Czy wymaganie potwierdzenia wysokości dochodów jest zgodne z prawem?

Przyznawanie świadczeń oraz ustalenie ich wysokości jest uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu socjalnego. Wynika to wprost z przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

W związku z tym pracodawca może domagać się od pracownika przedstawienia informacji, które pozwolą mu ocenić sytuację życiową oraz materialną pracownika. Dotyczy to również członków rodziny pracownika, z którymi pracownik wspólnie zamieszkuje i prowadzi gospodarstwo domowe.

Pracownik przekazuje pracodawcy te dane w formie oświadczenia. Pracodawca jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych zawartych w oświadczeniu na podstawie przepisów ustawy o ZFŚS.

Odpowiadając na pytanie czytelniczki – pracodawca może żądać od pracownika dostarczenia określonych dokumentów na potwierdzenie informacji zawartych w oświadczeniu. W szczególności może to być deklaracja podatkowa PIT współmałżonka. Dlatego praktyka zakładu pracy czytelniczki jest prawidłowa i zgoda z przepisami RODO.

Należy pamiętać jednak, że pracodawca może otrzymać ten dokument – PIT współmałżonka pracownika – wyłącznie do wglądu. Pracodawca nie może go kopiować lub skanować i przechowywać. Wynika to przede wszystkim z wyrażonej w RODO zasady minimalizacji przetwarzanych danych. Zgodnie z nią pracodawca może gromadzić tylko dane adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

PIT współmałżonka pracownika zawiera więcej danych osobowych niż te, których pracodawca potrzebuje do zweryfikowania danych z oświadczenia. Dlatego właśnie taki dokument nie powinien być przechowywany przez pracodawców. Takie stanowisko potwierdzają również wytyczne prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Odpowiedź ukazała się w dzienniku „Rzeczpospolita”