkowi organu spółki. Do niepodjęcia uchwały w sprawie udzielenia absolutorium dojdzie, gdy np. poddano pod głosowanie uchwałę o udzieleniu absolutorium, ale z powodu braku wymaganej liczby głosów nie została ona podjęta lub nie była w ogóle przedmiotem obrad. W takim przypadku członek organu może wytoczyć przeciwko spółce powództwo o ustalenie, że jest zwolniony od odpowiedzialności wobec spółki za zdarzenia mające miejsce w danym roku obrotowym, a ujawnione w sprawozdaniu finansowym i sprawozdaniu zarządu.

Artykuł został opublikowany w dodatku do dziennika Rzeczpospolita  „Dobra Firma” z dnia  28.06.2017 r.