Czy wymaganie potwierdzenia wysokości dochodów jest zgodne z prawem?
2020-03-20
W naszej firmie przyznanie świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest uzależnione od kryterium dochodowego. Pracowników, którzy są w zawiązkach małżeńskich, prosimy o przedstawienie deklaracji PIT małżonka. Wszystko po to, by potwierdzić wysokość dochodów. Czy takie działanie jest zgodne z prawem? Czy nie naruszamy przypadkiem przepisów RODO? – pyta pani Anna.
Przyznawanie świadczeń oraz ustalenie ich wysokości jest uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu socjalnego. Wynika to wprost z przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
W związku z tym pracodawca może domagać się od pracownika przedstawienia informacji, które pozwolą mu ocenić sytuację życiową oraz materialną pracownika. Dotyczy to również członków rodziny pracownika, z którymi pracownik wspólnie zamieszkuje i prowadzi gospodarstwo domowe.
Pracownik przekazuje pracodawcy te dane w formie oświadczenia. Pracodawca jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych zawartych w oświadczeniu na podstawie przepisów ustawy o ZFŚS.
Odpowiadając na pytanie czytelniczki – pracodawca może żądać od pracownika dostarczenia określonych dokumentów na potwierdzenie informacji zawartych w oświadczeniu. W szczególności może to być deklaracja podatkowa PIT współmałżonka. Dlatego praktyka zakładu pracy czytelniczki jest prawidłowa i zgoda z przepisami RODO.
Należy pamiętać jednak, że pracodawca może otrzymać ten dokument – PIT współmałżonka pracownika – wyłącznie do wglądu. Pracodawca nie może go kopiować lub skanować i przechowywać. Wynika to przede wszystkim z wyrażonej w RODO zasady minimalizacji przetwarzanych danych. Zgodnie z nią pracodawca może gromadzić tylko dane adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
PIT współmałżonka pracownika zawiera więcej danych osobowych niż te, których pracodawca potrzebuje do zweryfikowania danych z oświadczenia. Dlatego właśnie taki dokument nie powinien być przechowywany przez pracodawców. Takie stanowisko potwierdzają również wytyczne prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Odpowiedź ukazała się w dzienniku „Rzeczpospolita”
