Dokumentacja w nowej odsłonie

We wrześniu na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji został zamieszczony, datowany na 13 września 2018 r., projekt rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Pojawienie się projektu jest związane m.in. z kwestią elektronizacji dokumentacji pracowniczej, a przepisy kodeksu pracy w tym zakresie zostały zmienione ustawą ze stycznia 2018 r. Projektowane rozporządzenie stanowi wykonanie upoważnienia ustawowego zawartego w art. 2981 k.p. w brzmieniu nadanym przez art. 1 pkt 6 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Trzeba oddać ustawodawcy, że zakłada sześciomiesięczny czas na dostosowanie się do nowych przepisów. Przedsiębiorcy wskazują jednak, że mimo to czują się zaskoczeni przez tak późne pojawienie się projektu rozporządzenia i brak pewności co do jego ostatecznego kształtu. Tym bardziej, że wprowadza ono duże zmiany w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji.

Największe wyzwania czekają tych pracodawców, którzy prowadzą teczki tysięcy pracowników. Trzeba też pamiętać, że pracodawcy muszą w istocie zaczekać do finalnej wersji tego aktu prawnego, aby rozpocząć dostosowanie się do nowych regulacji. Obecny projekt może bowiem jeszcze podlegać zmianom.

Odkodować trzeba, zgodnie z k.p., tytuł rozporządzenia, a zatem pojęcie „dokumentacji pracowniczej”. Tym pojęciem ustawodawca obejmuje obecnie łącznie akta osobowe pracowników, ale także inną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Do takiej rozporządzenie zalicza przede wszystkim wszelkie dokumenty związane z ewidencją czasu pracy, ale także listy wynagrodzeń.

Pojawia się pytanie o zasadność tak wprowadzonej zmiany. Pracodawcy wskazują, że logiczniejsze byłoby dodanie nowej części „D”, nie zaś ujęcie nowej części w środku akt osobowych, co spowoduje konieczność zmiany i przemianowania obecnej części „C” na „D”.

Dla przypomnienia – projektowane rozporządzenie wyodrębnia nową część „C” jako tę dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. Wyodrębnienie tej części akt uzasadnia się obowiązkiem usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomień o ukaraniu w przypadkach określonych w art. 113 k.p. lub wynikających z odrębnych przepisów.

Przydatna – przynajmniej z teoretycznego punktu widzenia – wydaje się zmiana, która na gruncie przepisów pozwala na odejście od ściśle chronologicznego układu dokumentów, na rzecz gromadzenia dokumentów w blokach tematycznych. Rozporządzenie precyzuje bowiem, że oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części B akt osobowych pracownika można przechowywać „w częściach, powiązanych ze sobą tematycznie, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery B1, B 2, i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej części”.

Ale nie tylko przemianowanie i dodanie nowej części akt będzie stanowiło wyzwanie. Pracodawców czeka też żmudna praca związana z identyfikacją wszystkich zmian, które wprowadza nowe rozporządzenie, aby prowadzić dokumentację w zgodzie z nowymi regulacjami. Wbrew pozorom tych zmian jest dużo. Część jest oczywista, jak np. rozszerzenie zakresu przechowywanej dokumentacji o wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, rodzicielskim lub ojcowskim. Ale są też trudniejsze do identyfikacji przykłady. Na przykład do tej pory pracodawcy w aktach osobowych w części B przechowywali wnioski pracowników o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, wnioski w zakresie skróconego tygodnia pracy czy pracy tzw. weekendowej. Obecnie rozporządzenie w ogóle nie przewiduje ich przechowywania w aktach osobowych, a mówi o nich w części dotyczącej ewidencji czasu pracy pracownika – a zatem przy dokumentacji niebędącej sensu stricte aktami osobowymi.

Dużo emocji budzi projektowany § 6 rozporządzania dotyczący innej niż akta osobowe dokumentacji pracowniczej, szczególnie w zakresie ewidencji czasu pracy. Rozporządzenie zakłada np. obowiązek przechowywania rozkładów czasu pracy z potwierdzeniem otrzymania przez pracownika (art. 129 § 3 k.p.). Przy braku sprecyzowania formy takiego potwierdzenia, pracodawcy – jak się wydaje, słusznie – zakładają, że jedyną bezpieczną formą będzie forma pisemna z podpisem pracownika.

Z ostateczną oceną tych rozwiązań i ich praktycznym zastosowaniem trzeba będzie jednak zaczekać do chwili ustalenia ostatecznego tekstu rozporządzenia.

Projekt daje stosunkowo krótki okres na wydanie kopii takiej dokumentacji. Mówi bowiem o 14 dniach od wpłynięcia wniosku uprawnionej osoby. Trzeba tu przypomnieć, że wprowadzone niedawno przepisy k.p. dają uprawnienie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej nie tylko pracownikowi, ale także określonym w kodeksie członkom rodziny. W praktyce może się okazać konieczne zweryfikowanie, czy wnioskująca osoba rzeczywiście jest uprawiona w danej sytuacji do uzyskania kopii dokumentacji. W takiej sytuacji termin 14 dni na wydanie może się okazać za krótki. Tym bardziej, gdy będzie trzeba wykonać kopię całej dokumentacji długoletniego pracownika lub poprosić o akta przechowywane w innym mieście niż miejsce złożenia wniosku.

Rozporządzenie będzie także stawiało wyzwania i konkretne wymagania w zakresie zabezpieczeń informatycznych. Służby IT pracodawców szczególnie powinny zwrócić uwagę na rozdział 3 i 4 rozporządzenia.

ZDANIEM AUTORA:

Po ogłoszeniu ostatecznego tekstu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, służby kadrowe pracodawców czeka sporo pracy przy dostosowaniu obecnego kształtu akt osobowych do nowych wymogów. Pewnym pocieszeniem może być to, że opisane zmiany będą musiały być wykonane tylko w stosunku do osób będących w stosunku pracy na 1 stycznia 2019 r. (i oczywiście dla wszystkich nowych pracowników zatrudnionych po tej dacie). Nie będzie konieczności dostosowania do nowej regulacji akt byłych pracowników.

Artykuł ukazał się w dzienniku „Rzeczpospolita” w dniu 15-11-2018r.