Czy warto digitalizować akta pracowników
2022-05-10
Dokumentacja wedle wyboru pracodawcy może mieć dwie różne postacie – elektroniczną albo papierową.
Jak wynika z art. 94 punkt 9a kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Szczegółowe, techniczne obowiązki w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowników ustala rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zarówno z kodeksu pracy, jak i z tego rozporządzenia wynika, że dokumentacja wedle wyboru pracodawcy może mieć dwie różne postacie – elektroniczną albo papierową. W art. 948 § 1 kodeksu pracy wskazano, że pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Nie jest dopuszczalne prowadzenie częściowo dokumentacji w formie papierowej, częściowo elektronicznej.
Przechowywanie dokumentacji elektronicznej bez wątpienia staje się coraz bardziej popularne. Wiąże się to z wieloma zaletami w stosunku do dokumentacji papierowej. Przede wszystkim istotne jest, że dokumentacja elektroniczna nie wymaga wyodrębnienia osobnego miejsca do jej przetrzymywania, co może mieć dość istotne znaczenie w przypadku przedsiębiorstw o dużej liczbie pracowników. Ponadto dostęp do takiej dokumentacji, możliwość wyszukiwania informacji, udostępnianie jej są dużo łatwiejsze, sprawniejsze i szybsze.
W dodatku przechowywanie takiej dokumentacji zasadniczo nie wymaga drogich programów czy sprzętu komputerowego – może być wdrożone w każdym przedsiębiorstwie.
Pomimo wielu zalet, nie można zapominać o szczególnych zagrożeniach i ryzykach związanych z digitalizacją dokumentacji pracowniczej. Stosownie do art. 94 punkt 9b kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres dziesięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Obowiązek ten oczywiście istnieje w stosunku do dokumentacji papierowej, jednak dokumentacja elektroniczna, z uwagi na łatwość powielania, modyfikacji, usunięcia jest szczególnie podatna na niezamierzone modyfikacje, uszkodzenia czy wyciek danych. Obowiązki z zakresu prawa pracy co do zabezpieczenia danych pracowników są równoległe do obowiązków z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – tzw. rozporządzenie RODO).
W przypadku powierzenia prowadzenia akt pracowników podmiotowi zewnętrznemu, konieczne jest też dochowanie odpowiednich aktów staranności, jak sporządzenie odpowiedniej umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych czy poinformowanie pracowników. Z uwagi zatem na zwiększone ryzyko wycieku danych osobowych, istotnie większe są też szanse na negatywne konsekwencje naruszeń przepisów z zakresu ochrony danych osobowych.
Biorąc pod uwagę powyższe, dokonując rozsądnej oceny, uznać należy, że prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej, pomimo zwiększonych zagrożeń, jest celowe. Zalety płynące z digitalizacji dokumentacji pracowniczej, zwłaszcza dla przedsiębiorstw zatrudniających znaczną ilość pracowników, są na tyle istotne, że kompensują wzmożone obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i integralności danych. Niezdecydowani powinni mieć na względzie, oceniając rozsądnie, że należy się spodziewać, iż w przeciągu kilku, może kilkunastu lat, najpewniej prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej stanie się obowiązkowe.
