Wdrożenie PPK u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób

Następnie, 12 listopada 2019 r. upłynął termin na zawarcie umów o prowadzenie PPK. Kolejna grupa pracodawców zostanie objęta przepisami ustawy o PPK od 1 stycznia 2020 r. Dlatego w wielu przedsiębiorstwach już trwają przygotowania, aby sprostać zarówno wymaganiom prawnym jak i organizacyjnym PPK. Z publikowanych raportów wynika, że znaczna cześć organizacji ma poważne obawy co do poszczególnych aspektów wdrożenia. Przy czym na pierwszym miejscu najczęściej wskazuje się na trudności w dostosowaniu systemów informatycznych, w tym systemów kadrowo-płacowych, do nadchodzącej rzeczywistości.

Zgodnie z harmonogramem wdrożenia kolejną grupa pracodawców, którzy już od 1 stycznia 2020 r. zostaną objęci przepisami ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych będą podmioty, które według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r. zatrudniają co najmniej 50 osób. Dlatego pracodawcy, których liczba pracowników oscyluje w tych granicach powinni czym prędzej ustalić stan zatrudniania w powyższej dacie, aby być pewnymi, czy podlegają przepisom ustawy o PPK od nowego roku. Wydawać mogłoby się, że jest dość czasu na dostosowanie się do nowych obowiązków, bowiem zgodnie z przepisami przejściowymi ustawy o PPK, pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób, będą obowiązani do podpisania umowy o zarządzanie PPK w terminie do 24 kwietnia 2020 r. oraz umowy o prowadzenie PPK w terminie do 11 maja 2020 r. Objęci zgłoszeniem do PPK powinni być wszyscy pracownicy zatrudnieni na dzień 11 maja 2020 r. u danego pracodawcy, bez względu na długość stażu zatrudnienia. Od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego po zawarciu umowy o prowadzenie PPK, trzeba będzie obliczyć i pobrać pierwsze wpłaty do PPK, a następnie w terminie od 1 do 15 dnia następnego miesiąca przekazać wpłaty do instytucji finansowej. Pomimo powyższej perspektywy, czasu na wdrożenie PPK nie jest dużo. Z praktyki wynika, że przez wielu pracodawców proces wdrożenia został odłożony na ostatnią chwilę. Zwłoka wprowadzała w tych wypadkach nerwową atmosferę w zakładach pracy, tym bardziej, że kary za niewywiązanie się z obowiązków wynikających z ustawy sięgają 1 000 000 zł. Z doświadczeń przy wdrażaniu PPK u największych podmiotów wynika, że jest to proces złożony i czasochłonny. Dlatego, rozpoczęcie wdrażania PPK z odpowiednim wyprzedzeniem powinno być działaniem jak najbardziej pożądanym ze strony pracodawców.

Czasochłonność procesu prawidłowego wdrożenia PPK wynika ze złożonej procedury, narzuconej przepisami ustawy. W pierwszej kolejności pracodawca powinien opracować harmonogram wdrożenia, tak aby poszczególne etapy, z jednej strony nie zakłócały normlanego trybu funkcjonowania zakładu pracy, z drugiej natomiast, aby istniała pewność, że cały procesu zostanie zakończony przed upływem terminów ustawowych. Wybór instytucji finansowej powinien zostać poprzedzony konsultacjami z pracownikami. Zgodnie z art. 7 Ustawy o PPK pracodawca w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą w tym podmiocie zatrudniającym, wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK. Oczywiście trzeba zadbać, żeby przedstawiciele organizacji związkowej byli należycie umocowani do zawarcia porozumienia. Jeżeli w podmiocie zatrudniającym nie działa zakładowa organizacja związkowa, podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych, wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym. Konieczne będzie więc właściwe wyłonienie reprezentacji pracowników. Warto, aby osoby reprezentujące pracowników w ramach konsultacji, zostały zaznajomione z założeniami PPK oraz istotnymi przepisami Ustawy o PPK. Tylko wtedy wybór instytucji finansowej będzie można uznać za świadomy. Następnie należy dokonać przeglądu ofert poszczególnych instytucji. Aktualnie, na oficjalnym portalu mojePPK.pl prezentowane jest 20 ofert. Przy czym należy się spodziewać, że z czasem ich liczba może się zwiększać. Sama analiza treści ofert pod kątem ustawowych kryteriów wyboru wymaga dużego nakładu pracy. Poszczególne oferty należy badać nie tylko z perspektywy czysto ekonomicznej, ale także prawnej. Termin do zawarcia porozumienia z pracownikami będzie przypadał na 24 marca 2020 r. Co ważne, w okresie pomiędzy dokonaniem wyboru instytucji finansowej, a podpisaniem umowy o zarządzanie PPK (i w konsekwencji – umowy o prowadzenie PPK), pracodawcy powinni wykonać wiele innych czynności wdrażających, tj. przystosowanie systemów kadrowo-płacowych czy przeszkolenie pracowników kadr.