PRAWO PRACY

Mobbing: konieczna poufność danych

2019-01-24

ZATRUDNIANIE | Postępowanie antymobbinowe z reguły trwa długo. Ujawnienie w jego trakcie informacji wymaganych przez RODO może narazić część jego uczestników na dodatkowe szykany.

Przeciwdziałanie mobbingowi jest obowiązkiem pracodawcy (art. 943 § 1 kodeksu pracy, dalej k.p.) i nie polega jedynie na działaniach dotyczących przypadków wystąpienia tego zjawiska, ale również na działaniach zapobiegawczych, które powinny być realne i efektywne (wyrok Sądu Najwyższego z 21 kwietnia 2015 r., II PK 149/14).

Bardzo często pracodawcy tworzą tzw. polityki antymobbingowe, które są włączane do regulaminów pracy, stanowiąc tzw. wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy. Wskazane jest, aby regulamin pracy w rozdziałach dotyczących obowiązków pracodawcy i pracowników nie tylko zakazywał stosowania mobbingu, ale także precyzyjnie określał, jakie działania o charakterze mobbingu są zakazane. Dobrze, jeśli wprowadzenie wewnętrznych przepisów antymobbingowych wiąże się ze szkoleniami.

Chronione personalia

Do momentu wyjaśnienia wszystkich okoliczności personalia osób zgłaszających przypadki mobbingu, jak i oskarżanych o mobbing powinny pozostać poufne, przede wszystkim ze względu na dobro postępowania oraz osób, które zgłosiły mobbing. W trakcie takich postępowań zakres danych osobowych, który jest przetwarzany, wykracza często poza rodzaje danych, których podania pracodawca może żądać od pracownika na podstawie art. 221 k.p.

Dodatkowo, są to często tzw. szczególne kategorie danych osobowych, o których mowa w art. 9 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (DzUrz UE L z 2016 r. 119, s. 1), czyli RODO. Chodzi tu o dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, czy też dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.

Obowiązki informacyjne

Do jednych z obowiązków administratora danych, którym z reguły jest tu pracodawca, należy obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 i 14 RODO.

W przypadku przetwarzania danych w trakcie wewnątrzzakładowych postępowań wyjaśniających, do których należą np. postępowania antymobbingowe, pracodawca może przetwarzać zarówno dane zebrane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą (np. od zgłaszającego mobbing), jak i w sposób wtórny, pośredni (inny niż od osoby, której dane dotyczą, np. na temat innych osób czy pracowników). Z tego powodu do obowiązku informacyjnego administratora ma zastosowanie zarówno art. 13, jak i art. 14 RODO – w zależności od tego, czy mamy do czynienia z danymi pozyskanymi w sposób pierwotny czy wtórny. W trakcie takich postępowań często zdarza się, że świadkowie ujawniają pewne informacje pod warunkiem, że o źródle tych wiadomości nie dowie się mobber czy bezpośredni przełożony pracownika.

Wiadomości z wtórnego źródła

Obowiązek informacyjny w przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą, został uregulowany w art. 14 RODO. Administrator podaje osobie, której dane dotyczą, m.in.:

– informacje dotyczące celów przetwarzania, do których mają posłużyć dane osobowe oraz podstawę prawną przetwarzania,

– kategorie odnośnych danych osobowych,

– informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją,

– wzmiankę o odpowiednich lub właściwych zabezpieczeniach oraz o możliwościach uzyskania kopii danych, lub o miejscu udostępnienia danych,

– informacje o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.

Informacje te administrator podaje w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych osobowych – najpóźniej w ciągu miesiąca – mając na uwadze konkretne okoliczności przetwarzania danych osobowych, a jeżeli planuje ujawnić dane osobowe innemu odbiorcy – najpóźniej przy ich pierwszym ujawnieniu, chyba że obowiązek informacyjny jest wyłączony >patrz ramka.

Jeżeli administrator planuje przetwarzać dane osobowe w celu innym niż ten, w którym te dane pozyskał, przed takim dalszym przetwarzaniem powinien poinformować osobę, której dane dotyczą (art. 14 ust. 2 i 4 RODO). Identyczna zasada obowiązuje w przypadku zbierania danych bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jeśli administrator odchodzi od pierwotnego celu przetwarzania danych (art. 13 ust. 3 RODO).

W skuteczności postępowania…

W przypadku danych pozyskiwanych w sposób pośredni w toku wewnątrzzakładowych postępowań antymobbingowych trudno jest jednak uznać, że przepis art. 943 § 1 k.p. – nakładający na pracodawców ogólny obowiązek przeciwdziałania mobbingowi – jest wyraźnym uregulowaniem pozyskiwania lub ujawniania szeregu szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO. Należy przy tym zauważyć, że postępowania antymobbinowe z reguły nie zamykają się w jednym miesiącu (najdłuższy termin realizacji obowiązku informacyjnego w przypadku zebrania danych w sposób pośredni), a ujawnienie wymaganych przez RODO informacji (np. osobie podejrzanej o mobbing) w trakcie trwania postępowania wyjaśniającego może zniweczyć cały sens tego postępowania i narazić część jego uczestników na dodatkowe szykany.

… pomoże tajemnica zawodowa

Podstawy prawnej do niepoinformowania osoby podejrzanej o działania mobberskie w przypadku przetwarzania danych osobowych w ramach wewnętrznego postępowania wyjaśniającego można próbować poszukiwać w art. 14 ust. 5 pkt d RODO. Zgodnie z nim dane osobowe muszą pozostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej przewidzianej w prawie UE lub w prawie państwa członkowskiego, w tym z ustawowym obowiązkiem zachowania tajemnicy.

Pojęciem tajemnicy zawodowej określa się bowiem szerzej wszelkie informacje poznane w związku z pełnioną funkcją, wykonywaną pracą, działalnością publiczną, społeczną, gospodarczą lub naukową, które podlegają ochronie art. 266 § 1 k.k. (zob. B. Kunicka-Michalska, Przestępstwa przeciwko wolności seksualnej i obyczajności popełniane za pośrednictwem systemu informatycznego, s. 445). Ustalenie obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej może wynikać wprost z przepisów regulujących tryb i zasady wykonywania określonych zawodów bądź z przyjęcia na siebie zobowiązania co do nieujawniania faktów poznanych w związku z wykonywaną pracą zawodową. Źródłem obowiązku zachowania dyskrecji w przypadku tajemnicy zawodowej nie muszą być wyraźne przepisy prawne, lecz także zasady etyki zawodowej (Zob. P. Kozłowska-Kalisz, Kodeks karny. Komentarz, Warszawa 2015).

Powinność pracodawcy

Obowiązek zachowania w tajemnicy informacji o danych na temat osoby podejrzanej o mobbing w toku toczącego się postępowania wyjaśniającego według wewnątrzzakładowych procedur można wyinterpretować z ogólnego obowiązku nałożonego na pracodawców w art. 943 § 1 k.p., zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany przeciwdziałać mobbingowi. Z orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika ponadto, że obowiązek pracodawcy przeciwdziałania mobbingowi nie może ograniczać się do przypadków stwierdzonych zachowań mobbingowych. Obowiązek taki polega na podejmowaniu działań, by mobbing nie wystąpił, a więc działań zapobiegawczych (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 3 sierpnia 2011 r., I PK 35/11, OSNP 2012 nr 19-20, poz. 238).

Obowiązek przeciwdziałania mobbingowi polega na starannym działaniu. W związku z tym pracodawca powinien przeciwdziałać mobbingowi w szczególności przez szkolenie pracowników, informowanie o niebezpieczeństwie i konsekwencjach mobbingu, czy przez stosowanie procedur, które umożliwią wykrycie i zakończenie tego zjawiska. Jeśli w postępowaniu mającym za przedmiot odpowiedzialność pracodawcy z tytułu mobbingu wykaże on, że podjął realne działania mające na celu przeciwdziałanie mobbingowi i oceniając je z obiektywnego punktu widzenia da się potwierdzić ich potencjalną skuteczność, pracodawca może uwolnić się od odpowiedzialności (zob. wyrok SN z 3 sierpnia 2011 r., I PK 35/11, OSNP 2012/19-20/238).

Wyłączony obowiązek informacyjny

Administrator nie musi informować osoby, której dane dotyczą, a które uzyskał w inny sposób, w sytuacjach, w których:

– osoba, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami,

– udzielenie takich informacji okazuje się niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku (np. gdy były pracownik zmienił adres zamieszkania); w szczególności w przypadku przetwarzania do celów archiwalnych w interesie publicznym,

– pozyskiwanie lub ujawnianie danych jest wyraźnie uregulowane prawem UE lub prawem państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą (art. 14 ust. 5 lit. a, b i c RODO),

– dane osobowe muszą pozostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej przewidzianym w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, w tym ustawowym obowiązkiem zachowania tajemnicy.

W literaturze zauważa się przy tym, że zwolnienie z konieczności realizacji obowiązku informacyjnego w przypadku pośredniego pozyskiwania danych we wszystkich wymienionych w nim okolicznościach może nastąpić nie tylko w całości, ale również w części (J. Łuczak [w:] RODO Ogólne Rozporządzenie o Ochronie danych. Komentarz, Warszawa 2018, s. 505).

W sytuacjach, w których pracodawca przetwarza dane pozyskane w sposób wtórny, a ich pozyskanie lub ujawnianie jest uregulowane prawem państwa członkowskiego, zwolniony jest z obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 14 RODO. Wyłączenie to dotyczy danych, o których mowa w art. 221 § 1 i 2 k.p. –

Zdaniem autorki

Pracodawcy, który w trakcie toczącego się postępowania wyjaśniającego w sprawie mobbingu przekaże wszystkim uczestnikom postępowania – w tym osobie podejrzanej o mobbing – komplet informacji, o których mowa w art. 14 RODO na ich temat, trudno będzie wykazać, że realnie i efektywnie realizuje ustawowy obowiązek przeciwdziałania mobbingowi. Wydaje się więc, że do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego w sprawie o mobbing, dla dobra tego postępowania oraz ochrony osób potencjalnie zagrożonych mobbingiem, na pracodawcy nie spoczywa obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 14 RODO w takim zakresie, w jakim te dane powinny być zachowane w tajemnicy dla realizacji ustawowego obowiązku pracodawcy przeciwdziałania mobbingowi. Po zakończonym postępowaniu antymobbingowym uczestnicy tego postępowania powinni zostać poinformowani o danych osobowych, które w związku z tym postępowaniem pracodawca przetwarza, z uwzględnieniem, że podanie źródła tych danych powinno z reguły być nadal objęte tajemnicą dla dobra uczestników tego postępowania. Wyjątek może dotyczyć sytuacji, gdy oskarżenie o mobbing okazało się w wyniku przeprowadzonego postępowania oczywiście bezzasadne.

Artykuł ukazał się w dzienniku „Rzeczpospolita” w dniu 24-01-2019r.