Nowe przepisy wymuszą na firmach wdrożenie compliance
2021-03-23
W Ministerstwie Sprawiedliwości trwają prace nad Ustawą o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Nowe regulacje zakładają sankcje nawet do 30 milionów złotych. Sposobem, aby ich uniknąć jest wdrożenie systemu compliance.
Projektowane zmiany diametralnie zmienią zasady odpowiedzialności przedsiębiorstw. Zgodnie z projektem firmy będą ponosiły odpowiedzialność nie tylko za przestępstwa popełnione przez ich kierownictwo, ale także za przestępstwa popełnione przez podwykonawców, czy pracowników jeżeli firma choćby pośrednio uzyskała korzyść z jego popełnienia.
Na czym polega pośrednie uzyskanie korzyści? Wyobraźmy sobie sytuację, że przedsiębiorstwo korzysta z usług zewnętrznej firmy odbierającej odpady. Firma została wybrana ze względu na przedstawienie najkorzystniejszej oferty cenowej. Następnie okazało się, że zamiast odpady utylizować, firma wylewa je do rzeki, co stanowi przestępstwo. Ponieważ przedsiębiorstwo, które zleciło utylizację odpadów uzyskało korzyść w postaci zapłaty niższej ceny niż rynkowa, to na mocy nowych przepisów będzie zobowiązane do ich zwrotu.
Od odpowiedzialności za bezprawne działanie kontrahentów, czy pracowników będzie się można uchylić, pod warunkiem, że przedsiębiorstwo wdroży skuteczny i efektywny system zgodności działalności z prawem – tzw. compliance.
ROLA COMPLIANCE W PRZEDSIĘBIORSTWIE
Do zadań compliance będzie należało określenie i stosowanie procedur mających zapewnić zgodność działalności przedsiębiorstwa z przepisami prawa – przede wszystkim w obszarze jego działalności. Każde przedsiębiorstwo ze względu na swoją specyfikę, ale także na branżę w której funkcjonuje będzie charakteryzowało się innymi rodzajami ryzyk regulacyjnych. Są jednak wspólne mianowniki jak na przykład przeciwdziałanie korupcji – zarówno czynnej, jak i biernej.
Oprócz weryfikowania działalności przedsiębiorstwa compliance będzie musiało sprawdzać pracowników i kontrahentów. Sposobem takiej weryfikacji będzie korzystanie z powszechnie dostępnych informacji, ale także postawienie pracownikom i kontrahentom określonych wymagań i bieżące weryfikowanie, czy są one spełniane. Oczywiście wszystkie działania compliance powinny zostać udokumentowane – tylko wtedy, w sytuacji popełnienia przestępstwa przez przedsiębiorstwo lub jego pracowników czy kontrahentów będzie można skutecznie się bronić wykazując, że wprowadzono właściwe mechanizmy zapobiegawcze.
WDROŻENIE COMPLIANCE
Compliance to nie tylko procedura. To opracowanie systemu, którego celem jest zapewnienie zgodności działalności przedsiębiorstwa z przepisami prawa. W ramach wdrożenia konieczne będzie utworzenie w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa komórki, której zadaniem będzie weryfikowanie obowiązujących w firmie procedur, ale także nadzór nad prawidłowością ich wykonania. Osobom odpowiedzialnym za zapewnienie zgodności będzie trzeba nadać kompetencje oraz zapewnić niemal nieograniczony dostęp do informacji, aby system działał efektywnie. Compliance oprócz funkcji doradczych powinien również posiadać uprawnienia kontrolne. W końcu należy stworzyć system raportowania, aby zarząd i kierownictwo firmy było na bieżąco informowane o ryzykach braku zgodności działalności z prawem.
Projektowana ustawa zakłada również wprowadzenie w firmach ochrony sygnalistów, czyli osób, które w interesie przedsiębiorstwa informują o stwierdzonych lub choćby potencjalnych nieprawidłowościach. Firmy będą musiały zbudować system zgłoszeń, który będzie zapewniał sygnalistom anonimowość. Zgłoszenia będą musiały być weryfikowane i analizowane, a samym sygnalistom będzie musiała zostać zapewniona ochrona przed potencjalnymi działaniami odwetowymi, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.
WPŁYW NOWYCH REGULACJI NA FUNKCJONOWANIE BIZNESU
Nowe regulacje istotnie wpłyną na funkcjonowanie biznesu. Przy powszechnej weryfikacji kontrahentów trudniej będzie wejść na rynek nowym firmom, które mogą nie być w stanie spełnić stawianych przed nimi wymagań.
Innym aspektem jest wzrost kosztów funkcjonowania firm. Dotyczy to zarówno kosztów wdrożenia i utrzymania systemu compliance, ale także kosztów związanych z większym sformalizowaniem procesów biznesowych, co będzie miało przełożenie na ich efektywność.
Wdrożenie compliance niesie ze sobą także zalety. Jak pokazują przykłady krajów, w których takie regulacje już funkcjonują, firmy po pierwszym okresie „uczenia się” nowych standardów zaczęły dostrzegać korzyści z ich wprowadzenia. Okazało się, że polepszyła się jakość usług świadczonych przez kontrahentów oraz zmalała liczba fraudów dokonywanych przez pracowników.
Artykuł został opublikowany w internetowym wydaniu dziennika ,,Rzeczpospolita”
