Jak przygotować się na KSeF?
2023-08-30
Faktury ustrukturyzowane będą jedyną dopuszczalną formą dokumentowania transakcji pomiędzy podatnikami VAT.
Już od 1 lipca 2024 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym. KSeF oznacza niemałą rewolucję w fakturowaniu i w innych kluczowych procesach.
KSeF to system teleinformatyczny, który pozwala przedsiębiorcom wystawiać, otrzymywać i przechowywać faktury ustrukturyzowane. Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy VAT mają możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF oraz wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Od lipca 2024 r. system ten stanie się obowiązkowy.
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona za pomocą KSeF, w postaci elektronicznej (format XML). Od połowy 2024 r. faktury ustrukturyzowane – co do zasady – będą jedyną dopuszczalną formą dokumentowania transakcji pomiędzy podatnikami VAT.
Podatnicy będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane przy pomocy darmowej aplikacji KSeF udostępnianej przez Ministerstwo Finansów lub narzędzi komercyjnych, w tym systemów finansowo-księgowych wyposażonych w odpowiednie rozszerzenia.
Darmowa aplikacja – z uwagi na konieczność „manualnego” wystawiania lub wczytywania faktur – wydaje się mało praktycznym rozwiązaniem dla większych firm, które wystawiają po kilkaset lub kilka tysięcy dokumentów sprzedażowych miesięcznie. W przypadku tych podmiotów rekomendowane jest rozbudowanie posiadanych przez nich systemów finansowo-księgowych o nowe rozszerzenia umożliwiające korzystanie z KSeF. Systemy te powinny umożliwiać przede wszystkim:
- wystawianie faktur zgodnie ze strukturą logiczną faktur ustrukturyzowanych udostępnioną przez administrację skarbową;
- komunikowanie z systemem KSeF – w tym przesyłanie faktur do KSeF za pomocą API (interfejsu umożliwiającego łączenie i wymianę danych w komunikacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi) oraz odbieranie faktur i komunikatów z KSeF;
- uwierzytelnianie się użytkowników w KSeF.
Po wystawieniu i wysłaniu faktury do KSeF system ten przydziela fakturze unikalny numer identyfikujący, odrębny od numeru faktury wskazywanego w jej treści przez podatnika. Numer ten nie będzie jednak widoczny bezpośrednio w treści faktury ustrukturyzowanej – zostanie on ujawniony w UPO otrzymanym przez podatnika po wysłaniu i przetworzeniu faktury przez KSeF.
Z chwilą nadania przez KSeF numeru identyfikacyjnego (numeru wystawienia określonego w komunikacie UPO) faktura będzie uznawana za wystawioną i za otrzymaną.
Za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej będzie uznawana data jej przesłania do KSeF (będzie ona wskazana w UPO). W praktyce może się więc okazać, że data wystawienia wskazana przez podatnika w treści faktury będzie inna niż data przesłania dokumentu do KSeF. W takim przypadku faktura nie zostanie odrzucona przez KSeF – dla celów VAT za datę jej wystawienia należy przyjąć wówczas dzień wysyłki do KSeF.
Przygotowanie się na wdrożenie KSeF powinno zostać poprzedzone inwentaryzacją procesów wewnętrznych, a także zaplecza technicznego i wystawianych dokumentów. W szczególności warto przeprowadzić weryfikację:
- procesu fakturowania;
- aktualnie wystawianych faktur pod kątem danych i informacji, jakie mają znaleźć się na fakturach ustrukturyzowanych, oraz ich zgodności ze strukturą logiczną faktur ustrukturyzowanych udostępnioną przez administrację skarbową;
- obiegu dokumentów zakupowych;
- funkcjonalności posiadanego systemu finansowo-księgowego.
Celem przeprowadzenia powyższych działań jest ustalenie zakresu prac wdrożeniowych i wykrycie ewentualnych nieprawidłowości w ww. obszarach. W efekcie konieczne może okazać się wprowadzenie nowych lub uaktualnienie dotychczasowych procedur oraz narzędzi – w tym w szczególności oprogramowania.
Równie istotne wydaje się zaznajomienie personelu finansowo-księgowego z nowymi regulacjami, funkcjonalnością systemu KSeF oraz ewentualnymi zmianami wdrażanymi w przedsiębiorstwie. Rekomendowane jest zatem zapewnienie pracownikom odpowiednich szkoleń. Korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe za niespełna 11 miesięcy. Sankcje w postaci kar finansowych za uchybienia w obszarze e-fakturowania wejdą w życie nieco później, bo od 1 stycznia 2025 r. Czasu zostało już zatem niewiele – tym bardziej że dla większości podatników przygotowanie się do zmian będzie wiązać się ze sporym nakładem prac. Warto więc rozpocząć działania wdrożeniowe już dziś.
