Regulaminy pracy: jak dowieść swoich racji przed sądem pracy
2020-12-10
Pracodawcy nie uda się skutecznie dowieść swoich racji na sali rozpraw, jeżeli nie będzie w stanie wykazać, że pracownik znał obowiązujące w firmie zasady, do których się nie stosował.
Na sali sądowej nie wystarczy już podpisane oświadczenie pracownika, że zapoznał się z regulaminem pracy. Zobowiązanie pracownika, podpisane wiele lat przed procesem, często dotyczy zasad, które były wielokrotnie modyfikowane. A sądy coraz częściej rozliczają pracodawcę za błędy i zaniedbania w komunikacji z pracownikami. Dlatego pracodawca musi zrobić więcej, by mieć szansę na wygraną w sądzie.
NADMIAR INFORMACJI
Każdy człowiek potrzebuje czasu, by odnaleźć się w nowej sytuacji. Nowa szkoła, nowe mieszkanie, nowa praca – do wszystkiego musimy się przyzwyczaić. Jeżeli kupujemy nowy samochód, uczymy się jego obsługi. Zasady ruchu drogowego na szczęście się jednak nie zmieniają. Inaczej jest przy zmianie pracy – reguły funkcjonowania różnych przedsiębiorstw mogą się różnić.
Każdy pracownik musi poznać zasady obowiązujące w nowym zakładzie pracy. W ciągu kilku pierwszych dni zatrudnienia często jest zasypywany ogromną ilością nowych informacji. Różne regulaminy, zasady wynagradzania, instrukcja transportu wewnętrznego, instruktaż stanowiskowy, loginy i hasła, obsługa systemu komputerowego – m.in. tego musi nauczyć się nowy pracownik.
A kiedy podpisuje on oświadczenie, że zapoznał się ze wszystkimi regulaminami i je zrozumiał? Oczywiście pierwszego dnia pracy. Mało jest firm, które w jakiś sposób sprawdzają wiedzę pracownika z zakresu przepisów wewnętrznych, nim odbiorą od niego takie oświadczenie. Każdy podpisuje je automatycznie i „kwit” ląduje w aktach osobowych.
PODPISAŁ – ZNACZY PRZECZYTAŁ I ROZUMIAŁ
Bardzo odważne jest twierdzenie, że pracownik podpisując oświadczenie, że przeczytał
regulamin, naprawdę to zrobił. Z dużym prawdopodobieństwem można przyjąć, że większość osób nawet nie wertuje regulaminu. Co najwyżej pytają w dziale kadr o te ważniejsze kwestie i satysfakcjonuje je ustna odpowiedź.
Nie można się im dziwić. Bywa że regulamin pracy liczy niemal 100 stron. Ze wszystkimi dodatkami pracownik otrzymuje całkiem sporą lekturę. Ponad 100 stron tekstu napisanego często skomplikowanym językiem, który wiernie naśladuje kodeks pracy.
Pracownicy nie przeczytają regulaminu – tak powinien myśleć pracodawca. By zachęcać pracowników do przyswajania zasad, regulaminy powinny być napisane w prosty sposób i zrozumiałym językiem. Zrozumiałym dla pracowników oczywiście. Pewne rzeczy trzeba komunikować wprost, a nie ukrywać za złożonymi frazesami.
Pracodawca powinien przygotować wyciąg najważniejszych zasad obowiązujących w firmie, szczególnie gdy treści do przyswojenia jest dużo. Wyciąg powinien być zróżnicowany – inne informacje są istotne dla operatora wózka widłowego, a inne dla pracownika sekretariatu. Dobrym rozwiązaniem jest sięganie po infografiki. Pomoże to pracownikowi przyswoić najważniejsze informacje w możliwie najkrótszym czasie.
PRZECIEŻ PRACOWNIK TO WIE
Otoczenie prawne się zmienia, zakład się rozwija, pracodawca wdraża nowe zasady. Prawo nakłada na pracodawców coraz więcej obowiązków. Na przestrzeni ostatnich lat przełomowe w tym zakresie było RODO. Każdy przedsiębiorca musiał przeprowadzić u siebie bardzo kompleksowy audyt. W ilu firmach udało się to zrobić dobrze? Na pewno nie we wszystkich. W wielu przedsiębiorstwach zarząd podpisał odpowiednie dokumenty, a pracownikom – znów – kazano podpisać „kwity”. Na tym zakończyło się stosowanie RODO w praktyce.
Z kodeksu pracy można wyciągnąć również inną rzecz, która uwydatnia wszelkie zaniedbania komunikacyjne z pracownikami. Mowa o mobbingu. Każdy pracodawca ma obowiązek aktywnie przeciwdziałać temu zjawisku. Natomiast w bardzo wielu firmach wciąż nie funkcjonują odpowiednie mechanizmy. Najczęściej spotyka się stwierdzenie – u nas nie ma mobbingu.
Pracodawca nie może zakładać, że „pracownicy to wiedzą”. Musi zakładać, że pracownik albo nie wie, albo zapomniał. Tylko z takim podejściem pracodawca będzie w stanie wdrażać system ciągłego doskonalenia. Dopiero wtedy – po cyklicznym odświeżaniu wiedzy zatrudnionych – pracodawca będzie mógł wymagać od nich konkretnych zachowań. Natomiast w sądzie taki pracodawca będzie miał narzędzia do obrony swojego stanowiska.
GDY BRAKUJE WIEDZY
Za brak konsekwencji w utrwalaniu zasad obowiązujących w firmie zawsze odpowie pracodawca. Jeżeli nie komunikuje
się z pracownikami, nie może od nich wymagać, aby przestrzegali zasad organizacji i porządku pracy w firmie. Takie stanowisko zajmują sądy przy rozpatrywaniu spraw pracowniczych.
Przekazywanie informacji pracownikom powinno odbywać się cyklicznie. I nie chodzi wcale o tygodniowe wyjazdy na warsztaty, choć w tego typu szkoleniach nie ma nic złego. Wystarczające będą również mniej spektakularne działania. Raz na kilka miesięcy, przy porannym spotkaniu załogi, można omówić z pracownikami wybrane zagadnienie, które dotyczy organizacji pracy. Takie przypomnienie może dotyczyć np. zasad usprawiedliwiania nieobecności albo zgłaszania ewentualnych przypadków mobbingu.
Każdą taką rozmowę należy odnotować. W notatce powinien znaleźć się zakres, który omówiono z pracownikami. Notatki z takich spotkań pracodawca powinien gromadzić np. w stworzonym przez siebie systemie szkoleniowym. Na rynku jest wiele programów komputerowych, które wspierają działy HR i mogą być w tym użyteczne.
ROZMOWA W CZTERY OCZY
Sposób komunikacji w indywidualnych relacjach z pracownikiem jest równie ważny, jak ten w komunikacji z grupą. Komunikaty muszą być konkretne, jasne i zrozumiałe dla pracownika. Pracodawcy powinni unikać ogólników i przede wszystkim – dokumentować te rozmowy. Szczególnie te, które dotyczą nieprawidłowości w zachowaniu pracownika.
Wielokrotnie zdarza się, że choć pracodawca dostrzega niepokojące rzeczy w zachowaniu pracownika, nie komunikuje ich wystarczająco jasno. Później dochodzi do przesilenia i zarząd podejmuje decyzję – zwalniamy. Jedyne, czym dysponuje wtedy pracodawca, to zeznania przełożonego, który miał przeprowadzić rozmowę z pracownikiem. Oczywiście relacja z tej rozmowy jest skrajnie rozbieżna. Pracownik twierdzi, że dostał pochwałę, a przełożony – że zwracał uwagę podwładnemu na jego złe zachowanie w pracy.
Pracodawcy powinni wprowadzić mechanizm planowania strategicznych rozmów z pracownikami. Szczególnie tych, które dotyczą nieprawidłowości w zachowaniu zatrudnionego. Oczywiście te rozmowy nie mogą zastraszać pracownika. Natomiast komunikat powinien być treściwy i przekazywać uwagi pracodawcy, które dotyczą pracownika (jego zachowania lub wykonywania przez niego obowiązków). Z takiej rozmowy należy sporządzić notatkę, a pracownikowi wręczyć dodatkową, pisemną informację od pracodawcy. Ta informacja powinna potwierdzać przedmiot rozmowy.
Dopiero wtedy pracodawca może przed sądem zaprezentować pewną historię relacji z pracownikiem. Zwiększa przez to swoje szanse na sali sądowej. O wiele łatwiej jest wówczas przedstawić sądowi pewien ciąg zdarzeń. Świadkowie zeznają często po wielu latach od zdarzenia i nie zawsze dobrze te zdarzenia pamiętają.
FILIP FIRUT RADCA PRAWNY SENDERO TAX & LEGAL
Sposób, w jaki pracodawca komunikuje się z pracownikami, może przesądzić o tym, czy wygra sprawę w sądzie. Jeżeli z materiału dowodowego będzie mgliście wynikało, że pracownik był za coś odpowiedzialny lub powinien o czymś wiedzieć, sąd rozstrzygnie wątpliwości na jego korzyść. Jest to tendencja, którą obserwuję od dłuższego czasu. Coraz większą wagę sądy przywiązują do sposobu komunikacji pracodawcy z pracownikami. Dotyczy to relacji grupowych i indywidualnych. Pracodawcy nie mogą skutecznie dochodzić swoich racji przed sądem, jeżeli nie będą w stanie wykazać, że poinformowali o czymś pracowników. Innymi słowy – za wszystkie zaniedbania w obszarze komunikacji pracodawcy z pracownikiem odpowiedzialność poniesie pracodawca. Również za to, że komunikat był zbyt skomplikowany. Zdarza się, że język regulaminów skomplikowaniem dorównuje językowi aktów prawnych. To z pewnością zły kierunek. Przygotowując komunikaty pracodawca powinien zadbać przede wszystkim o ich odbiorców. To pracownik musi ten komunikat zrozumieć, a sąd zweryfikuje, czy tak się stało
Artykuł ukazał się w internetowym i papierowym wydaniu dziennika ,,Rzeczpospolita”
