• PRAWO I POSTĘPOWANIA CYWILNE

Zmiany w doręczeniach elektronicznych – o czym powinni pamiętać przedsiębiorcy i profesjonalni pełnomocnicy?

2023-12-06

Obecnie do dnia 30 grudnia br. adres do e-Doręczeń muszą posiadać przedstawiciele zawodów zaufania publicznego oraz przedsiębiorcy wpisywani do KRS (Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 22 listopada 2023 r.). Minister Cyfryzacji zapowiedział przy tym przedłożenie projektu ustawy zmieniającej maksymalny termin wdrożenia obowiązku stosowania doręczeń elektronicznych na dzień 1 stycznia 2025 r. z pierwotnie ustalonego 1 stycznia 2024 r.  W związku z tym, po wejściu w życie ustawy zmieniającej należy oczekiwać kolejnych Komunikatów przesuwających zarówno terminy wdrożeń wyznaczone na dzień 30 grudnia 2023 r., jak i terminy zależne od tej daty. Każdy przedsiębiorca oraz profesjonalny pełnomocnik może jednak wcześniej zdecydować się na założenie elektronicznej skrzynki doręczeń.

Czym są e-Doręczenia? 

E-Doręczenia wprowadzone do polskiego porządku prawnego ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (dalej: u.d.e.) służą wysyłaniu, odbieraniu i przechowywaniu oficjalnej korespondencji (np. pism urzędowych, korespondencji sądowej czy decyzji administracyjnych). Korzystanie z e-Doręczeń w korespondencji z podmiotami publicznymi jest możliwe po uzyskaniu indywidualnego adresu do doręczeń elektronicznych (dalej: ADE) umożliwiającego jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata oraz wpisaniu adresu do bazy adresów elektronicznych prowadzonej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji (dalej: BAE). Wiadomość wysłana w ten sposób ma taki skutek prawny, jak list polecony za potwierdzeniem odbioru. E-Doręczenia docelowo mają zastąpić korespondencję przez ePUAP oraz tradycyjną korespondencję listowną, w tym również w każdym procesie administracyjnym, sądowym czy cywilnym.

Adres do e-Doręczeń może być powiązany z:

• publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (dalej: PU RDE), którą świadczy operator wyznaczony (obecnie jest nim Poczta Polska S.A.) albo
• kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (dalej: kwalifikowana usługa RDE) świadczoną przez podmioty komercyjne.

– jednak kontakt z podmiotami publicznymi wyłącznie przy wykorzystaniu PU RDE ma bezpłatny charakter.

Podmioty niepubliczne (np. spółki) – w przeciwieństwie do podmiotów publicznych (np. organów administracji) – mogą dokonać wyboru, czy chcą korzystać z usług dostawcy publicznego, czy też niepublicznego (art. 23-24 u.d.e.). Przy czym w tym drugim przypadku powinny złożyć wniosek o wpis adresu do e-Doręczeń do BAE, co jest równoznaczne z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres (art. 7 u.d.e.). W przypadku braku wpisania do BAE, doręczenie korespondencji będzie następowało na adres do doręczeń elektronicznych, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję (art. 4 ust. 2 u.d.e.). W sytuacji zaś braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiot publiczny wykorzysta do tego usługę hybrydową, czyli przekształci dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych w przesyłkę listową (art. 5 u.d.e. w zw. z art. 46 u.d.e.).

Bez wątpienia zaletą systemu e-Doręczeń jest generowany w jego ramach dowód prawny otrzymania korespondencji służący wykazaniu faktu jej doręczenia. W przypadku podmiotu publicznego dowód otrzymania wystawiany jest od razu po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego. W przypadku podmiotów niepublicznych dowód otrzymania wystawiany jest dopiero w momencie faktycznego odebrania korespondencji lub w przypadku nieodebrania korespondencji w ciągu 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny (art. 40 i nast. u.d.e.).

Z e-Doręczeń będzie można korzystać m.in. przez:

• skrzynkę e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl,
• skrzynkę na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
• system kancelaryjny EZD zintegrowany z e-Doręczeniami,
• aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.

Założenie adresu do e-Doręczeń

Rozpoczęcie korzystania z e-Doręczeń przez podmioty niepubliczne wymaga kolejno:

• złożenia podpisanego przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu wniosku zawierającego dane określone w art. 14 ust. 1 u.d.e. (np. za pośrednictwem Biznes.gov.pl) o utworzenie adresu do e-Doręczeń oraz podpisanie go profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią elektroniczną lub e-dowodem (w przypadku pełnomocnika lub prokurenta konieczne jest załączenie pełnomocnictwa albo jego kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem).;
• wyznaczenie administratora skrzynki w przypadku przedsiębiorcy (przy czym przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zarządzać skrzynką sam), który może wysyłać i odbierać korespondencję spółki, a także upoważniać inne osoby do zarządzania skrzynką (art. 14 ust. 1 pkt 9 w zw. z art. 19 ust. 1 u.d.e.);
• w przypadku zaistnienia braków formalnych wniosku – uzupełnienia ich w ciągu 7 dni od dnia doręczenia stosownego wezwania przez organ (art. 15 ust. 5 u.d.e.);
• aktywowania adresu (po jego stworzeniu) np. profilem zaufanym, zgodnie z instrukcją doręczoną na adres mailowy podany we wniosku.

Kiedy założyć skrzynkę z adresem do e-Doręczeń?

Na dzień dzisiejszy w związku z Komunikatem Ministra Cyfryzacji z dnia 22 listopada 2023 r. zmieniającym komunikat z dnia z dnia 29 maja 2023 r., od 30 grudnia 2023 r., do posiadania ADE wpisanego do BAE, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego będą obowiązane m.in.:

• organy administracji (większość);
• zawody zaufania publicznego, tj. adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz wykonujący zawód; radcowie Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujący czynności służbowe;
• podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego od 30 grudnia 2023 r. (wniosek o wpis do KRS od tego dnia będzie także zawierał również wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń);

W dalszej kolejności podmioty: wpisane do KRS przed 31 grudnia 2023 r., zobowiązane są uzyskać adres do e-Doręczeń we własnym zakresie w terminie do 30 marca 2024 r. (art. 151 ust. 1 u.d.e.), wpisane do rejestru CEIDG – do 30 września 2026 r. (art. 152 ust. 3 u.d.e.), zaś firmy, które zarejestrują działalność po 31 grudnia 2023 r. już od 1 stycznia 2024 r. będą zakładać skrzynki do e-Doręczeń przy okazji rejestracji firm (art. 152 ust.1 u.d.e.). Przy czym, przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 31 stycznia 2023 r.  zostaną objęci powyższym obowiązkiem w dniu wpisu, jeśli w okresie od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r. dokonają zmian we wpisie do CEIDG (art. 152 ust. 2 u.d.e.). Dopiero od 1 października 2029 r. obowiązek e-Doręczeń obejmie: sądy, trybunały, komorników, prokuratury, organy ścigania, Służbę Więzienną (art. 155 ust. 7 u.d.e.).

Przy czym, w związku zapowiadanym przez Ministra Cyfryzacji projektem ustawy wydłużającej maksymalny termin wdrożenia obowiązku stosowania doręczeń elektronicznych do dnia 1 stycznia 2025 r., należy spodziewać się dalszych przesunięć terminów na stworzenie skrzynki i adresu do e-Doręczeń zarówno wyznaczonych na 30 grudnia 2023 r., jak i innych liczonych od tego terminu, kolejnymi Komunikatami wydawanymi na podstawie art. 155 ust. 10 u.d.e. – po wejściu w życie ustawy zmieniającej.

Przedsiębiorco spiesz się

Co prawda u.d.e nie przewiduje sankcji za brak założenia e-skrzynki przez przedsiębiorców w wyznaczonym przez ustawę terminie, to nie można wykluczyć negatywnych konsekwencji na gruncie innych przepisów, w tym dotyczących utrudnionej wymiany korespondencji z organami administracji. Sankcje nie są przewidziane również za niedopełnienie obowiązku zgłoszenia adresu elektronicznego w BAE przez osoby wykonujące zawody zaufania publicznego. W ich przypadku to zaniechanie może jednak wiązać się z odpowiedzialnością zawodową za popełnienie deliktu dyscyplinarnego.

Ponadto należy pamiętać, że z posiadaniem adresu do e-Doręczeń łączy się wiele korzyści, związanych m.in. z możliwością prowadzenia korespondencji ze wszystkimi pozostałymi podmiotami korzystającymi z usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego, przyspieszenia obiegu korespondencji i rozpoznania spraw oraz uzyskiwania skutecznych prawnie dowodów doręczenia – wysłania i otrzymania korespondencji, prowadzącego do ograniczania ryzyka konfliktów związanych z doręczeniem oraz skrócenia czasu postępowań spornych w tym obszarze. Każdy przedsiębiorca oraz przedstawiciel zawodu zaufania publicznego winien zatem rozważyć możliwość założenia adresu oraz skrzynki do e-Doręczeń jak najszybciej, bez względu na przesunięcia dat wdrożenia usługi.

Mateusz Pisarski, Radca Prawny w Krzysztof Rożko i Wspólnicy Kancelaria Prawna

Rekomendacje Kancelarii KRWLEGAL w rankingach: IFLR1000 w kategoriach Capital Markets: Equity oraz M&A, The Legal 500 EMEA 2023 w kategoriach: Investment Funds i Capital Markets oraz jako lider  „Rzeczpospolita 2023” w kategoriach: doradzanie prywatnym klientom (Private Clients) private equity, rynki kapitałowe i doradztwo regulacyjne.