Zwyczajne zgromadzenie wspólników – na co zwrócić uwagę
2022-08-22
Okres sprawozdawczy, który każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością przechodzi co roku, może czasem spowodować nie lada problemy. Sprawdzenie zawczasu kilku kwestii oraz solidne przygotowanie obrad zwyczajnego zgromadzenia pozwala na płynne zamknięcie ostatniego roku obrotowego i zapewnienie spółce prawidłowego funkcjonowania w kolejnych miesiącach.
Okres sprawozdawczy spółek kończących rok obrachunkowy przypadający na czas po dniu 29 września 2021 r., jednak nie później niż w dniu 30 kwietnia 2022 r., z powodu wciąż obowiązującego stanu epidemii, na podstawie rozporządzenia ministra finansów został w tym roku także wydłużony o trzy miesiące. Wiele zarządów zwołuje więc aktualnie zwyczajne zgromadzenia wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością celem przegłosowania wymaganych przez prawo uchwał. Przy tej okazji, w spółkach dochodzi do zmian kadrowych, a w związku z tym, także do podejmowania innych związanych z tym czynności. Praktyka pokazuje, że zarządy spółek, bądź osoby działające na ich polecenie, często przygotowują dokumentację korporacyjną według przyjętych w poprzednim roku (bądź poprzednich latach) schematów, w tym na przyjętych w spółce wzorach dokumentów. To sprawia, że w takiej sytuacji nie trudno o błędy, i to o błędy rzutujące na istotne dla funkcjonowania spółki sfery. W tym kontekście warto więc pamiętać o kilku kwestiach, które mogą pozwolić ustrzec się spółce niemiłych niespodzianek.
Kadencje i mandaty
Każda umowa (akt założycielski) spółki jest inna. Przepisy kodeksu spółek handlowych przewidują wiele dyspozytywnych regulacji, które w umowach mogą być uregulowane odmiennie niż w ustawie. Warto więc, by zarząd przed zwołaniem każdego kolejnego zwyczajnego zgromadzenia wspólników odświeżył sobie treść najważniejszego w organizacji dokumentu, jakim jest umowa spółki. Dzięki temu, zarządzający spółką będą mogli utwierdzić się w przekonaniu, czy porządek obrad zgromadzenia zawarty w projekcie zaproszenia jest prawidłowy i czy przypadkiem porządek ten nie powinien zawierać innych, dodatkowych punktów, wykraczających poza te z zeszłego roku.
W głównej mierze chodzi o ustalenie, czy w trakcie nadchodzącego zgromadzenia, wspólnicy nie powinni wybrać nowych władz spółki, to jest członków zarządu, rady nadzorczej, czy komisji rewizyjnej. Aby to sprawdzić, należy zweryfikować, czy umowa spółki reguluje takie kwestie jak kadencja organów spółki i wygaśniecie mandatów poszczególnych/wszystkich członków danego organu. Jeśli umowa spółki w tym zakresie zawiera uregulowania własne, należy zwrócić uwagę na to, jak liczona jest kadencja poszczególnych organów, w szczególności, kiedy się rozpoczęła, a jeśli się zakończyła, to czy mandat lub mandaty wygasły. Koniec kadencji nie jest bowiem równoznaczny z wygaśnięciem mandatów. Rozróżnienie to jest bardzo istotne. Tutaj należy też mieć na uwadze to, że umowa może wprowadzać kadencję indywidualną oraz kadencję wspólną, co ma znaczenie dla powołania całego organu lub będzie rodzić potrzebę jedynie jego uzupełnienia.
Stały członek zarządu
W wielu spółkach praktykowany jest zwyczaj, że wybrana przed wieloma laty osoba, czasem nawet jeszcze przy okazji zawiązania spółki, pełni nieprzerwanie funkcję członka zarządu. Nie jest to właściwa praktyka. W tym zakresie wykształciło się już nawet orzecznictwo, zgodnie z którym dopuszczalne jest wprawdzie powołanie członka zarządu na czas nieoznaczony, jednakże przełamanie tak zwanej zasady kadencyjności musi mieć swoje umocowanie w umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Dopiero więc odpowiednie postanowienie w umowie spółki upoważnia organ uprawniony do wyboru członków zarządu do powołania danej osoby „na czas nieoznaczony” czy też „do czasu jej odwołania ze stanowiska/funkcji”.
Brak odpowiedniego zastrzeżenia w umowie spółki sprawia więc, że uchwała obejmująca swą treścią powołanie na czas nieoznaczony, choćby była podjęta jednomyślnie przez najwyższy w spółce organ jakim jest zgromadzenie, nie wywoła zamierzonych skutków prawnych.
Pokwitowanie członków organów
Kodeks spółek handlowych jako obligatoryjny element zwyczajnego zgromadzenia wspólników określa udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w poprzednim roku obrotowym. W tym zakresie warto mieć na uwadze kilka kwestii.
Po pierwsze, nierzadko bywa tak, że osoby odpowiedzialne za przygotowanie projektów uchwał, na skutek zmian osobowych, pomijają któregoś z członków organów, który pełnił swoją funkcję jedynie przez określony czas w trakcie roku obrachunkowego. Tymczasem zgromadzenie wspólników powinno podjąć uchwałę absolutoryjną w stosunku do każdej osoby, która choćby przez jeden dzień pełniła swoją funkcję w konkretnym organie spółki.
Po drugie, właściwą praktyką jest podejmowanie uchwał przez zgromadzenie wspólników odrębnie w stosunku do każdego członka organu, to jest podejmowanie uchwały w sprawie indywidualnej, a nie zbiorowo, np. co do wszystkich członków zarządu.
Po trzecie – kwestia podejmowania uchwały pozytywnej, a nie negatywnej. Oznacza to, że zgromadzenie powinno podejmować uchwałę w przedmiocie „udzielenia absolutorium”, a nie w przedmiocie „nieudzielenia absolutorium”.
Wspólnicy powinni także pamiętać o tym, że absolutorium, udzielane indywidualnie każdemu z członków organu kolegialnego, jest formą skwitowania z działań i zaniechań, jakich się podejmowali w trakcie poprzedniego roku. Stanowi to, co do zasady, podstawę do wyłączenia ich ewentualnej odpowiedzialności odszkodowawczej o jakiej mowa w kodeksie spółek handlowych. Ewentualna, nieprzegłosowana uchwała, stanowi więc co do zasady niezbędny element przypisania odpowiedzialności odszkodowawczej.
Umowa z członkiem zarządu
Ze zmianami kadrowymi w zarządzie związana jest także kwestia zawarcia stosownej umowy. To powoduje potrzebę zapewnienia należytej reprezentacji po stronie spółki. Nie chodzi jednak o to, by z pomocą w takiej sytuacji przyszedł inny członek zarządu. Zgodnie z kodeksem spółek handlowych, w umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
W sytuacji, w której w spółce nie funkcjonuje rada nadzorcza, porządek obrad obejmujący wybory władz (zarządu) spółki, powinien także obejmować punkt dotyczący wyłonienia przez zgromadzenie pełnomocnika. Dobrą praktyką jest także ustalenie w formie uchwały przez zgromadzenie wspólników warunków umowy, jaką spółka będzie zawierała z członkiem zarządu. Bardzo popularne jest także jednoczesne przyjmowanie w formie uchwały projektu takiej umowy (jako załącznika do uchwały). Wówczas sprawa jest o tyle ułatwiona, że działania pełnomocnika ograniczone są w zasadzie jedynie do złożenia podpisu na tak opracowanym, uzgodnionym i zaakceptowanym przez zainteresowanych dokumencie.
Zwołanie zgromadzenia
Równie istotnym zagadnieniem, co przebieg samego zwyczajnego zgromadzenia wspólników, jest jego prawidłowe zwołanie i wykonanie czynności je poprzedzających. Wspólnik powinien zostać zawiadomiony o zgromadzeniu za pomocą listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia. Nieprawidłowa jest przy tym praktyka wysyłania zawiadomienia wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, tylko dlatego, że spółka zna ten adres. Taki tryb zawiadomienia może zostać wykorzystany tylko wówczas, jeżeli wspólnik uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, w której wskazał adres, na który zawiadomienie powinno być mu wysłane. W tym miejscu warto także przypomnieć o tym, że zgodnie z ustawą o rachunkowości spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, są obowiązane do udostępnienia wspólnikom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki, a jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania – także sprawozdania z badania – najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników.
To bardzo istotny obowiązek, albowiem jego niewykonanie może stanowić podstawę do wystąpienia z powództwem o uchylenie uchwały, z rozbudowaną argumentacją o naruszeniu podstawowych praw wspólników do informacji o spółce. Zarząd powinien więc także ze stosownym wyprzedzeniem zawiadomić wspólników spółki o sporządzeniu wymienionych dokumentów i możliwości zapoznania się z nimi.
Dobry czas na zmiany
Zwyczajne zgromadzenie wspólników to wydarzenie, w którym co do zasady uczestniczy cały kapitał zakładowy, a przynajmniej jego większość. W spółkach o rozdrobnionym kapitale zakładowym, zwyczajne zgromadzenie może być świetną okazją do tego, by przeprocedować zmiany w umowie spółki, do wprowadzenia których wymagana jest przez ustawę kwalifikowana większość (większość dwóch trzecich głosów). W takiej sytuacji trzeba pamiętać o tym, że w przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki, w zaproszeniu na zgromadzenie należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian. Samo wskazanie w zaproszeniu punktu obrad związanego ze zmianą umowy spółki będzie więc niewystarczające. Ponadto jeśli zwyczajne zgromadzenie będzie głosować w przedmiocie zmian w umowie spółki, to należy pamiętać o tym, że taka uchwała powinna być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza.
Wybór firmy audytorskiej
Wiele spółek zapomina o wyborze firmy audytorskiej we właściwym terminie. Najbliższe zwyczajne zgromadzenie wspólników to bez wątpienia dobry czas na podjęcie uchwały w tym przedmiocie dla wszystkich tych spółek, których rok obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Zgodnie bowiem z ustawą o rachunkowości, zarząd zawiera z firmą audytorską umowę o badanie sprawozdania finansowego w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych.
W przypadku takich spółek termin inwentaryzacji przypada pomiędzy 1 października 2022 r. a 15 stycznia 2023 r. Aby biegły rewident mógł wziąć udział w inwentaryzacji, zarząd musi najpierw podpisać umowę z firmą audytorską.
Z kolei aby zarząd mógł podpisać umowę z firmą audytorską, zgromadzenie wspólników musi uprzednio dokonać wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego, chyba że umowa lub inne wiążące spółkę przepisy prawa stanowią, że wyboru dokonuje inny organ (kierownik jednostki nie może dokonać takiego wyboru).
Warto też wspomnieć, że pierwsza umowa o badanie sprawozdania finansowego jest zawierana z firmą audytorską na okres nie krótszy niż dwa lata z możliwością przedłużenia na kolejne co najmniej dwuletnie okresy.
Zdaniem autora
Artur Przestrzelski adwokat, doradca restrukturyzacyjny, starszy prawnik w Kancelarii Prawnej Gajewski, Trawczyńska i Wspólnicy adwokacka spółka jawna
Zwyczajne zgromadzenia wspólników to bez wątpienia najważniejsze wydarzenie „zamykające” rok obrotowy w każdej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.
W jego trakcie roztrząsane są najistotniejsze sprawy związane między innymi z przyjęciem sprawozdań, podziałem zysku i skwitowaniem zarządu. Przy okazji tych standardowych, powielanych corocznie czynności, dochodzi do powstania skutków prawnych wymagających reakcji organów spółki. Potrzeba odpowiedniej reakcji często umyka jednak członkom organów odpowiedzialnych za prawidłowe funkcjonowanie jednostki. Weźmy dla przykładu sytuację, gdzie członek zarządu wybierany jest przez radę nadzorczą, której kadencja i mandaty wygasły. Nie trudno w takim wypadku uzmysłowić sobie skutki wyboru zarządu przez osoby, które faktycznie nie są członkami rady nadzorczej, ponieważ ich grono taki status utraciło. Staranne przygotowanie się do zwyczajnego zgromadzenia wspólników i właściwe rozpoznanie wszystkich wymagających reakcji spraw, jest kluczem do utrzymania prawidłowego funkcjonowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w każdej jej sferze. Bezrefleksyjne powielanie ubiegłorocznych czynności sprawozdawczych może mieć bowiem dalekosiężne skutki.
