• PRAWO PRACY

Współpraca ze związkiem zawodowym z poszanowaniem RODO

• #RODO
• #Kodeks pracy
• #związek zawodowy
• #dane

2022-04-21

Funkcjonowanie zakładowych organizacji związkowych w zakładach pracy nie powinno budzić już żadnych większych wątpliwości, zważywszy na istniejące w Polsce uwarunkowania prawno-społeczne. Zakładowej organizacji związkowej przysługuje szereg uprawień przewidzianych w kodeksie pracy czy w ustawie z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. Niemniej jednak wydaje się, że kwestia przetwarzania danych osobowych pracowników przez zakładowe organizacje związkowe może już nie być taka oczywista.

Nie ulega wątpliwości, że przekazywanie danych osobowych między pracodawcą a  zakładową organizacją związkową jest naturalnym elementem współistnienia tych dwóch swoistych administratorów danych osobowych funkcjonujących w zakładzie pracy. Pojawiają się jednak pytania, w jakim zakresie i na jakich zasadach mogą oni wzajemnie przekazywać sobie dane osobowe pracowników, będących jednocześnie członkami zakładowej organizacji związkowej.

Pytanie o przynależność

Z perspektywy pracodawcy wiedza na temat liczby osób przynależących do związków zawodowych może mieć szczególne znaczenie zarówno jako ogólna informacja o pracowniku, jak i informacja wymagana do realizowania obowiązków wynikających z kodeksu pracy.

Informacja o przynależności do zakładowej organizacji związkowej w świetle przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w  sprawie ochrony osób fizycznych w związku z  przetwarzaniem danych osobowych i  w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; dalej: RODO) traktowana jest jako tzw. szczególna kategoria danych osobowych (co wynika wprost z art. 9 ust. 1 RODO). W praktyce oznacza to, że przetwarzanie informacji o przynależności pracownika do zakładowej organizacji związkowej jest dozwolone tylko po spełnieniu określonych warunków.

Przykładowo, przetwarzanie tego rodzaju informacji jest prawidłowe, jeżeli pracownik:

– wyrazi zgodę na przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych albo

– gdy przetwarzanie tych danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy (o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem krajowym).

Podstawa przetwarzania

Zgoda pracownika na przetwarzanie przez pracodawcę szczególnej kategorii danych osobowych, jaką jest z pewnością przynależność do związku zawodowego, powinna być uzewnętrzniona w sposób wyraźny, jasny i konkretny. Z całą pewnością tego warunku nie spełni tzw. zgoda dorozumiana w postaci przyzwolenia na przetwarzanie tej kategorii danych osobowych czy też zgoda pracownika uzyskana z inicjatywy pracodawcy. Należy pamiętać, że zgoda pracownika musi nastąpić z jego inicjatywy, a zatem nie może być pozyskiwana chociażby pod wpływem jakichkolwiek nacisków ze strony pracodawcy.

W toku przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych pracownika w postaci jego przynależności związkowej pracodawca powinien pamiętać, że pracownik w każdej chwili może wycofać uprzednio wyrażoną zgodę, co nie może powodować dla niego negatywnych konsekwencji w ramach nawiązanego stosunku pracy.

Poza uzyskaniem przez pracodawcę uprzedniej, wyraźnej zgody pracownika na przetwarzanie informacji o jego przynależności związkowej, pracodawca w świetle art. 9 ust. 2 lit. b RODO może przetwarzać tego rodzaju dane, jeżeli jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora (pracodawcę) lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej – o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą. Co znamienne, powyższa przesłanka jest w pełni niezależna od wymogu uzyskiwania przez pracodawcę zgody pracownika.

Potrzeba informacji

Przepisy kodeksu pracy przewidują zasadę współdziałania pracodawcy z organizacją związkową w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy. W związku z tym pracodawca de facto powinien posiadać wiedzę na temat przynależności związkowej pracownika w określonych okolicznościach, aby wypełnić ciążący na nim obowiązek prawny związany chociażby z:

– konsultacją wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony (art. 38 k.p.),

– konsultacją rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 52 § 3 k.p., art. 53 § 4 k.p.),

– rozpatrzeniem stanowiska zakładowej organizacji związkowej przy podejmowaniu decyzji w zakresie zasadności wniesionego przez pracownika sprzeciwu od nałożonej na niego kary (art. 112 § 1 k.p.).

Pozyskiwanie informacji o przynależności związkowej pracownika w toku konsultacji ze związkami zawodowymi jest uzasadnione w razie zamiaru rozwiązania umowy o pracę z konkretnym pracownikiem. W związku z tym należy pamiętać, że tym samym pracodawca nie powinien żądać od zakładowej organizacji związkowej informacji w zakresie przynależności do niej wszystkich zatrudnionych pracowników, jeżeli jego zamiarem nie jest docelowe podjęcie czynności przewidzianych w kodeksie pracy, takich jak chociażby rozwiązanie stosunku pracy.

Tylko niezbędne dane

Pracodawca w pierwszej kolejności przed zamiarem podjęcia określonej czynności związanej z konkretnym pracownikiem, która wymaga konsultacji z funkcjonującą na terenie zakładu pracy zakładową organizacją związkową, powinien zwrócić się do niej z prośbą o udzielenie informacji, czy dany pracownik jest objęty jej ochroną. Kierowane przez pracodawcę zapytanie nie powinno zawierać informacji, które nie są niezbędne do ustalenia, czy dany pracownik objęty jest ochroną związkową. Oznacza to tylko tyle, że nie jest konieczne wskazanie w treści składanego wniosku, jaki zamiar ma pracodawca wobec pracownika. Co więcej, wskazanie przez pracodawcę zakładowej organizacji związkowej, na tzw. przedkonsultacyjnym etapie, zamiaru dokonania wobec pracownika określonej czynności (np. rozwiązania z nim stosunku pracy) w świetle aktualnych przepisów prawa nie znajduje żadnych podstaw prawnych. Taki pogląd potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 17 maja 2017 r. (II PK 108/16). Wskazał w nim wprost, że podanie szczegółowych informacji o zamiarze pracodawcy w odniesieniu do wymienionego pracownika stanowiłoby pozbawione podstaw przetwarzanie danych osobowych, w związku z czym wystarczające jest wskazanie, że chodzi o potrzebę współdziałania ze związkiem zawodowym w indywidualnej sprawie ze stosunku pracy. Takie postępowanie będzie również zgodne z zasadami określonymi w RODO, zwłaszcza zasadą minimalizacji danych, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. c RODO. W związku z tym pracodawca nie powinien przekazywać zakładowej organizacji związkowej więcej danych osobowych niż jest to niezbędne dla dokonania prawidłowej weryfikacji przez organizację przynależności do niej wnioskowanego pracownika. W przeciwnym wypadku może narazić się na ewentualny zarzut naruszenia art. 5 ust. 1 lit. c RODO i potencjalne ryzyko wszczęcia postępowania administracyjnego przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Po stronie zakładowej organizacji związkowej ciąży prawny obowiązek przekazania pracodawcy prawidłowej, aktualnej i rzetelnej informacji dotyczącej określonego pracownika, który podlega jej ochronie. Po uzyskaniu informacji od związku zawodowego pracodawca może podjąć dalsze czynności i przykładowo zdecydować o wypowiedzeniu umowy o pracę na czas nieokreślony.

Udzielanie informacji związkom

Uznaje się, że związki zawodowe pełnią w zakładach pracy istotną rolę polegającą na reprezentowaniu interesów pracowników, braniu udziału w tworzeniu dokumentów wewnątrzzakładowych czy też kontrolowaniu przestrzegania przepisów prawa pracy przez pracodawcę. Związkom zawodowym przyznano także szereg uprawnień, na podstawie których mogą domagać się udzielania przez pracodawców w ciągu 30 dni chociażby informacji takich jak:

– funkcjonujące w zakładzie pracy warunki pracy i warunki wynagradzania,

– działalność i sytuacja ekonomiczna pracodawcy związana z zatrudnieniem oraz przewidywanymi w tym zakresie zmianami,

– stan, struktura i przewidywane zmiany zatrudnienia oraz działania mające na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia,

– działania, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.

Przekazywanie zakładowej organizacji związkowej informacji o obowiązujących w zakładzie pracy warunkach wynagradzania budzi wątpliwości zarówno pracodawców, jak też organizacji związkowych, szczególnie pod względem przekazywania danych związanych z wysokością wynagrodzenia poszczególnych pracowników będących członkami organizacji związkowych.

Niezależnie od stanowisk organizacji związkowych czy pracodawców, informacja związana z tzw. zasadami wynagradzania powinna być z natury rzeczy ogólna, aby nie można było z niej wywnioskować konkretnych kwot wynagrodzenia przysługujących danemu pracownikowi.

To stanowisko potwierdził Sąd Najwyższy w uchwale składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego – Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 16 lipca 1993 r. (I PZP 28/93), w której wprost wskazał, że uprawnienie do kontrolowania przez związki zawodowe przestrzegania prawa pracy oznacza także uprawnienie do kontrolowania wysokości wynagrodzeń pracowników, ale nie oznacza to uprawnienia do żądania od pracodawcy udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego zgody.

Zatem dla realizacji ustawowych i statutowych zadań związku zawodowego wystarczające jest pozyskanie informacji przetworzonych w postaci danych statystycznych dotyczących zasad wynagradzania poszczególnych grup pracowników z podziałem np. na określone stanowiska pracy czy wiek.

Pracodawca nie powinien zatem udostępniać związkowi danych osobowych pracowników w szerszym zakresie. Ujawnienie bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę, chociażby w sposób pośredni, może stanowić naruszenie jego dóbr osobistych.

Należy pamiętać, że zakres uprawnień przyznanych ustawą z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych nie stanowi w rzeczywistości katalogu zamkniętego. W związku z tym zakładowa organizacja związkowa de facto jest uprawniona do żądania od pracodawcy szerszego katalogu informacji. Niemniej każdorazowo powinny być to informacje uzależnione od konkretnych okoliczności sprawy, łączących się w sposób obiektywny z działalnością związku zawodowego.

Referendum strajkowe

Nie ulega wątpliwościom, że w zakładzie pracy może dojść do sporu zbiorowego pracowników z pracodawcą, który może dotyczyć chociażby warunków pracy, płac lub świadczeń socjalnych oraz praw i wolności związkowych pracowników lub innych grup, którym przysługuje prawo zrzeszania się w związkach zawodowych. W toku powstałego sporu prawa i interesy zbiorowe pracowników reprezentowane są przez związki zawodowe.

W realiach społeczno-gospodarczych oczywiste jest również, że w przypadku wyczerpania przez pracowników metod rozwiązania zaistniałego sporu – takich jak rokowania, mediacje – często okazuje się, że kolejnym, ostatecznym krokiem jest ogłoszenie strajku pracowników, który polega na zbiorowym powstrzymywaniu się pracowników od wykonywania pracy.

Ustawa z 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych w art. 20 ust. 1 przewiduje, że strajk zakładowy ogłasza organizacja związkowa po uzyskaniu zgody większości głosujących pracowników, jeżeli w głosowaniu wzięło udział co najmniej 50  proc. pracowników zakładu pracy. Oznacza to, że zakładowa organizacja związkowa, aby legalnie ogłosić strajk, powinna uzyskać zgodę większości głosujących pracowników z zakładu pracy, a nie tylko zgody członków organizacji związkowej.

Ustawa o rozwiązywaniu sporów zbiorowych nie przewidziała jednak wprost możliwości uzyskiwania przez związek zawodowy danych pracowników od pracodawcy w celu zorganizowania referendum strajkowego. Przepisu pozwalającego na uzyskanie wskazanych informacji próżno szukać także w ustawie z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych.

W związku z tym pojawiały się głosy, iż podstawą do uzyskiwania tego rodzaju informacji o danych pracownikach w  celu zorganizowania referendum strajkowego stanowi art. 28 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych. Zgodnie z tym przepisem prawnym pracodawca jest zobowiązany udzielić, na żądanie związku zawodowego, informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Jednak z uwagi na to, że powyższe regulacje nie odnoszą się bezpośrednio do kwestii pozyskiwania danych osobowych przez związki zawodowe w celu realizacji ich zadań, pojawiły się wątpliwości w kontekście możliwości stosowania tego przepisu w związku z przeprowadzeniem referendum strajkowego.

Wątpliwości w tym zakresie rozwiał Urząd Ochrony Danych Osobowych, który wskazał, że „przeprowadzenie referendum strajkowego jest – bez posiadania informacji, kto w jakim zakładzie pracuje oraz w jaki sposób można się z nim skontaktować – bardzo utrudnione, a nawet niemożliwe”. To natomiast powoduje, że „pracodawca ma obowiązek przekazać związkowi zawodowemu imiona i nazwiska zatrudnionych oraz informację umożliwiającą nawiązanie z nimi kontaktu, bowiem tylko w ten sposób związek będzie w stanie takie referendum przeprowadzić.”

Jako podstawę uprawniającą związek zawodowy do pozyskiwania danych osobowych w zakresie imion, nazwisk oraz danych kontaktowych Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazał art. 6 ust. 1 lit. f RODO – czyli prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora, którym w tej sytuacji jest poinformowanie wszystkich pracowników o planowanym referendum strajkowym. Dane osobowe pracowników przekazywane w związku z organizacją referendum strajkowego powinny być udostępniane zgodnie z zasadą minimalizacji danych, wyłącznie w zakresie, w jakim są konieczne do poinformowania pracowników o referendum. Po stronie związku zawodowego leży też obowiązek zrealizowania wobec pracowników obowiązku informacyjnego określonego w art. 14 RODO.

Obowiązki wobec władz

Kwestia realizowania obowiązku informacyjnego wobec władz związku zawodowego była zagadnieniem wyjaśnianym przez Urząd Ochrony Danych Osobowych. Dane osób fizycznych pełniących funkcje członków zarządu związku zawodowego są danymi osobowymi w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych. Wobec tego zasadne jest pytanie o realizację obowiązku informacyjnego określonego w art. 13 lub art. 14 RODO.

Należy zwrócić uwagę, że obowiązku informacyjnego nie trzeba spełniać, jeżeli zachodzi jedna z przesłanek zwalniających administratora z tego obowiązku. Jedną z takich sytuacji jest przypadek, w którym pozyskiwanie lub ujawnianie danych jest wyraźnie uregulowane prawem państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą. Tak więc podstawy przetwarzania danych członków zarządu związków zawodowych należy szukać w przepisach prawa, w szczególności w art. 32 ustawy o związkach zawodowych. Art. 32 ust. 92 wskazanej ustawy wprost obliguje zarząd organizacji związkowej do przedstawienia pracodawcy danych członków zarządu związku (wynika to z konieczności zapewnienia możliwości ochrony, która wynika z przepisów prawa).

W opisywanej powyżej sytuacji całkowicie uzasadnione jest przyjęcie art. 9 ust. 2 lit. b RODO jako podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych członków zarządu związków zawodowych, co z kolei oznacza brak konieczności realizowania przez pracodawcę obowiązku informacyjnego wobec członków zarządu związku. Jeżeli natomiast związki zawodowe same przekażą pracodawcy informacje, o których mowa w art. 32 ustawy o związkach zawodowych, wówczas można uznać, że podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 9 ust. 2 lit. e RODO.

Współautorem tekstu jest Aleksandra Flegel, prawnik

Artykuł został opublikowany w internetowym i papierowym wydaniu dziennika ,,Rzeczpospolita”