Ustawa o doręczeniach elektronicznych: korespondencja z podmiotami publicznymi będzie przybierała formę elektroniczną

W ciągu najbliższej dekady korespondencja z podmiotami publicznymi będzie stopniowo przybierała formę elektroniczną.

7 października Sejm uchwalił ustawę o doręczeniach elektronicznych, mającą na celu implementowanie do polskiego porządku prawnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (Rozporządzenie eIDAS). Tekst ustawy został przekazany do Senatu celem prowadzenia nad nim dalszych prac.

OBOWIĄZKOWY E-ADRES

Zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych, w ciągu najbliższej dekady korespondencja z podmiotami publicznymi będzie stopniowo przybierała formę elektroniczną. Ma się ona odbywać pod dwoma głównymi postaciami: publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczonej przez państwo oraz kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczonej przez odpowiednie podmioty certyfikowane. Podmioty publiczne będą korzystać z usługi publicznej zaś podmioty niepubliczne będą mogły wybrać pomiędzy publiczną usługą e-doręczenia a kwalifikowaną usługą e-doręczenia.

Podmiot publiczny będzie obowiązany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. W tym celu będzie musiał złożyć odpowiedni wniosek do ministra właściwego ds. informatyzacji, który nada mu adres do doręczeń elektronicznych oraz przyporządkuje do niego skrzynkę doręczeń. Do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych będą również obowiązane wskazane w ustawie podmioty niepubliczne, które często komunikują się z podmiotami publicznymi: wykonujący zawód adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi oraz notariusze, radcy Prokuratorii Generalnej RP wykonujący czynności służbowe.

Także przedsiębiorcy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS oraz CEIDG będą obowiązani posiadać taki adres, ale nie muszą w tym celu składać wniosku. Dla pozostałych osób fizycznych korzystanie z usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie fakultatywne, a adres będzie im przydzielany na wniosek na 3 lata z możliwością przedłużenia (w przeciwieństwie do bezterminowego, przydzielanego podmiotom objętym obowiązkiem).

BAZA ADRESÓW ELEKTRONICZNYCH

Niepokoimy się już nieco, jak taki adres do doręczeń będzie wyglądał, czy będzie go łatwo zapamiętać i czy będzie łatwo o pomyłkę w doręczeniu. Adres do doręczeń elektronicznych jest równoznaczny z adresem elektronicznym wskazanym w ustawie z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną i stanowi oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności (ale nie tylko) poczty elektronicznej.

Adres do doręczeń elektronicznych wpisany będzie do bazy adresów elektronicznych, czyli publicznego rejestru prowadzonego przez ministra właściwego ds. informatyzacji, w którym zapisane będą adresy do doręczeń elektronicznych podmiotów korzystających z tej usługi. Będzie to więc publiczna książka adresowa.

Gdy doręczenie przez publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego nie będzie możliwe, ma być wykorzystywana druga postać, czyli doręczenie z wykorzystywaniem publicznej usługi hybrydowej. Przy tej metodzie podmiot publiczny wysyła korespondencję w postaci dokumentu elektronicznego, która następnie jest przekształcana w przesyłkę listową i w takiej formie doręczana. Obie usługi będą świadczone przez operatora wyznaczonego, którym na okres do końca 2025 roku została Poczta Polska.

MOMENT OTRZYMANIA KORESPONDENCJI

Istotnym obowiązkiem spoczywającym na podmiotach korzystających z usługi niebędących osobami fizycznymi będzie wyznaczenie administratora skrzynki doręczeń, czyli osoby nią zarządzającej. Trudno jeszcze powiedzieć, jak dokładnie będzie wyglądało korzystanie z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Za wyjątkiem niektórych przepisów, ustawa ma wejść w życie 1 października 2021 roku, ale całkowite przejście na elektroniczne doręczenia nastąpi dopiero 1 października 2029, więc np. w przypadku postępowania cywilnego wnoszenie pism na adres do doręczeń elektronicznych sądu będzie mogło być dokonywane, jeśli warunki techniczne i organizacyjne sądu to umożliwiają. W przeszłości wprowadzanie w życie tego typu rozwiązań często wiązało się z opóźnieniami, jak np. w przypadku w pełni elektronicznego KRS. Na ten moment wiadomo, że w myśl ustawy prowadzonych będzie równolegle kilka systemów teleinformatycznych. Te nadzorowane przez ministra właściwego ds. informatyzacji będą zawierały m.in. bazę adresów elektronicznych wraz z wyszukiwarką oraz umożliwiały dostęp do publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej. Z tymi systemami zintegrowany będzie system operatora wyznaczonego obsługujący usługi.

Najistotniejsza pozostaje kwestia momentu, od którego korespondencję uznaje się za otrzymaną przez adresata: w przypadku podmiotu niepublicznego w momencie odebrania (lub po upływie 14 dni od wpłynięcia na adres do doręczeń elektronicznych, jeśli nie została odebrana), zaś w przypadku podmiotów publicznych już w momencie wpłynięcia na odpowiedni adres. Jako odebranie korespondencji należy rozumieć każde działanie adresata, powodujące, że dysponuje on dokumentem i może zapoznać się z jego treścią. Korzystanie z usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego co do zasady będzie podlegało opłacie, ale ta nie będzie pobierana przy przekazywaniu korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi oraz przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego, czyli w znacznej większości przypadków. Operator wyznaczony będzie też ponosił odpowiedzialność, jeśli korespondencja nadana w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego nie dotrze do adresata w ciągu 24 godzin, a w ramach publicznej usługi hybrydowej – 14 dni roboczych. Niewątpliwą zaletą doręczeń elektronicznych będzie przyspieszenie wszelkiego rodzaju postępowań, a także oszczędności związane z brakiem potrzeby nadawania korespondencji pocztą tradycyjną.

Artykuł ukazał się w internetowym oraz papierowym wydaniu dziennika ,,Rzeczpospolita”