Czy warto zawieszać spółkę kapitałową?

Osoby, które mają doświadczenie w zarządzaniu spółkami lub po prostu współpracowaniu z nimi, świetnie zdają sobie sprawę, że często zdarzają się sytuacje, w których zarząd spółki składa rezygnację i spółka przechodzi w stan hibernacji, w którym nie są podejmowane żadne działania biznesowe, a wspólnicy nie decydują się na uzupełnienie zarządu.

Czy takie rozwiązanie jest jednak rozsądne? Pozostawienie spółki samej sobie w okresie, w którym nie prowadzi ona de facto działalności, wiązać się może z licznymi negatywnymi konsekwencjami, zarówno dla wspólników, jak i dla zarządu.

Ostatni z zarządu

W pierwszej kolejności należy wskazać, że ostatni członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wraz ze złożeniem rezygnacji zobowiązany jest na podstawie art. 202 § 6 k.s.h. do zwołania zgromadzenia wspólników, na którym powinna zostać podjęta uchwała o obsadzeniu zarządu. Zaproszenie na takie zgromadzenie powinno zawierać rezygnację z funkcji. Podobne rozwiązanie, na podstawie art. 369 § 5[1] oraz 5[2] k.s.h., wprowadzono w spółce akcyjnej, oczywiście z uwzględnieniem specyfiki tej spółki. W tej sytuacji ostatni członek zarządu składa rezygnację radzie nadzorczej, która powinna obsadzić zarząd. W przypadku zaś, gdyby rada nadzorcza nie była obsadzona, członek zarządu zwołuje walne zgromadzenie, które powinno obsadzić radę nadzorczą. Natomiast w przypadku prostej spółki akcyjnej, w myśl art. 300[56] k.s.h., jeżeli w wyniku rezygnacji członka zarządu albo dyrektora żaden mandat w zarządzie albo radzie dyrektorów nie byłby obsadzony, członek zarządu albo dyrektor składa rezygnację akcjonariuszom, zwołując jednocześnie walne zgromadzenie, na którym dany organ powinien zostać obsadzony. Istotne jest, że w każdym z opisanych przypadków rezygnacja jest skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie. Podkreślenia wymaga, że dla skuteczności rezygnacji nie jest wymagane obsadzenie zarządu lub rady nadzorczej, wystarczy samo zwołanie zgromadzenia.

Jakie zatem są konsekwencje niezwołania zgromadzenia oraz nieobsadzenia zarządu? Przede wszystkim rezygnacja złożona z naruszeniem ww. przepisów jest nieskuteczna. Ponadto, na podstawie art. 594 k.s.h. zarząd może zostać obciążony karą w wysokości do 20 000 złotych za niezwołanie zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia, gdy był do tego obowiązany. Zaś wspólnicy, na podstawie art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, mogą zostać ukarani karą w wysokości do 15 000 złotych za nieobsadzenie zarządu. Ta kara może być powtarzana i może wynieść w sumie aż milion złotych.

Konsekwencje finansowe

W trakcie takiego nieformalnego zawieszenia prowadzenia działalności na spółce ciążą określone obowiązki, których niedopełnienie może powodować negatywne konsekwencje finansowe. W spółce powinny odbyć się zwyczajne zgromadzenia, dokumenty finansowe powinny zostać złożone do repozytorium finansowego. Brak dopełnienia tego obowiązku może spowodować nałożenie takich samych kar na zarząd jak powyżej, czyli 15 000 złotych (także na podstawie art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym). Ponadto, na podstawie art. 25a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym sąd rejestrowy może także podjąć z urzędu działania zmierzające do wykreślenia z KRS (bez przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego) spółki, która dwa lata z rzędu nie składa sprawozdań finansowych.

W świetle takich zagrożeń należy pamiętać o dopełnieniu minimalnych wymogów, czyli obsadzeniu zarządu, sporządzaniu sprawozdań i ich składaniu do KRS. Pewną alternatywą dla tego rozwiązania pozostaje oficjalne zawieszenie działalności gospodarczej, niemniej jednak i w tym okresie zarząd powinien być prawidłowo obsadzony.

Spółka kapitałowa może zawiesić działalność gospodarczą na okres do dwóch lat, pod warunkiem że nie zatrudnia pracowników w oparciu o umowę o pracę (z małymi wyjątkami w stosunku do osób przebywających na długotrwałych urlopach, np. macierzyńskim). Zawieszenie należy ujawnić w KRS, a dokonywane jest to na podstawie uchwały zarządu. KRS przekaże stosowną informację do Urzędu Skarbowego, ZUS oraz GUS. Podkreślić należy, że w okresie zawieszenia działalności spółka nie może jej prowadzić. Nie oznacza to jednak, że żadne czynności nie mogą być przez spółkę podejmowane. W szczególności spółka ma prawo wykonywania wszelkich czynności niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów; prawo przyjmowania należności oraz obowiązek regulowania zobowiązań; prawo zbywania środków trwałych i wyposażenia; prawo i obowiązek uczestniczenia w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed jej zawieszeniem; konieczność wykonywania wszelkich obowiązków nakazanych przepisami prawa; prawo osiągania przychodów finansowych, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem jej wykonywania; oraz możliwość poddania przedsiębiorcy kontroli.

Zawieszenie i brak zaliczek

Naruszenie obowiązku powstrzymania się od wykonywania działalności będzie uznane za wadliwe zawieszenie działalności. Wobec czego spółka nie będzie mogła skorzystać z benefitów płynących z zawieszenia działalności. W przypadku zawieszenia działalności gospodarczej przez spółki kapitałowe, spółki te nie wpłacają zaliczek na poczet podatku dochodowego za okres zawieszenia działalności gospodarczej. W okresie zawieszenia nie ma również obowiązku składania deklaracji podatkowych VAT-7, przy czym zwolnienie to dotyczy pełnych okresów rozliczeniowych. Wspólnicy mogą postanowić, że za rok obrotowy, w którym działalność spółki przez cały czas pozostawała zawieszona i nie zamknięto ksiąg rachunkowych na koniec roku obrotowego, zwyczajne zgromadzenie może się nie odbyć. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe nie musi zostać zatwierdzone i złożone do repozytorium dokumentów finansowych. Decyzje te zapadną na pierwszym zwyczajnym zgromadzeniu po odwieszeniu działalności spółki. Podkreślenia wymaga jednak fakt, że dotyczy to tylko pełnych lat obrotowych, więc warto rozważyć ewentualne zawieszenie działalności z początkiem nowego roku obrotowego. Należy również zweryfikować, czy różne zdarzenia księgowe (np. odpisy amortyzacyjne) nie spowodują konieczności sporządzenia sprawozdania, nawet mimo zawieszenia działalności przez cały rok obrotowy.

Zawieszenie działalności jest możliwe na okres do dwóch lat, ale najkrótszy okres zawieszenia to 30 dni (z wyjątkiem miesiąca luty). Jeśli spółka nie złoży wniosku o wznowienie działalności, to wznowienie następuje automatycznie z upływem 24 miesięcy od rozpoczęcia zawieszenia, niezależnie od tego czy zawieszenie było uchwalone na okres dwóch lat, czy też na krótszy okres.

Oficjalne zawieszenie działalności ma pewne plusy, choć jest ich niewiele, a dodatkowo zawieszenie nie zwalnia wspólników z obowiązku zapewnienia spółce organów oraz dołożenia minimalnej staranności w prowadzeniu jej spraw.