Usługi na odległość bez kasy fiskalnej

2017-08-16

W praktyce przyjmuje się, że podmioty dokonujące dostaw towarów lub świadczenia usług wyłącznie na rzecz przedsiębiorców, organizacji oraz organów administracji w ogóle nie muszą posiadać kas rejestrujących. Regulacje ustawy o VAT nakazują bowiem ewidencjonowanie na kasie rejestrującej wyłącznie sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Wykonywanie sprzedaży na rzecz konsumentów nie zawsze wiąże się jednak z koniecznością posiadania kasy fiskalnej. Prawodawca przewidział bowiem szereg zwolnień z tego obowiązku – w tym również dla przedsiębiorców świadczących usługi opieki medycznej, usługi prawnicze lub usługi doradztwa podatkowego.

Trudno o zwolnienie

Na przestrzeni ostatnich lat zakres zwolnień ze stosowania kas był stopniowo ograniczany. W przeszłości podatnicy – w tym lekarze, prawnicy i doradcy podatkowi – dokonujący świadczeń na rzecz indywidualnych klientów nie mieli obowiązku instalacji kas, o ile obroty osiągane przez nich ze sprzedaży detalicznej nie przekraczały 40 tys. zł rocznie. W 2013 r. limit ten został ograniczony o połowę – do 20 tys. zł rocznie. Począwszy od 1 marca 2015 r. możliwość korzystania z ww. zwolnienia podmiotowego została całkowicie wyłączona m.in. w odniesieniu do sprzedaży usług opieki medycznej, usług prawniczych (z wyjątkiem czynności notarialnych) oraz usług doradztwa podatkowego. Lekarze, prawnicy i doradcy podatkowi dokonujący takich świadczeń na rzecz konsumentów musieli zatem zaopatrzyć się w kasy fiskalne i rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży za ich pomocą.

Została „furtka”

1 stycznia 2017 r. weszło w życie nowe rozporządzenie ws. zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Lekarze, prawnicy i doradcy podatkowi w dalszym ciągu nie mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego z kas fiskalnych. Co do zasady, kasy nadal są w ich przypadku obowiązkowe – niezależnie od wysokości obrotu osiąganego ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Nowe rozporządzenie uprawnia jednak do skorzystania zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania na kasie sprzedaży usług opieki medycznej (wykonywanych przez lekarzy i dentystów), usług prawniczych oraz usług doradztwa podatkowego, o ile:
są one świadczone wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość,
ich rezultat jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu tych środków.
Lekarze, prawnicy i doradcy podatkowi nie są zatem bezwzględnie zobowiązani do posiadania kasy fiskalnej. W ich przypadku konieczne jest jednak spełnienie dodatkowych wymogów uprawiających do preferencji.

Dodatkowe warunki

Skorzystanie ze zwolnienia w odniesieniu do ww. usług świadczonych na odległość jest możliwe pod warunkiem, że:
zapłatę za usługę usługodawca otrzyma na rachunek bankowy lub rachunek w SKOK,

z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności ona dotyczyła.
Chcąc skorzystać ze zwolnienia, lekarz, prawnik i doradca podatkowy powinien zatem uzgodnić z klientem zapłatę w formie przelewu. Najlepiej, aby jego tytuł jednoznacznie wskazywał, czego dotyczy. Usługodawca musi również prowadzić ewidencję wpłat otrzymanych od konsumentów i trwale przechowywać bankowe potwierdzenia przelewu. Na wypadek ewentualnej kontroli zasadnym jest również posiadanie dowodów potwierdzających, że dana usługa rzeczywiście została wykonana na odległość.

Na odległość – czyli jak?

Regulacje podatkowe nie wskazują, co należy rozumieć przez „środki porozumiewania się na odległość”. Zdaniem autora w tym przypadku może chodzić m.in. o telefon, faks, pocztę elektroniczną i tradycyjną oraz platformy internetowe umożliwiające udzielanie porad online.

Z dosłownego brzmienia przepisu wynika, że osobiste spotkanie z pacjentem lub klientem nie powinno jednak przekreślać szans na skorzystanie ze zwolnienia. Warunkiem zastosowania zwolnienia jest bowiem zdalne wykonanie usługi lub przekazanie jej rezultatu. W tym drugim przypadku osobisty kontakt – np. adwokata z klientem w celu omówienia stanu faktycznego sprawy i ustalenia honorarium – nie wyklucza bowiem możliwości późniejszego udzielenia porady telefonicznie lub przesłania projektu pozwu e-mailem.

Wśród osób fizycznych niebędących przedsiębiorcami coraz popularniejsze staje się korzystanie z porad prawnych i podatkowych udzielanych online. Stale rośnie też liczba kancelarii oferujących obsługę przede wszystkim za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Taki model biznesowy jest wykonalny w praktyce i uzasadniony oszczędnością czasu oraz możliwością świadczenia usług niezależnie od odległości dzielącej usługodawcę i usługobiorcę.

Wydaje się jednak, że największymi beneficjentami zwolnienia z kas dla usług świadczonych na odległość są kancelarie zorientowane na klienta biznesowego, które tylko okazjonalnie obsługują klientów indywidualnych. Jeżeli bowiem warunki współpracy z usługobiorcą zostaną ukształtowane w sposób umożlwiający spełnienie warunków do zastosowania zwolnienia, sporadyczne świadczenie usług na rzecz osoby fizycznej nie będzie się wiązało dla prawnika lub doradcy podatkowego z koniecznością zakupu i instalacji kasy.

Natomiast ww. zwolnienie z pewnością jest trudniejsze do zastosowania w przypadku usług opieki medycznej. Trudno bowiem wyobrazić sobie lekarza specjalistę lub dentystę wykonującego zabieg albo badającego pacjenta na odległość. Zdalne udzielanie porad lekarskich raczej nie jest praktykowane.

Jeżeli nie paragon, to co?

W razie spełnienia warunków do zastosowania zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, usługodawca nie ma obowiązku wystawienia paragonu. Z regulacji podatkowych nie wynika też konieczność wystawienia faktury – chyba, że zażąda tego sam klient lub pacjent. Żądanie takie może zostać zgłoszone nie później, niż w terminie trzech  miesięcy od wykonania usługi lub otrzymania zapłaty (licząc od końca miesiąca, w którym to nastąpiło). Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z 16 grudnia 2016 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2016 r., poz. 2177).

Zdaniem autora

Pomimo konsekwentnego zawężania kręgu czynności i podmiotów zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas fiskalnych, prawodawca przewidział jednak wyjątek umożliwiający lekarzom, prawnikom i doradcom podatkowym skorzystanie z preferencji. Rozwiązanie to należy ocenić pozytywnie – zarówno z perspektywy usługodawców, jak i Skarbu Państwa. Prawnicy, doradcy podatkowi i lekarze sporadycznie obsługujący klientów indywidualnych nie muszą już rezygnować z tego aspektu działalności wyłącznie z uwagi na brak kasy fiskalnej. Z drugiej strony możliwość skorzystania ze zwolnienia uzależniono od otrzymania zapłaty przelewem i prowadzenia odpowiedniej ewidencji – co umożliwia władzom podatkowym weryfikację rzetelności rozliczeń podatnika.

Artykuł został opublikowany w dodatku do dziennika Rzeczpospolita 'Dobra Firma’ z dnia 4.08.2017 r.