Zamówienia nafaszerowane elektroniką
2021-01-13
– Trendem w biznesie i przetargach jest przechodzenie na paperless, a więc elektronizacja – mówi Jacek Liput, radca prawny, specjalista od prawa zamówień publicznych w kancelarii Gawroński & Partners.
Wśród nowości prawa zamówień publicznych jest elektronizacja przetargów o wartościach poniżej progów unijnych. To raczej techniczna, ale chyba ważna zmiana?
Zmiana wprowadzona trochę obok prawa zamówień publicznych, bo z pomocą przepisów odrębnych, ale nie do końca techniczna. Te przetargi od zawsze były „papierowe”. Wszystko działo się w formie pisemnej, z zastosowaniem własnoręcznych podpisów wykonawców na ofertach. Teraz postępowania – również te krajowe – przenoszą się w sferę elektroniczną. Wymaga to zmiany sposobu myślenia o wielu dobrze znanych kwestiach: dokumentach, instytucjach. Skan podpisu własnoręcznego na ofercie już np. nie wystarczy. Wykonawca będzie musiał posłużyć się określonym rodzajem e-podpisu.
A jak było do tej pory z elektroniką w przetargach?
Elektronizacja weszła do prawa zamówień publicznych już wcześniej, ale dotychczas obowiązywała tylko w przetargach osiągających lub przekraczających tzw. progi unijne. Było to związane z wymaganiami dyrektyw unijnych i wprowadzane stopniowo już od 2018 r. Nie jest więc tak, że elektronizacja jest stosowana po raz pierwszy. Wielu zamawiających już miało te większe przetargi, a więc nowe zasady w postępowaniach krajowych nie będą dla nich zaskoczeniem.
Docelowego rozwiązania umożliwiającego elektronizację, czyli platformy e-Zamówienia, wciąż nie ma. Na co pozwalają obecne rozwiązania elektroniczne?
Dla zamawiającego elektronizacja oznacza choćby konieczność posłużenia się w przetargu środkami komunikacji elektronicznej. Oznacza to wykorzystanie jakiejś platformy przetargowej. I tu sprawa wygląda ciekawie, bo docelowe rozwiązanie rządowe, czyli platforma e-Zamówienia, nie została jeszcze wprowadzona. Funkcjonuje rozwiązanie tymczasowe, czyli miniPortal, od 1 stycznia 2021 roku w nowej odsłonie zwanej miniPortalem BIS. Równolegle działa kilka rozwiązań komercyjnych. Te pozwalają przede wszystkim na elektroniczną komunikację na linii zamawiający–wykonawcy, w tym zadawanie przez wykonawców pytań do dokumentacji przetargowej, składanie wniosków i ofert, przesyłanie wyjaśnień i różnego rodzaju oświadczeń. Ale nie tylko, bo chodzi też o szyfrowanie oraz deszyfrowanie ofert, a nawet – w zależności od zastosowanego rozwiązania – procesy szersze od samego przetargu, takie jak planowanie postępowania czy rozliczanie umowy.
Jak ma wyglądać ta e-procedura przetargowa?
Cała komunikacja na linii zamawiający–wykonawcy ma być elektroniczna. Na elektronizację przechodzą też inne procesy u zamawiających. Oprócz tego, że oferty muszą mieć odpowiedni e-podpis, wykonawcy składają szereg dokumentów w postaci elektronicznej.
Część uzyskują w takiej postaci od właściwych organów – np. zaświadczenia o niezaleganiu z zapłatą składek na ubezpieczenia społeczne czy zaświadczenia o niekaralności z KRK. To już się dzieje w większych przetargach i usprawnia proces zamówieniowy.
Innym kluczowym założeniem nowego PZP jest szerokie dopuszczenie negocjacji i to też ma być elektroniczne. Wszystko nagrywamy?
Ustawodawca doszedł do wniosku, że taki dialog na linii zamawiający–wykonawcy jest korzystny, bo pozwala choćby na lepsze dopasowanie ofert do potrzeb zamawiającego. Nie ma przeszkód, aby negocjacje toczyły się elektronicznie, np. w drodze wideokonferencji. Tym bardziej w czasie pandemii. Zgodnie z nowym PZP treść tej komunikacji powinna jednak być utrwalona, np. jako zapis wideo, ale może być też notatka lub protokół ze spotkania. Już wcześniej bywało, że negocjacje toczyły się w formie spotkań zdalnych.
Proszę wymienić inne kluczowe zmiany nowego PZP, zwłaszcza te większe.
Żeby wymienić niektóre: zwiększenie roli negocjacji i dialogu w procesie zakupowym, postawienie na efektywność realizacji zamówienia (m.in. analiza potrzeb i wymagań zamawiającego, raport z realizacji zamówienia), zmiany w zakresie umów (m.in. katalog postanowień obowiązkowych i abuzywnych, zasada współdziałania zamawiającego z wybranym wykonawcą, zmiany w zakresie zaliczek i wypłaty wynagrodzenia w częściach), w końcu zmiany w procedurze odwoławczej i pozasądowego rozwiązywania sporów w zamówieniach publicznych.
W elektronizacji dużych przetargów rewolucji nie ma. Zamawiający stosowali i stosują nadal elektroniczne platformy zakupowe, a wykonawcy składają oferty z zastosowaniem e-podpisów.
Czy drobna firma da sobie radę z elektroniką? Telefony chyba nie będą wyłączone?
Wierzę, że tak, chociaż wymaga to otwarcia się na nowe technologie. W początkowym okresie stosowania nowych przepisów, jak zawsze, mogą wystąpić przejściowe trudności. Ale myśląc długofalowo, ta zmiana była nie do uniknięcia. Generalnie trendem zarówno w biznesie, jak i administracji jest przechodzenie na paperless, a więc elektronizacja przetargów wpisuje się w ten trend. Oczywiście telefony nie będą wyłączone.
Wywiad ukazał się w internetowym i papierowym wydaniu dziennika ,,Rzeczpospolita”
