Rola zarządu spółki w procesie dematerializacji akcji
2020-02-21
Nowelizacja kodeksu spółek handlowych objęła obowiązkiem dematerializacji kolejną po obligacjach kategorię papierów wartościowych. Dotychczas wyemitowane przez spółki akcyjne i komandytowo-akcyjne dokumenty akcji, z dniem 1 stycznia 2021 r., zostaną wyeliminowane z obrotu na rzecz zapisu elektronicznego w rejestrze akcjonariuszy prowadzonym przez podmiot uprawniony do prowadzenia rachunków papierów wartościowych lub w depozycie papierów wartościowych.
Pomimo że mamy do czynienia z rejestrem akcjonariuszy, co bezpośrednio kojarzyć się może z akcjami, warto zaznaczyć, że obowiązek dematerializacji dotyczy nie tylko akcji. Wprowadzona obowiązkowa rejestracja obejmuje również przykładowo warranty subskrypcyjne emitowane przez spółki w ramach programów motywacyjnych.
Akcje tej samej spółki nie mogą być zarejestrowane jednocześnie w rejestrze akcjonariuszy i depozycie papierów wartościowych. Spółki publiczne zobowiązane są zarejestrować swoje dotychczas niezdematerializowane akcje w depozycie papierów wartościowych, natomiast spółka niebędąca spółką publiczną musi podjąć decyzję co do wyboru podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy spółki czy też rejestracji papierów wartościowych w depozycie. Decyzja ta nie należy jednak do zarządu spółki, a do walnego zgromadzenia. Jaka jest zatem rola zarządu w procesie dematerializacji papierów wartościowych spółki?
W ramach procesu dematerializacji ustawodawca nałożył na spółki szereg obowiązków. Pierwszym krokiem powinno było być zgłoszenie do rejestru przedsiębiorców korporacyjnej strony internetowej spółki i wydzielenie na niej miejsca na komunikację z akcjonariuszami. Natomiast na tym etapie ważny wydaje się wybór partnerów, którzy będą wspierać spółkę. W tym zakresie zarząd przede wszystkim powinien dokonać weryfikacji rynku pod względem ofert podmiotów uprawnionych do prowadzenia rejestru akcjonariuszy. Negocjacje warunków umowy oraz zwołanie walnego zgromadzenia, na którym zostanie podjęta uchwała w sprawie wyboru podmiotu mającego prowadzić rejestr akcjonariuszy, to zadania zarządu spółki, które powinny być zrealizowane w ścisłych ramach czasowych. Zarząd zobowiązany jest tak ustrukturyzować i zorganizować cały proces, aby zawrzeć umowę na prowadzenie rejestru niezwłocznie po wyborze dokonanym przez walne zgromadzenie, nie później jednak niż do 30 czerwca 2020 r.
Kolejnym ważnym etapem realizowanym przez zarząd, jest wezwanie akcjonariuszy do złożenia w spółce dokumentów papierów wartościowych podlegających dematerializacji. Zarząd spółki zobowiązany jest wezwać akcjonariuszy pięciokrotnie oraz udostępnić informacje o wezwaniu na stronie internetowej spółki. Ustawodawca określił spółkom również cykl przeprowadzania wezwań. Wezwania nie mogą być dokonywane w odstępie dłuższym niż miesiąc ani krótszym niż dwa tygodnie. Pierwszego wezwania zarząd zobowiązany jest dokonać do 30 czerwca 2020 r. Nawet zebranie wszystkich dokumentów w pierwszym wezwaniu nie zwalnia zarządu z obowiązku przeprowadzenia wszystkich pięciu wezwań.
Spółka zobowiązana jest zatem przeprowadzić pełen proces, niezależnie od poziomu aktywności akcjonariuszy. Złożenie przez akcjonariuszy dokumentów akcji w spółce odbywa się za pisemnym pokwitowaniem, co stwarza spółkom okazję do zebrania od akcjonariuszy niezbędnych oświadczeń oraz informacji, które mają zostać ujawnione w rejestrze.
Niezależnie od obowiązków wprost przewidzianych przepisami prawa, w toku czynności prowadzących do dematerializacji, zarząd powinien przyjrzeć się również regulacjom wewnętrznym spółki, w szczególności statutowi spółki, regulaminom programów motywacyjnych czy dokumentacji ustanowienia zabezpieczeń. Zmiany wymagać mogą między innymi postanowienia dotyczące przenoszenia i obciążania akcji, realizacji praw z papierów wartościowych oraz zwoływania walnych zgromadzeń. Jeszcze przed pierwszym wezwaniem akcjonariuszy warto rozważyć wprowadzenie do statutu spółki regulacji dotyczących trybu umarzania zniszczonych lub utraconych dokumentów akcji oraz innych dokumentów wydawanych przez spółkę. W przypadku braku regulacji statutowych, dotyczących utraconych lub zniszczonych dokumentów, spółka zobowiązana jest stosować przepisy dekretu o umarzaniu utraconych dokumentów. Postępowania takie są długotrwałe, co potencjalnie może uniemożliwić rejestrację wszystkich akcji w terminie.
Zdaniem autora
Trudno doszukiwać się podstawy prawnej, która przypisywałaby zarządowi odpowiedzialność za kompletność zebrania w spółce papierów wartościowych podlegających obowiązkowej dematerializacji. Natomiast niezrealizowanie obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy albo umowy o rejestrację w depozycie papierów wartościowych czy też nieprzeprowadzenie procesu wezwań akcjonariuszy na zasadach określonych przepisami prawa, grozi osobom odpowiedzialnym za prowadzenie spraw i reprezentację spółki karą grzywny do 20 tys. zł.
Artykuł ukazał się w dzienniku „Rzeczpospolita” w dniu 21-02-2020 r.
