Wizerunek pracownika można wykorzystać pod pewnymi warunkami

Umieszczanie zdjęć pracownika w intranecie jest sytuacją szczególną. Dostęp do tego wewnętrznego systemu ma bowiem ściśle określony krąg osób, czyli pracowników, którzy znają się nawzajem.

Część pracodawców wykorzystuje wizerunki swoich pracowników – utrwalone podczas spotkań z klientami, wyjazdów integracyjnych czy dni otwartych – w ramach swoich wewnętrznych publikacji, takich jak intranet czy gazetka zakładowa. Pojawia się pytanie o legalność tego typu praktyk.

Przesłanką legalizującą przetwarzanie wizerunku pracownika może być art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (DzUrz UE L z 2016 r. Nr 119, s. 1 ze zm.; dalej: RODO), czyli niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. W przypadku ustalenia, że interesy podmiotu danych lub też jego podstawowe prawa i wolności mają charakter nadrzędny nad prawnie uzasadnionym interesem administratora, przetwarzanie danych w oparciu o wskazany przepis nie będzie dozwolone.

Usprawiedliwiony cel

Z uzasadnionym interesem pracodawcy oraz z niezbędnością przetwarzania będziemy mieli do czynienia np. w sytuacji, gdy zdjęcia pracowników wraz z imionami i nazwiskami będą umieszczane na kartach dostępu do pomieszczeń ze względów bezpieczeństwa.

Sytuacja umieszczania zdjęć pracownika w intranecie jest sytuacją szczególną. Dostęp do tego wewnętrznego systemu ma bowiem ściśle określony krąg osób, czyli pracowników, którzy znają się nawzajem. Można przyjąć, że takie działanie pracodawcy będzie się mieściło w granicach jego usprawiedliwionego celu zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Należy pamiętać, że w niektórych sytuacjach może nawet wystąpić konieczność umożliwienia wizualnej identyfikacji pracownika wynikająca np. z zakresu jego obowiązków, charakteru wykonywanej pracy czy potrzeb pracodawcy związanych z konkretnym stanowiskiem pracy (zob. Poradnik Urzędu Ochrony Danych Osobowych „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców” z października 2018 r.).

Wizerunek pracownika może być przetwarzany w wewnętrznym systemie informatycznym pracodawcy (tzw. intranecie) pod warunkiem, że umieszczenie zdjęć w intranecie ma służyć polepszeniu i usprawnieniu zarządzania firmą, a dostępu do nich nie mają osoby z zewnątrz. Na upublicznienie w ten sposób wizerunku pracownika nie jest konieczna jego zgoda.

Prawo sprzeciwu

Gdyby jednak w ocenie pracownika wspomniana praktyka godziła np. w jego dobro, może on skorzystać z prawa sprzeciwu z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją takiej osoby, o którym mowa w art. 21 ust. 1 RODO. Zgodnie z tym przepisem osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f, w tym profilowania na podstawie tych przepisów. Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Ze szczególną sytuacją uzasadniającą zaprzestanie przetwarzania danych osobowych pracownika możemy mieć do czynienia np. w sytuacji, gdy nagrania z monitoringu ujawniają lub grożą ujawnieniem danych związanych ze sferą intymną pracownika czy jego życia rodzinnego, a także np. danych dotyczących jego stanu zdrowia, preferencji seksualnych itp.

Przesłanka z art. 6 ust. 1 lit. f RODO nie będzie jednak spełniona dla przetwarzania polegającego na upublicznieniu wizerunku. Wydaje się, że publikacja wizerunku pracownika w gazetce zakładowej czy na publicznie dostępnej stronie internetowej pracodawcy będzie wymagała jego wcześniejszej zgody. Gazetka zakładowa może być bowiem udostępniana osobom spoza zakładu pracy.

Prawa autorskie

Prawo do rozpowszechniania wizerunku regulują przepisy ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jedn. DzU z 2019 r. poz. 1231; dalej: ustawa o prawie autorskim). Rozpowszechnienie wizerunku to jego udostępnienie w taki sposób, że stworzona zostaje możliwość zapoznania się z wizerunkiem z góry bliżej nieokreślonemu, niezamkniętemu kręgowi osób.

Zgodnie z art. 81 ustawy o prawie autorskim rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. Termin „wizerunek” użyty w tym przepisie oznacza wytwór niematerialny, który za pomocą środków plastycznych przedstawia rozpoznawalną podobiznę danej osoby (lub danych osób). Wizerunek może być utrwalony przez malarski portret, rysunek, fotografię (zob. J. Barta (red.), R. Markiewicz (red.), Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Komentarz, wyd. V, opublikowano: LEX 2011).

Bez wątpliwości

Przepisy prawa autorskiego nie precyzują, jakie warunki musi spełniać prawnie wiążąca zgoda na rozpowszechnianie wizerunku. Z pewnością musi być ona wyrażona wprost, w sposób niebudzący wątpliwości; nie można też jej domniemywać – tak jak w przypadku zgody na przetwarzanie danych osobowych. Pojawiające się wątpliwości częściowo rozstrzyga judykatura. Aktualna pozostaje teza z wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 12 lutego 1998 r. (I ACa 1044/97), w myśl którego zgoda na rozpowszechnienie wizerunku musi być niewątpliwa, zatem osoba jej udzielająca musi mieć pełną świadomość nie tylko formy przedstawienia jej wizerunku, ale także miejsca i czasu publikacji, zestawienia z innymi wizerunkami i towarzyszącego jej komentarza.

Sam brak sprzeciwu wobec fotografowania, a nawet pozowanie do zdjęć, może oznaczać jedynie zgodę na utrwalenie wizerunku, ale nie na jego rozpowszechnianie (zob. wyrok SA w Poznaniu z 30 maja 2006 r., I ACa 246/05 oraz wyrok SA w Warszawie z 10 lutego 2005 r., I ACa 509/04).

Przepisy nie wprowadzają też żadnych wymogów co do formy zgody. Oznacza to, że może być ona wyrażona przez każde zachowanie ujawniające wolę danej osoby w sposób dostateczny, w tym ustnie lub w postaci elektronicznej. Należy jednak pamiętać, że administrator danych musi wykazać się posiadaniem takiej zgody ze względu na zasadę rozliczalności, o której mowa w art. 5 ust. 2 RODO.

Osoba przedstawiona na fotografii (lub innym materialnym nośniku jej wizerunku), może dowolnie ograniczyć zakres zezwolenia na jego rozpowszechnianie: zezwolić na publikację tylko w oznaczonym czasopiśmie i/lub tylko w związku z oznaczonymi okolicznościami (np. w związku z określonym tekstem artykułu prasowego), wyznaczyć granice czasowe publikacji itp. (zob. wyrok SA w Krakowie z 19 grudnia 2001 r., I ACa 957/01, TPP 2002, nr 3, s. 107).

Zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku udzielone na podstawie art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim może być w każdym czasie odwołane, chyba że to odwołanie staje się bezprzedmiotowe, ponieważ interes majątkowy został już zrealizowany (np. gdy zdjęcie zostało już upublicznione w sposób określony przez strony). Odwołanie zgody działa więc ex nunc – tzn. od chwili złożenia stosownego oświadczenia woli na przyszłość (wyrok SA z Wrocławia z 26 lutego 2007 r., I ACa 1492/06).

Publikacja bez zgody

Zezwolenie pracownika na upublicznienie jego wizerunku nie jest wymagane, jeśli otrzymał on umówioną zapłatę za pozowanie, chyba że – najpóźniej w chwili ustalania wysokości zapłaty – wyraźnie sprzeciwił się rozpowszechnianiu swojego wizerunku (zob. art. 81 ust. 1 zdanie 2 ustawy o prawie autorskim).

Zezwolenia nie wymaga również rozpowszechnianie wizerunku:
– osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych,

– osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza (art. 81 ust. 2 ustawy o prawie autorskim).

Jeśli więc pracodawca dysponuje zdjęciami, gdzie pracownicy stanowią jedynie szczegół całości, na którą składa się zgromadzenie czy krajobraz, to zgoda na rozpowszechnianie takich zdjęć nie jest wymagana. Chodzi tu o przypadki, gdy wizerunek osoby na zdjęciu stanowi jedynie przypadkowy element. Takie przedstawienie wizerunku nie wymaga zezwolenia, ponieważ usunięcie wizerunku tej osoby nie zmienia charakteru filmu ani sposobu przedstawienia jego problematyki (wyrok SA w Warszawie z 10 lutego 2005 r., I ACa 509/04).

Zdaniem autorki

Przepisy prawa nie definiują pojęcia imprezy. Za imprezę o charakterze publicznym należałoby uznać imprezę dostępną dla wszystkich potencjalnych uczestników, bez względu na wiek, płeć itp. Wewnętrznych imprez integracyjnych pracowników nie można jednak traktować jako imprez publicznych, ponieważ są to imprezy zamknięte przeznaczone wyłącznie dla osób zatrudnionych u danego pracodawcy. Dlatego też w przypadku takich imprez nie ma zastosowania wyjątek od obowiązku pozyskania zgody zawarty w art. 81 ust. 2 pkt 2 in fine ustawy o prawie autorskim.

Artykuł ukazał się w dzienniku „Rzeczpospolita” w dniu 30-01-2020 r.