Ugodowy sposób na sprawę przed urzędem

2017-09-14

W związku z nowelizacją ustawy Kodeks postępowania administracyjnego z 14 czerwca 1960 r. (Dz.U. nr 30, poz. 168, ze zm.), która weszła w życie 1 czerwca 2017 r., do postępowania administracyjnego wprowadzono nową instytucję w postaci mediacji. Mediacja jako alternatywny sposób rozwiązywania sporów do tej pory funkcjonowała postępowaniu cywilnym, a także w postępowaniu przed sądami administracyjnymi, nie było jednak możliwości polubownego rozstrzygania kwestii spornych w ramach postępowania administracyjnego.

Zawiadomienie i mediator

Nowe przepisy nakładają na organ administracji publicznej obowiązek zawiadomienia strony o możliwości przeprowadzenia mediacji. W takim zawiadomieniu organ zwraca się do strony z pytaniem, czy wyraża ona zgodę na przeprowadzenie mediacji oraz propozycją wyboru mediatora. Strona jest zobowiązana do udzielani odpowiedzi na pytanie organu w terminie czternastu dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Mediacja jest z zasady dobrowolna, więc nie można jej prowadzić, jeżeli strona nie wyrazi zgody w wyznaczonym terminie.

Celem mediacji w postępowaniu administracyjnym jest wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz dokonanie ustaleń dotyczących jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa, w tym przez wydanie decyzji lub zawarcie ugody. Strona postępowania jest uprawniona do tego, żeby we wniosku wskazać mediatora. Jeżeli uczestnicy mediacji wyrażą zgodę na przeprowadzenie mediacji, organ administracji publicznej wyda postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji.

Nowelizacja k.p.a. nie wskazuje szczególnych wymagań nakładanych na osobę mediatora. Mediatorem może zostać osoba fizyczna, która ma pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych. W szczególności może to być mediator wpisany na listę stałych mediatorów lub do wykazu instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego przez prezesa sądu okręgowego, lub na listę prowadzoną przez organizację pozarządową, lub uczelnię, o której informację przekazano prezesowi sądu okręgowego. W przypadku, gdy organ prowadzący postępowanie jest uczestnikiem mediacji, mediatorem może być wyłącznie osoba wpisana na listę stałych mediatorów lub do wykazu instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego, prowadzonych przez prezesa sądu okręgowego, lub mediator wpisany na listę prowadzoną przez organizację pozarządową, lub uczelnię, o której informację przekazano prezesowi sądu okręgowego. Mediatorem w postępowaniu administracyjnym nie może być pracownik organu administracji publicznej, przed którym toczy
się postępowanie w sprawie, ponieważ byłoby to sprzeczne z zasadą bezstronności zawartą w art. 96g k.p.a.

W celu skierowania sprawy do mediacji, organ administracji publicznej wydaje odpowiednie postanowienie, w którym wskazuje mediatora wybranego przez uczestników mediacji, lub też mediatora wybranego przez organ administracji publicznej, posiadającego odpowiednią wiedzę i  umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju.

Ponadto organ administracji publicznej, kierując sprawę do mediacji, odracza rozpatrzenie sprawy na okres do dwóch miesięcy, jednak termin ten może zostać przedłużony na zgodny wniosek uczestników mediacji lub z innych ważnych powodów, jednak nie dłużej niż o miesiąc. W przypadku nieosiągnięcia celów mediacji określonych powyżej, w terminach, o których mowa, organ administracji publicznej wydaje postanowienie o zakończeniu mediacji i załatwia sprawę zgodnie z dotychczasową procedurą.

Konieczna tajemnica

Mediacja jest poufna, więc zarówno mediator, jak i uczestnicy mediacji oraz inne osoby biorące w niej udział zobowiązane są zachować w  tajemnicy wszelkie fakty, o  których dowiedzieli się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że uczestnicy mediacji postanowią inaczej. Propozycje ugodowe, ujawnione fakty lub oświadczenia złożone w toku mediacji nie mogą być wykorzystywane po jej zakończeniu, z wyjątkiem ustaleń zawartych w protokole z przebiegu mediacji.

Mediator prowadzi mediację, dążąc do polubownego rozwiązania sporu między innymi poprzez wspieranie uczestników mediacji w formułowaniu przez nich propozycji ugodowych. Po zakończeniu procesu mediacji mediator sporządza protokół z jej przebiegu i niezwłocznie przekazuje go organowi administracji publicznej w celu włączenia go do akt sprawy, a także zobowiązany jest doręczyć odpis tego protokołu uczestnikom mediacji. Protokół ten sporządza się na piśmie, a jego treść powinna obejmować takie elementy jak czas i miejsce przeprowadzenia mediacji, imiona i nazwiska oraz adresy uczestników mediacji, imię i nazwisko oraz adres mediatora, dokonane ustalenia co do sposobu załatwienia sprawy, podpis mediatora oraz uczestników mediacji. Jeżeli w wyniku mediacji zostaną dokonane ustalenia dotyczące załatwienia sprawy w granicach obowiązującego prawa, organ administracji publicznej załatwia sprawę zgodnie z tymi ustaleniami, zawartymi w protokole z przebiegu mediacji. Treść protokołu w takim przypadku jest dla organu wiążąca.

Mediator ma prawo do wynagrodzenia i zwrotu wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji, chyba że wyraził zgodę na prowadzenie mediacji bez wynagrodzenia. Koszty wynagrodzenia i zwrotu wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji pokrywa organ administracji publicznej, a w sprawach, w których może być zawarta ugoda, strony w równych częściach, chyba że postanowią one inaczej. Koszty mediacji są pokrywane niezwłocznie po jej zakończeniu.

W efekcie mediacji może dojść do zawarcia ugody przed mediatorem. Żeby zawarta w  ten sposób ugoda mogła wywierać takie same skutki prawne jak ugoda zawarta w trybie art. 114 k.p.a, nowelizacja wprowadziła także artykuł 121a, zgodnie z którym do ugody zawartej przed mediatorem stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące ugody zawartej przed organem administracji publicznej.

Wprowadzenie instytucji mediacji do postępowania administracyjnego wydaje się słusznym krokiem zapewniającym podmiotom prawa szerszy niż dotychczas, dostęp do polubownych sposobów zabezpieczenia interesów indywidualnych.

Zdaniem autorki

Zgodnie z nowymi przepisami mediacja będzie dopuszczalna zarówno w przypadku rozstrzygania kwestii spornych pomiędzy stronami postępowania, jak i pomiędzy stroną postępowania a organem administracji publicznej. Oznacza to dopuszczalność mediacji nie tylko w sprawach spornych między stronami postępowania, ale także w sprawach, gdzie występuje konflikt interesu publicznego z interesem indywidualnym jednostki. Nowe przepisy nie wskazują katalogu spraw, w jakich mediacja może być wykorzystana, a jedynie uzależniają jej dopuszczalność od charakteru sprawy, który musi pozwalać na jej przeprowadzenie. Dodatkową obligatoryjną przesłanką do skierowania sprawy administracyjnej do mediacji jest wymóg stanowiący, że mediacja w postępowaniu administracyjnym może być przeprowadzona dopiero w toku postępowania, nie zaś przed jego wszczęciem, jak ma to miejsce w przypadku mediacji uregulowanej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego. Ponadto mediacja w sprawach administracyjnych może być prowadzona na dowolnym etapie postępowania, zarówno w postępowaniu w I, jak i II instancji, aż do wydania decyzji administracyjnej przez właściwy organ.

Artykuł został opublikowany w dodatku do dziennika Rzeczpospolita 'Dobra Firma’ z dnia 13.09.2017 r.