Kto może odczytywać maile pracownika wysyłane ze służbowej skrzynki?
2021-03-15
– Czy pracodawca może odczytywać wiadomości mailowe pracowników wysłane z służbowej skrzynki pocztowej zawierające w tytule adnotację „wiadomość prywatna”?
Istnieje konflikt między prawem pracodawcy do przeprowadzania czynności monitorowania korespondencji służbowej pracownika, a prawem pracowników do ochrony ich prywatności wówczas, gdy wiadomości mają charakter prywatny.
Biorąc pod uwagę fakt, że pracodawca ma prawo i jednocześnie obowiązek zapewnienia sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa – w tym celu ma też prawo do nadzorowania sposobu, w jaki jego pracownicy wykonują zadania służbowe. Kontrola ta obejmuje swym zakresem obszar prowadzonej przez pracownika korespondencji służbowej.
Wynika to bezpośrednio z art. 223 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).
Jednocześnie ustawodawca w art. 223 § 2 wprowadził wyraźny zakaz naruszania tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika, tym samym ustanawiając ograniczenie płaszczyzny na jakiej pracodawca może dokonywać kontroli korespondencji znajdującej się na służbowej poczcie elektronicznej pracownika.
W świetle powyższego znaczącym jest przyjęcie domniemania, zgodnie z którym korespondencja prowadzona przez pracownika ze służbowej skrzynki e-mail jest prowadzona w imieniu pracodawcy, szczególnie gdy pracownik nie zaznaczył jej prywatnego charakteru (D. Dörre-Kolasa, [w:] A. Sobczyk (red.), Kodeks pracy. Komentarz, Warszawa 2020, wyd. 5, art. 11, Legalis). I właśnie z tego powodu kluczową kwestią jest właściwe oznaczenie wiadomości. Wówczas, gdy zostaje ona sygnowana jako „prywatna”, powyższe domniemanie zostaje obalone. Tym samym pracodawca nie ma prawa do odczytania takiej wiadomości, zaś sama ingerencja pracodawcy może zostać skutecznie sankcjonowana.
