Władze spółek kapitałowych muszą przygotować się na zmiany
2022-08-25
Zarząd będzie miał liczne obowiązki informacyjne wobec rady nadzorczej. Rada zaś będzie mogła dokonywać rewizji stanu majątku spółki na podstawie informacji, dokumentów, sprawozdań i wyjaśnień zarządu.
Zmiany kodeksu spółek handlowych wejdą w życie 13 października 2022 r. Wprowadzone zostaną przepisy określające prawo grup spółek (tzw. prawo holdingowe). Zmianie ulegną przepisy dotyczące rad nadzorczych spółek kapitałowych, kadencji i mandatu członków organów spółek kapitałowych, a także wymogi dotyczące braku karalności członków organu, likwidatorów i prokurentów spółki. Czy spółki są gotowe na te zmiany?
Nowe prawo holdingowe
Spółki zyskają możliwość przystąpienia do formalnej grupy spółek. Spółka zależna będzie mogła podjąć uchwałę o uczestnictwie w grupie spółek ze wskazaniem spółki dominującej. Wówczas spółka dominująca będzie mogła wydać spółce zależnej uczestniczącej w grupie spółek wiążące polecenie dotyczące prowadzenia spraw spółki. Odmowa jego wykonania będzie mogła nastąpić jedynie w ściśle określonych przypadkach.
Co istotne, wykonanie wiążącego polecenia zwolni z odpowiedzialności cywilnej za szkodę wyrządzoną jego wykonaniem. Z tego dobrodziejstwa będą mogli skorzystać członkowie zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurenci oraz likwidatorzy spółek uczestniczących w grupie spółek.
Nowe regulacje będą miały zastosowanie tylko wtedy, gdy spółki zdecydują się na takie rozwiązanie. Nowelizacja nie nakłada obowiązku wprowadzenia grupy spółek. Zmiany nie niosą też za sobą żadnych konsekwencji związanych z brakiem uregulowania w umowie spółki postanowień o grupie spółek.
Przed wejściem w życie tych przepisów warto rozważyć, czy utworzenie grupy spółek w przypadku powiązanych ze sobą spółek będzie uzasadnione. Z pewnością będzie to zależało od struktury powiązanych ze sobą podmiotów.
Dodatkowe obowiązki
Zarząd spółki z o.o. będzie zobowiązany do protokołowania przebiegu każdego ze swoich posiedzeń, także w spółkach z jednoosobowym zarządem. Obecnie taki wymóg istnieje w spółkach akcyjnych.
Ponadto nowelizacja uszczegóławia zasady protokołowania. Protokoły podpisywać będzie musiał co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie. Odstępstwa od tej reguły mogą być ustanowione w umowie/statucie spółki lub regulaminie zarządu. Dotychczas protokoły podpisywali wszyscy obecni członkowie.
Wprowadzone zostaną obowiązkowe elementy protokołów zarządu spółki z o.o., tj.:
– porządek obrad,
– imiona i nazwiska obecnych członków,
– liczba głosów oddanych na poszczególne uchwały,
– zdania odrębne (votum separatum) z ewentualnym umotywowaniem.
Znowelizowane regulacje będą się wiązać ze zmianami w przygotowywaniu dokumentów w spółce. Od tego czasu proces zawierania wszystkich umów zostanie bardziej sformalizowany.
Należy mieć na uwadze, że zarząd będzie musiał podjąć uchwałę i ją zaprotokołować w każdej istotnej dla spółki kwestii. Z drugiej strony bez problemu będzie można wówczas w przyszłości powrócić do okoliczności podjętych przez zarząd decyzji.
Na zarząd nałożono też liczne obowiązki informacyjne związane z przekazywaniem danych i dokumentów radzie nadzorczej. Rada nadzorcza będzie uprawniona do dokonywania rewizji stanu majątku spółki. Będzie też mogła żądać od zarządu przekazania informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku.
Rady nadzorcze
Nowelizacja precyzuje zasady zwoływania i protokołowania posiedzeń rady nadzorczej sp. z o.o.
Posiedzenie rady nadzorczej będzie mogło się odbyć na podstawie zaproszenia lub bez zaproszenia. Zaproszenie nie będzie wymagane, jeśli członkowie wyrażą na to zgodę oraz nie sprzeciwią się wniesieniu poszczególnych spraw do porządku obrad.
Ponadto wdrożono, przez odpowiednie stosowanie, podobne zasady protokołowania posiedzeń rady nadzorczej, jak w przypadku posiedzeń zarządu. Wprowadzono także minimalną częstotliwość posiedzeń rady nadzorczej – w miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w każdym kwartale roku obrotowego.
ZDANIEM AUTORA
Piotr Szymczyk – radca prawny w Sendero Tax & Legal
Według ustawodawcy nowelizacja przepisów kodeksu spółek handlowych stanowi odpowiedź na potrzeby uczestników obrotu gospodarczego. Spora część nowych przepisów ma charakter dyspozytywny, tj. po ich wprowadzeniu do umowy spółki. Wobec tego nie wymagają one natychmiastowej interwencji organów spółek, a ich wdrożenie zależy od decyzji organów. Praktyka pokaże, czy władze spółek zdecydują się na rozwiązania wprowadzane nowelizacją. Niemniej część zmian ma charakter bezwzględnie obowiązujący, jak np. brak karalności za dodatkowe przestępstwa. Niezależnie od brzmienia przepisów, warto przyjrzeć się bliżej nowelizacji pod kątem jej zastosowania w konkretnej spółce.
Liczenie kadencji
Znowelizowane przepisy będą miały zastosowanie do już trwających mandatów i kadencji członków organów. Postanowiono zlikwidować odwieczny dylemat, jak liczyć kadencje organów spółek kapitałowych. Przesądzono, że należy to robić w oparciu o pełne lata obrotowe, a nie kalendarzowe – chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Wobec tego w spółkach, w których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, nie powinno być już wątpliwości co do sposobu obliczania kadencji. Zawsze będzie ona rozpoczynać się z początkiem 1 stycznia danego roku, a kończyć 31 grudnia danego roku. Natomiast mandat wygaśnie z dniem odbycia walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.
Brak karalności
W ramach nowelizacji zmienione zostaną też przepisy dotyczące niekaralności osób związanych ze spółką. Zmianie ulegnie przepis art. 18 § 2 k.s.h. Nastąpi rozszerzenie katalogu przestępstw, za które nie mogą być skazani prawomocnym wyrokiem członkowie organu, likwidatorzy i prokurenci spółki. Do tych osób trzeba będzie stosować nowy katalog przestępstw, które uniemożliwiają pełnienie funkcji po dniu wejścia w życie noweli.
Wkrótce te osoby nie będą mogły być skazane za przestępstwa z art. 587-5872, art. 590-591 k.s.h. oraz z art. 228-231 i rozdziału XXXIII-XXXVII kodeksu karnego Dodano zatem przepisy art. 5872 k.s.h. oraz art. 228-231 k.k.
Business judgement rule
We wprowadzonych przepisach odzwierciedlono też pojawiającą się już w ograniczonym zakresie w orzecznictwie zasadę Business Judgement Rule. Zakłada ona, że członek zarządu i rady nadzorczej może podejmować działania w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego. Nie narusza wówczas obowiązku dochowania staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, o ile postępuje w sposób lojalny wobec spółki.
Ustawodawca akcentuje, że przy takich ocenach pomocne będą informacje, analizy, opinie, którymi dysponował członek zarządu/rady nadzorczej przy podejmowaniu decyzji. Powyższe może przyczynić się do gromadzenia dokumentacji w obronie stanowiska (tzw. defense file). Warto zatem rozważyć dostosowanie do tego wewnętrznych zasad obowiązujących w spółce.
