• PRAWO PRACY

Urlop na żądanie tylko z nazwy

• #Wniosek
• #Pracodawca
• #Urlop
• #na żądanie

2021-11-04

Polski kodeks pracy, wychodząc naprzeciw różnym sytuacjom, jakie mogą nas spotkać w codziennym życiu, przewiduje możliwość skorzystania z tzw. urlopu na żądanie. Równolegle ze świadomością istnienia takiego prawa wśród pracowników dość powszechnie wytworzyło się przekonanie, że skorzystanie z tego urlopu stanowi ich bezwzględne uprawnienie, z którego mogą skorzystać w każdym czasie, bez konieczności uzyskiwania zgody pracodawcy. Praktyka orzecznicza pokazuje jednak, że to zagadnienie wcale nie jest tak oczywiste, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka.

Kodeksowa teoria

Zgodnie z art. 1672 k.p. pracodawca jest zobowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż cztery dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Z kolei pracownik ma obowiązek zgłosić żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia.

Rzeczywiście, literalne brzmienie przepisu i użyte w nim sformułowanie „pracodawca jest obowiązany udzielić” sugeruje, że pracodawcę obciąża bezwzględny obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie, a jedyną okolicznością, która powinna warunkować jego zgodę, jest terminowe zgłoszenie takiego wniosku. W praktyce częste są jednak przypadki, w których niespodziewane żądanie pracownika stawia pracodawcę w sytuacji bardzo kłopotliwej od strony kadrowej, organizacyjnej czy technicznej. Powstaje wówczas pytanie, czy dysponuje on jakimkolwiek polem manewru i może na takie żądanie odpowiedzieć negatywnie?

Orzecznictwo sądowe od dłuższego czasu prezentuje stanowisko, że są sytuacje, gdy taka odmowa może okazać się uzasadniona.

W złych intencjach

Do pierwszej grupy przypadków należą te, w których skorzystanie przez pracownika z urlopu na żądanie stanowiłoby nadużycie przez niego prawa – czyli byłoby sprzeczne z zasadami współżycia społecznego lub społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa, o których mówi art. 8 k.p. Taki pogląd wyraził Sąd Najwyższy w wyroku z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06), zastrzegając jednak, że nieuwzględnienie przez pracodawcę takiego wniosku jest dopuszczalne tylko w wyjątkowych przypadkach.

PRZYKŁAD

Znaczna grupa pracowników chce skorzystać z urlopu na żądanie w jednym dniu, aby w ten sposób sparaliżować pracę zakładu pracy. Tego rodzaju wykorzystywanie uprawnień do organizacji swego rodzaju nieformalnego strajku mogłoby zostać uznane za nadużycie praw pracowników do urlopu na żądanie, zmierzające do obejścia przepisów zbiorowego prawa pracy dotyczących organizacji strajków. Pracodawca jest więc uprawniony do odmowy udzielenia zgody na takie urlopy.

Wyjątkowy interes

Poza furtką, którą daje pracodawcy w takich sytuacjach klauzula generalna określona w art. 8 k.p., orzecznictwo wyróżnia również przesłankę odmowy udzielenia urlopu na żądanie w postaci „wyjątkowego interesu pracodawcy”, który przemawia za obecnością zatrudnionego w pracy. Na tę przesłankę powołał się m.in. Sąd Najwyższy w wielokrotnie cytowanym później w orzeczeniach sądów powszechnych wyroku z 28 października 2009 r. (II PK 123/09).

Wśród takich sytuacji można wymienić np. istotne braki kadrowe pracodawcy, przy których nieobecność pracownika mogłaby zagrozić funkcjonowaniu zakładu pracy. Warto o tym pamiętać zwłaszcza w okresie pandemii, gdy wielu pracodawców zmaga się z problemami z uwagi na zakażenie większej grupy pracowników wirusem SARS-CoV-2 lub przebywanie przez nich na kwarantannie.

Istotne znaczenie ma też specyfika konkretnego dnia, w którym pracownik chce wziąć urlop na żądanie. Przykładem może być zgłoszenie przez pracownika chęci skorzystania z urlopu na żądanie w dniu, w którym od wielu miesięcy miał zaplanowane ważne obowiązki służbowe. W tej sytuacji odmowa pracodawcy może się okazać uzasadniona. Dotyczy to zwłaszcza pracowników zajmujących stanowiska wymagające specjalistycznych kompetencji, umiejętności, know-how i odpowiedniego doświadczenia, których zastąpienie w danym dniu mogłoby okazać się niemożliwe lub wręcz groziłoby powstaniem szkody po stronie pracodawcy. Można tu wskazać sytuacje niepowtarzalne (np. zaplanowana wcześniej, niepodlegająca przesunięciu, duża konferencja) czy też nadzwyczajne (np. wymagająca natychmiastowego usunięcia awaria techniczna).

Podobnie można ocenić sytuacje, które mają czasem miejsce w niewielkich zakładach pracy, gdzie zatrudnionych jest tylko kilku pracowników. Stosunkowo łatwo może wtedy dojść do zbiegu ich absencji, który będzie skutkował niemożnością funkcjonowania całego zakładu.

Trzeba jednak pamiętać, że każdy przypadek podlega indywidualnej ocenie i naruszony interes pracodawcy musiałby być faktycznie wyjątkowy – nie wystarczy zatem zwykła, typowa niedogodność czy uciążliwość po stronie pracodawcy związana z urlopem.

Bez zaskoczenia

Drugą kwestią, która budzi wątpliwości pracodawców, jest termin, w jakim pracownik powinien złożyć wniosek o urlop na żądanie. Również w tym przypadku literalne brzmienie przepisu może okazać się mylące, bowiem art. 1672 k.p. mówi o zgłoszeniu żądania „najpóźniej w dniu udzielenia urlopu”. Mogłoby to sugerować – taki pogląd prezentowała zresztą część doktryny – że trzeba je zgłosić do końca dnia pracy, którego wniosek dotyczy. Obecnie jednak orzecznictwo stoi na stanowisku, że taki wniosek może być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Taki pogląd wyraził SN w powoływanym wyroku z 15 listopada 2006 r., a później m.in. w wyroku z 7 lutego 2008 r. (II PK 162/07).

Termin i forma wniosku

Wobec pojawiających się wątpliwości wokół sposobu składania wniosku o urlop na żądanie, rozsądnym rozwiązaniem jest wyraźne określenie tego trybu przez pracodawcę w regulaminie pracy. W szczególności można tu zadbać o podanie godziny, do której pracownik może zgłosić żądanie udzielenia urlopu. Pamiętać przy tym należy o wiążącej bezwzględnie regulacji art. 1672 k.p., zgodnie z którą termin ten nie może być wcześniejszy niż dzień udzielenia urlopu. Regulamin pracy może natomiast przewidywać korzystniejsze dla pracowników rozwiązania i wskazywać późniejszy termin graniczny złożenia wniosku.

Forma zgłoszenia urlopu na żądanie jest dowolna. Może być on zgłoszony na piśmie, mailowo, telefonicznie, SMS-owo czy też ustnie. Regulamin pracy nie powinien przewidywać nadmiernie restrykcyjnych postanowień w tym zakresie – przeznaczeniem tego urlopu są przeważnie sytuacje nagłe i niespodziewane, kiedy z natury rzeczy możliwości komunikacji pracownika mogą być ograniczone.

Na uniknięcie zbędnych sporów pozwala natomiast dookreślenie w regulaminie pracy sposobu informowania o korzystaniu z tego uprawnienia – wskazanie osób, które przyjmują takie wnioski, godzin ich dyspozycyjności czy adresów lub numerów kontaktowych.

Zdaniem autora

Marcin Czarniawski, adwokat Departament Wsparcia Biznesu RK Legal

Pamiętając, że orzecznictwo i doktryna dopuszczają w opisanych przypadkach możliwość odmowy udzielenia urlopu na żądanie, pracodawcy powinni korzystać z tej możliwości z dużą ostrożnością. Nieudzielenie pracownikowi przysługującego mu urlopu wypoczynkowego – w tym także tego na żądanie – stanowi bowiem wykroczenie przeciwko prawom pracownika, o którym mowa w art. 282 § 1 pkt 2 k.p., jak również może stanowić podstawę do rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 § 11 k.p. Tak np. stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 5 grudnia 2000 r. (I PKN 121/00). Pracownicy z kolei powinni pamiętać o zgłoszeniu żądania udzielenia urlopu w odpowiednim terminie. Niestawiennictwo w pracy bez uprzedniego złożenia takiego wniosku może skutkować uznaniem jego nieobecności za nieusprawiedliwioną. To z kolei może wiązać się z konsekwencjami dyscyplinarnymi, włącznie z rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z uwagi na ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, o którym mowa w art. 52 § 1 pkt 1 k.p.

Choroba wyklucza odpoczynek

W orzeczeniu z 28 października 2009 r. (II PK 123/09) Sąd Najwyższy podkreślił, że prawnie niedopuszczalne jest korzystanie z urlopu na żądanie, gdy pracownik jest niezdolny do pracy z powodu choroby. Jak podkreślił SN, nie zmienia tego nawet zgoda pracownika na skorzystanie z tego urlopu w takich okolicznościach – stałoby to bowiem w sprzeczności z celem urlopu wypoczynkowego, do którego zalicza się urlop na żądanie.

Artykuł został opublikowany w internetowej i papierowej wersji dziennika ,,Rzeczpospolita”