• WIADOMOŚCI

Ostrożnie ze zwolnieniami online

• #Wypowiedzenie
• #Online
• #zwolnienie

2021-11-26

Pandemia Covid-19 nie tylko zmieniła prawo pracy, ale też w istotny sposób wpłynęła na praktyki pracodawców. Zmiany dotknęły wielu aspektów. W praktyce najwięcej trudności sprawiały firmom zwolnienia pracowników w czasie pandemii. Czynności, które nigdy nie należały do prostych, z dnia na dzień dodatkowo się skomplikowały. Nie pomógł w tym względzie także ustawodawca, który – wprowadzając co prawda szczątkowe regulacje w zakresie pracy zdalnej – nie pokusił się o ułatwienie pracodawcom decyzji o rozstaniu się z pracownikiem pracującym zdalnie. Tym samym pracodawcy przenoszący większość załogi do pracy zdalnej, sami musieli radzić sobie z opracowaniem skutecznych metod zwalniania pracowników. Praktyka pokazała, że firmy nie ustrzegły się jednak przed błędami w tym zakresie.

Zbyt ogólna przyczyna zwolnienia

Bez wątpienia koronawirus sprawił, że wielu pracodawców zostało postawionych „pod ścianą” jeśli chodzi o efektywność i rentowność ich biznesu. Pojawiające się w błyskawicznym tempie nowe ograniczenia nakładane na biznes, czasami dosłownie z dnia na dzień, nie pozwalały na racjonalne zaplanowanie działalności i rozkładu pracy dla swojej załogi. Skutkowało to często trudnymi decyzjami o redukcji zatrudnienia i rozstaniu się z częścią pracowników.

Pandemia nie zmieniła jednak ogólnych zasad rozwiązywania umów o pracę, wynikających z Kodeksu pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1320) czy z orzecznictwa. Nie zmienił się w szczególności wymóg podania uzasadnionej przyczyny do zwolnienia czy wymaganie, że przyczyna taka dalej musi być rzeczywista i konkretna. W świetle tego niewystarczające jest ogólne powołanie się na pandemię Covid-19. Pracodawca nie może poprzestać na wskazaniu w wypowiedzeniu, że z powodu pandemii koronawirusa pogorszyła się jego sytuacja finansowa. Pracodawca musi wykazać konkretnie i precyzyjnie – i to już na poziomie wypowiedzenia – w jaki sposób pandemia wpłynęła na jego sytuację. Orzecznictwo i doktryna wskazują, że do uzasadnienia zwolnienia trudną sytuacją finansową i konieczną restrukturyzacją pracodawca powinien wskazać tzw. pra-przyczynę ekonomiczną takiej decyzji (np. spadek obrotów w ostatnim kwartale/półroczu, konieczność optymalizacji funkcyjnej pracy działu czy spadek zamówień klientów).

Warto też pamiętać, że uzasadnienie wypowiedzenia pandemią i jej wpływem na sytuacje finansową pracodawcy będzie zwykle oznaczało przyczynę „niedotyczącą pracownika”, a tym samym spowoduje obowiązek zapłaty odprawy pieniężnej, zgodnie z ustawą z 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 1969).

Błędnie sformułowana przyczyna

Kolejny błąd popełniany w praktyce przez firmy to nieprawidłowe nazwanie przyczyny zwolnienia w wypowiedzeniu. W takiej sytuacji istnieje zwykle rzeczywista i uzasadniona przyczyna do zwolnienia, ale zatrudniający nieprawidłowo formułują ją w samym dokumencie. W praktyce najczęściej zdarza się, że pracodawcy mylą przyczynę likwidacji stanowiska pracy z redukcją etatów. Tymczasem pojęcia te, choć zbieżne, mają pod względem prawnym inną konotację. Likwidacja stanowiska pracy zakłada, że w danej organizacji znika ono zupełnie. Jeśli natomiast zwalniamy pracownika zajmującego powtarzalne stanowisko, powinniśmy ująć przyczynę wypowiedzenia jako „redukcję etatów”. Co więcej, nie uciekniemy w takim przypadku od obowiązku podania kryterium doboru pracownika do zwolnienia.

Jak to działa w praktyce: Jak przygotować wypowiedzenie umów dla pracowników?

W spółce planowane są zwolnienia z powodu problemów finansowych spowodowanych pandemią. Pracodawca szykuje wypowiedzenie dla dwóch pracowników: pana Adama, który zajmuje stanowisko compliance oficer i pana Krzysztofa, który jest specjalistą ds. makretingu. Stanowisko compliance oficer jest unikatowe w strukturze firmy. Z kolei na stanowisku specjalisty ds. marketingu firma zatrudnia trzy osoby. W tym zakresie decyzja o zwolnieniu obejmuje tylko pana Krzysztofa. W przypadku zatem pana Adama pracodawca wskaże jako przyczynę wypowiedzenia likwidację stanowiska pracy, a w przypadku pana Krzysztofa – redukcję etatów ze wskazaniem odpowiedniego kryterium doboru.

Brak podania kryterium doboru

W orzecznictwie Sądu Najwyższego utrwalił się pogląd, zgodnie z którym pracodawca, który przy dokonywaniu redukcji zatrudnienia z przyczyn organizacyjnych stosuje określone zasady (kryteria) doboru pracowników do zwolnienia, powinien nawiązać do tych kryteriów, wskazując przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony (art. 30 § 4 Kodeksu pracy). Jednocześnie sądy nie stawiają tej kwestii jasno i zasadniczo. W orzecznictwie pojawiła się bowiem rozbieżność dotycząca zakresu obowiązkowej treści oświadczenia woli przedsiębiorcy o wypowiedzeniu umowę o pracy.

Jedna grupa poglądów wskazuje na konieczność umieszczania takich kryteriów, podczas, gdy druga grupa orzecznicza stoi na stanowisku, że pracodawca nie ma takiego obowiązku. W wyroku Sądu Najwyższego z 11 sierpnia 2016 r., sygn. akt: II PK 202/15, wskazano: „Kryteria wyboru zwolnienia – co do zasady – muszą być przedstawione zwalnianemu pracownikowi w piśmie wypowiadającym umowę o pracę (art. 30 § 4 KP)”. Z kolei w Postanowieniu z 24 stycznia 2019 r., sygn. akt I PK 7/18, Sąd Najwyższy stwierdził: „Pracodawca może przedstawić pracownikowi kryteria doboru do zwolnienia (poinformować pracownika o tym, jakie kryteria będą lub zostały zastosowane) w dowolny sposób, ważne jest tylko, aby informacje te dotarły do pracownika i pracownik mógł się z nimi zapoznać”. Z racji wskazanych rozbieżności, ocena w poszczególnej sprawie zależy tak naprawdę od danego składu sędziowskiego, oceniającego daną sprawę. Wydaje się zatem, że nie warto w tym względzie ryzykować i za każdym razem należy postarać się sformułować w takim wypadku odpowiednie kryterium doboru (np. odnosząc się do kwalifikacji pracownika lub kwestii jego dyspozycyjności).

Wysłanie zwolnienia e-mailem

Błędne jest niestety przekonanie pojawiające się u wielu pracodawców, że w dobie pandemii wystarczy wysłać pracownikowi zwykłego e-maila, aby skutecznie rozwiązać z nim umowę o pracę. Choć takie koncepcje i postulaty pojawiały się w praktyce, przynajmniej na początku pandemii, nigdy nie weszły one w życie.

Tym samym dalej aktualny pozostaje wymóg zawarty w Kodeksie pracy, aby zachować formę pisemną przy rozwiązywaniu umów o pracę (art. 30 § 3 k.p.). Zwykły e-mail takiej formy nie spełnia. Inaczej będzie jednak, jeśli wyślemy do pracownika dokument w formie elektronicznej (np. w formacie PDF) podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zaznaczyć przy tym trzeba, że dostępność tego podpisu jest coraz większa, m.in. ze względu na wprowadzanie go do innych przestrzeni funkcjonowania spółek np. do zatwierdzania sprawozdań finansowych w systemie KRS. Tak podpisany dokument spełnia wymogi formy pisemnej – tj. w świetle przepisów Kodeksu cywilnego jest równoznaczny ze zwykłą formą pisemną.

Skuteczne doręczenie

W końcu ostatnią trudnością, przed którą stają pracodawcy, jest skuteczne doręczenie pracownikowi zwolnienia. Nawet jeśli bowiem pracodawca prawidłowo przygotuje dokument wypowiedzenia, może mieć praktyczne problemy z doręczeniem takiego dokumentu do pracownika, pracującego np. zdalnie z odległego od siedziby pracodawcy miejsca.

Oczywiście dalej możliwym jest wysłanie dokumentu pocztą tradycyjną lub kurierem za poświadczeniem odbioru. Problemem praktycznym jest jednak w pandemii dalej zawieszona „fikcja” doręczeń pocztowych. Ustawodawca bowiem zdecydował się wprowadzić art. 98 ust. 1 ustawy z 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (t.j. Dz.U. z 2021 r., poz. 737). Ma on istotne znaczenie w przypadku rozwiązywania umów o pracę. Z przepisu wynika, że nieodebranych pism – podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1041), których termin odbioru określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii – nie można uznać za doręczone. Przepis funkcjonuje w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przez 14 dni od dnia ich zniesienia. Obecnie nie można uznać, że zaniechanie odbioru korespondencji po jednokrotnym lub dwukrotnym awizowaniu będzie uznawane za skuteczne doręczenie pisma. Aktualnie, żeby doszło do skutecznego rozwiązania umowy konieczny jest więc faktyczny odbiór pisma i najlepiej – posiadanie potwierdzenia odbioru w celach dowodowych.

Warto zatem spróbować podjąć próbę doręczenia dokumentu wypowiedzenia środkami komunikacji elektronicznej, w przypadku posiadania podpisu kwalifikowanego. W takim przypadku duża część pracodawców decyduje się, poza wysłaniem odpowiedniego dokumentu e-mailem, na kontakt z pracownikiem innym kanałami np. telefonicznie lub poprzez telekonferencję. Jednocześnie w takiej sytuacji pracodawcy proszą pracownika, aby w czasie rozmowy sprawdził swoją skrzynkę pocztową i zapoznał się z dokumentem tam wysłanym. Ponadto warto upewnić się, że pracownik w danym dniu wykonuje rzeczywiście pracę (tj. nie wziął zwolnienia lekarskiego, nie jest objęty obowiązkową kwarantanną z przysługującym prawem do zasiłku etc.). Taka sytuacja może bowiem skutecznie uniemożliwić nam wręczenie pracownikowi wypowiedzenia.

KOMENTARZ AUTORA

Procedury obowiązujące w firmach trzeba analizować i na bieżąco aktualizować

Adw. Rafał Wyziński, Szef Działu Doradztwa Biznesowego, Partner w Kancelarii RK Legal

Pandemia pokazała, że przyjęte wcześniej praktyki i zasady obowiązujące u pracodawców, należy zweryfikować i poddać rewizji. Warto za każdym razem zadać sobie pytanie, czy zwykły tryb działania w zakresie planowanych zwolnień pracowników będzie wystarczający. Nowe przepisy wprowadzone przez ustawodawcę w związku z pojawieniem się koronawirusa, mogą bardzo utrudnić proces rozstania się z pracownikiem. Każdy błąd w tym zakresie może pracodawcę słono kosztować w przyszłości.

Artykuł ukazał się w papierowym wydaniu dziennika ,,Rzeczpospolita” 

PORADNIK: Prawo i podatki w firmie