Szkolenia bhp z prezentacją zdjęć załogi

Część pracodawców wykorzystuje zapisy z monitoringu wizyjnego w celu bieżącej kontroli poziomu bezpieczeństwa pracowników oraz do celów szkoleniowo-edukacyjnych z zakresu bhp. Dotyczy to np. zarejestrowanych prób ewakuacji, które służą do prezentacji szkoleniowych obrazujących sposób poprawnego zachowania się pracowników. Te zapisy są wykorzystywane zarówno jako zdjęcia, jak i nagrania wideo.

Nasuwają się pytania o legalność takich działań i konieczność spełnienia przesłanek wynikających zarówno z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (DzUrz UE L z 2016 r. nr 119, s. 1 ze zm.; RODO), jak i ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (dalej: ustawa o prawie autorskim).

Od 25 maja 2018 r. przepisy art. 222 i art. 223 kodeksu pracy regulują zasady dotyczące monitorowania pracowników, czyli monitoringu wizyjnego, monitorowania poczty elektronicznej, a także innych nie wymienionych wprost form monitoringu, takich jak np. GPS czy monitoring aktywności w sieci. Przepisy te wymieniają enumeratywnie, w jakich celach dopuszczalne jest monitorowanie pracowników.

– zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Analizując pierwszy punkt pod kątem wykorzystania monitoringu do bieżącej obserwacji pracowników, aby zapewnić im bezpieczeństwo w pracy czy też dla celów szkoleń z zakresu bhp, należy zaznaczyć, że przepisy nie definiują, na czym dokładnie miałby polegać cel, jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa pracowników. Mogłoby się wydawać, że cel ten można rozumieć także jako kontrolę bieżącą procesu pracy tak, aby motywować pracowników do przestrzegania przepisów bhp, a także aby zapobiegać w przyszłości wypadkom przy pracy. Wykorzystanie monitoringu w tym celu nie wymagałoby więc osobnej zgody pracowników.

Choć szkolenia z zakresu bhp wprawdzie służą głównie zapobieganiu w przyszłości wypadkom przy pracy, to jednak wydaje się, że wykorzystanie nagrań z monitoringu wizyjnego bez zgody pracowników do celów szkoleniowych z zakresu bhp nie spełnia przesłanki niezbędności do osiągnięcia celu zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom. Oznaczałoby to, że pracodawca jako administrator danych powinien posiadać odrębną zgodę pracowników na przetwarzanie nagrań z monitoringu wizyjnego dla celów szkoleniowych, w tym bhp.

Alternatywnym rozwiązaniem, gdyby pracodawca z jakichś względów nie mógł dysponować zgodą pracowników na przetwarzanie ich wizerunku z nagrań kamer dla celów szkoleniowych z zakresu bhp, mogłoby być dokonanie cyfrowej anonimizacji, czyli uniemożliwienia rozpoznania osób zarejestrowanych na nagraniach w taki sposób, aby uczestnicy szkolenia nie byli w stanie zidentyfikować nagranych osób. W większości zakładów osiągnięcie tego ostatniego nie jest możliwe – pracownicy znają się i są w stanie się rozpoznać nawet po takiej anonimizacji.

W Polsce prawo do rozpowszechniania wizerunku regulują przepisy ustawy o prawie autorskim. Rozpowszechnienie wizerunku to jego udostępnienie w taki sposób, że stworzona zostaje możliwość zapoznania się z wizerunkiem z góry bliżej nieokreślonemu, niezamkniętemu kręgowi osób. Zgodnie z art. 81 tej ustawy, rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej.

Termin „wizerunek” użyty w tym przepisie oznacza wytwór niematerialny, który za pomocą środków plastycznych przedstawia rozpoznawalną podobiznę danej osoby lub danych osób. Wizerunek może być utrwalony przez malarski portret, rysunek, fotografię [por. J. Barta (red.), R. Markiewicz (red.), Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych (…), dz.cyt.)].

Przepisy prawa autorskiego nie precyzują, jakie warunki musi spełniać prawnie wiążąca zgoda na rozpowszechnianie wizerunku. Częściowo pojawiające się wątpliwości rozstrzyga judykatura. Z pewnością zgoda musi być wyrażona wprost, w sposób niebudzący wątpliwości. Nie można też jej domniemywać, tak jak w przypadku zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Przepisy nie wprowadzają też żadnych wymogów co do formy zgody. Oznacza to, że może być ona wyrażona przez każde zachowanie ujawniające wolę danej osoby w sposób dostateczny, w tym ustnie lub w postaci elektronicznej. Należy jednak pamiętać, że administrator danych musi wykazać się posiadaniem takiej zgody ze względu na zasadę rozliczalności, o której mowa w ar. 5 ust. 2 RODO.

Zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku, udzielone na podstawie art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim, może być w każdym czasie odwołane, chyba że odwołanie to staje się bezprzedmiotowe, ponieważ interes majątkowy został już zrealizowany (np. gdy zdjęcie zostało już upublicznione w sposób określony przez strony). Odwołanie zgody działa więc ex nunc – tzn. od chwili złożenia stosownego oświadczenia woli na przyszłość (wyrok SA z Wrocławia z 26 lutego 2007 r., I ACa 1492/06).

W myśl art. 7 ust. 3 RODO zgoda na przetwarzanie danych w postaci rozpowszechniania wizerunku może być odwołana w każdym czasie, przy czym pozostanie ona bez wpływu na zgodność z prawem takiego przetwarzania przed jej odwołaniem. Osoba, której dane dotyczą, jest o tym informowana, zanim wyrazi zgodę. Wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie. Odwołanie zgody nie musi następować w taki sam sposób jak jej wyrażenie – administrator musi tylko zapewnić, aby było ono równie łatwe.

Administrator danych, którym w tym przypadku jest pracodawca, musi też wykonać obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 RODO. Jeśli zgoda została wyrażona w trakcie trwania stosunku pracy, to obowiązek informacyjny może zostać zrealizowany w części w zakresie związanym bezpośrednio z upublicznieniem wizerunku.

– wyznaczyć granice czasowe publikacji itp.

Artykuł ukazał się w dzienniku „Rzeczpospolita” w dniu 21-11-2019 r.