• FIRMA

Protokół z posiedzenia zarządu spółki z o.o. – nowe zasady

• #Spółka
• #protokół
• #posiedzenie

2022-12-16

Prawidłowe funkcjonowanie posiedzeń zarządu oraz protokołowanie ich przebiegu leży w interesie członków organów spółki, jak i samych wspólników. Z tego powodu powinni oni zadbać o przygotowaniu odpowiednich dokumentów korporacyjnych.

Umowa, regulamin lub ustawa

W przeciwieństwie do przepisów określających działanie rady nadzorczej, w przypadku zarządu, ustawodawca nie zdecydował się na wprowadzenie rozbudowanych regulacji dotyczących zwoływania i przebiegu posiedzeń. Kodeks spółek handlowych w tej materii ogranicza się bowiem tylko do głównych kwestii organizacyjnych i zasad głosowania. Postanowień rozwijających tę tematykę, należy poszukiwać w umowach lub aktach założycielskich. Umowa spółki powinna jednak ograniczać się generalne do rozwinięcia zasad określonych w ustawie, w  oparciu o które będzie funkcjonować zarząd na posiedzeniach. Wszelkie zaś kwestie je uszczegółowiające, w tym postanowienia o charakterze technicznym związane z posiedzeniami zarządu powinny znajdować się przede wszystkim w regulaminie (funkcjonowania) zarządu.

Uchwalenie tego rodzaju dokumentu korporacyjnego umowy spółek przeważnie pozostawiają w kompetencjach zgromadzeń wspólników lub rad nadzorczych. Nieco rzadziej umowa spółki powierza przyjęcie regulaminu samym zarządom. Prawidłowość funkcjonowania posiedzeń zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością powinna więc rozpocząć się od badania właściwych zapisów umowy spółki w tym zakresie. Warto jednak przy tym nadmienić, że wiele z nich wciąż nie uwzględnia regulacji wprowadzonych w czasie pandemii, jako odpowiedzi ustawodawcy na zapewnienie funkcjonowania organów spółki w warunkach izolacji jej członków.

W spółkach, w których zarząd jest wieloosobowy, zwoływanie posiedzeń zarządu powinno przybrać ustaloną i sformalizowaną formę. Ustawodawca nie doprecyzował tej materii i ograniczył się jedynie do wskazania, że uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Posiedzenie może być uznane za zwołane w sposób prawidłowy jeżeli wszyscy członkowie zarządu zostaną zawiadomieni o posiedzeniu z odpowiednim wyprzedzeniem, to jest w takim czasie, który realnie umożliwi im wzięcie udziału w tym posiedzeniu.

Do kwestii czasu zwołania posiedzenia warto podejść jednak z pewną dozą elastyczności. Chodzi mianowicie o to, że czas ten nie powinien być zbyt długi, choćby na przykład ze względu na konieczność podjęcia uchwały w sprawie przekraczającej czynność zwykłego zarządu. Z drugiej strony członek zarządu musi mieć zagwarantowaną możliwość uczestniczenia w posiedzeniu, bowiem skutki uchwał podjętych choćby bez jej udziału będą także obciążać go osobiście. To samo tyczy się sposobu zwoływania posiedzeń.

Skorzystanie ze środków elektronicznych porozumiewania się na odległość, wydaje się być najlepszym rozwiązań – realizuje bowiem zasadę szybkości, z drugiej zaś pozwala na zachowanie dowodów zawiadomienia. Nie istnieje prawny obowiązek wskazywania w zawiadomieniu porządku obrad, jednakże jest to dobra praktyka, ponieważ sprawia, że każdy z członków zarządu może się przygotować do posiedzenia z odpowiednim wyprzedzeniem i nie jest wówczas „zaskakiwany” pewnymi sprawami.

Uczestnictwo i głosowanie

Kolejnym istotnym zagadnieniem jest to, w jaki sposób członek zarządu może uczestniczyć w posiedzeniu. Oprócz oczywistej, osobistej obecności na posiedzeniu, członek zarządu może w nim uczestniczyć również przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Taka możliwość wynika z treści samej ustawy, więc aby móc korzystać z tej formuły, nie trzeba wprowadzać do umowy spółki odpowiednich zapisów.

Postanowienie przeciwne w umowie spółki jest za to niezbędne, jeżeli wolą wspólników jest doprowadzenie do osobistego uczestnictwa w posiedzeniach zarządu. Nie wydaje się jednak, aby takie rozwiązanie w dobie coraz bardziej zelektronizowanego obrotu gospodarczego i prawnego było korzystne. Kwestią czasu jest bowiem tylko w takiej sytuacji zaistnienie okoliczności, w których takie rozwiązanie przyniesie więcej szkód niż pożytków. Inną kwestią niż sposób uczestnictwa w posiedzeniu jest forma oddawania głosów nad uchwałami. Przepisy kodeksu spółek handlowych stanowią o tym, że oprócz bezpośredniego, osobistego oddawania głosów, zarząd może podejmować uchwały również w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał także oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu. Ustawa jednocześnie daje podstawę do odmiennego uregulowania sposobu oddawania uchwał przez zarząd.

Podkreślenia wymaga, że członek zarządu, z uwagi na osobisty charakter pełnionej funkcji, nie może ani uczestniczyć w posiedzeniu zarządu, ani głosować nad uchwałami przez pełnomocnika. Uchwały zarządu zapadają bezwzględną większością głosów, co oznacza, że do przyjęcia uchwały niezbędna jest większa liczba głosów „za” niż „przeciw” i „wstrzymujących się”. Umowa spółki może przewidywać, że w przypadku równości głosów decyduje głos prezesa zarządu.

Protokół – elementy obowiązkowe

Kodeks spółek handlowych zawiera obowiązek protokołowania uchwał zarządu. Ustawodawca zdecydował się przy tym jedynie na określenie najistotniejszych elementów, które protokół powinien zawierać. Należy więc w nim wskazać porządek obrad, w którym zawsze warto odnotowywać kilka standardowych kwestii. Na przykład, na czyj wniosek lub żądanie zwołano posiedzenie zarządu oraz czy wszyscy członkowie zarządu zostali o posiedzeniu zawiadomieni (lub zawiadomieni prawidłowo, jeśli w spółce funkcjonują procedury to regulujące).

Oprócz tego, że protokół powinien wymieniać także imiona i nazwiska obecnych członków zarządu, warto odnotowywać w nim kto i w jaki sposób bierze udział w posiedzeniu (osobiście czy za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość). Dobrym zwyczajem jest sporządzenie listy obecności i dołączanie jej do protokołu obrad, a także czynienie w niej wzmianek o usprawiedliwionej nieobecności. Wówczas porządek obrad może być także uzupełniony o punkt dotyczący sporządzenia listy obecności.

Protokół powinien stwierdzać też przede wszystkim fakt i treść podjętych uchwał oraz liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem.

Protokół powinien być podpisany co najmniej przez członka zarządu prowadzącego posiedzenie lub zarządzającego głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej. Dobrą praktyką w tym zakresie, którą warto wprowadzić do jednego z wymienionych dokumentów, jest obowiązek podpisania protokołu przez wszystkich członków zarządu, a w przypadku odmowy jego podpisania, obowiązku zaznaczenia przyczyn odmowy podpisu w protokole.

ZDANIEM AUTORA

Artur Przestrzelski – adwokat, doradca restrukturyzacyjny, starszy prawnik w Kancelarii Prawnej Gajewski Trawczyńska i wspólnicy adwokacka spółka jawna

Obowiązujący od 13 października 2022 r. obowiązek sporządzania protokołów z obrad zarządu o określonej ustawowo treści, w wielu spółkach zmienia dopiero podejście reprezentantów do realizacji tego obowiązku. Przejawia się to między innymi w uporządkowaniu wewnętrznych procedur lub wprowadzeniu odpowiednich regulacji, które dotychczas w spółce nie funkcjonowały. Zaniechania w zakresie udokumentowania prac zarządu mogą nieść przy tym negatywne konsekwencje dla jego członków (np. odpowiedzialności korporacyjnej za nienależyte prowadzenie spraw spółki). Do protokołów obrad mogą mieć też dostęp członkowie rady nadzorczej oraz sami wspólnicy w trybie prawa indywidualnej kontroli. Także im powinno więc zależeć, na tym, aby posiedzenia funkcjonowały w sposób prawidłowy, zaś sam protokół zawsze zawierał elementy, które mogą znaleźć się w przedmiocie ich ewentualnego zainteresowania (np. przy ocenie toku decyzyjnego zawarcia ważnego dla spółki kontraktu, który okazał się niekorzystny). Warto więc uzupełniać protokół także o dodatkowe elementy, a przy tym wykształcić w spółce praktykę sporządzania takich protokołów według określonego wzoru czy schematu. Z pewnością zgromadzenie wspólników lub upoważniona do tego rada nadzorcza, powinna w regulaminie funkcjonowania zarządu określić konkretne elementy protokołu obrad. Wielu członków zarządu wciąż nie pamięta także o tym, że w przypadku sprzeczności interesów spółki z interesami członka zarządu, jego współmałżonka, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia oraz osób, z którymi jest powiązany osobiście, powinni oni ujawnić sprzeczność interesów i wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw. Mogą, a raczej we własnym interesie powinni, żądać zaznaczenia takiej okoliczności właśnie w protokole.

Protokół – elementy dodatkowe

Poza elementami obligatoryjnymi protokołu wskazanymi w kodeksie spółek handlowych, warto wprowadzić w dokumentach korporacyjnych (umowa lub regulamin) konieczność zawierania w nim dodatkowych elementów. I tak, tymi dodatkowymi elementami mogą być w szczególności postanowienia określające to, kto przewodzi posiedzeniom zarządu (np. że jest to prezes zarządu, a pod jego nieobecność najstarszy wiekiem lub stażem członek zarządu) oraz konieczność stwierdzenia w protokole, czy zarząd jest zdolny do podejmowania uchwał.

Warto także obligować, aby protokół zawierał listę załączników, a wśród nich dowody zawiadomienia członków zarządu o posiedzeniu, podpisaną listę obecności, podjęte uchwały, a także ewentualne pisemne oświadczenia członków zarządu składane w trakcie posiedzenia.

Bardzo ważnym elementem jest uregulowanie formuły oznaczania numeru protokołu, np. że musi zawierać numer liczony w stosunku miesięcznym, rocznym lub innym przyjętym w umowie lub regulaminie. Wspólnicy spółki lub rada nadzorcza powinni być także zainteresowani tym, aby w protokole odnotowano sprawy, które zarząd omawia, a w których nie podejmuje uchwał.

W protokole warto odnotowywać także obecność na posiedzeniu zarządu innych osób i ich charakteru oraz przyczyn, przez które uczestniczą w całym lub części posiedzenia (np. że w posiedzeniu zarządu uczestniczy dyrektor finansowy w celu przedstawienia sytuacji finansowej spółki w ostatnim kwartale).