Jak zmniejszyć ryzyko przy zawarciu i realizacji kontraktu?
2022-09-15
Zabezpieczenie własnych interesów oraz uniknięcie niepotrzebnych sporów to główne cele podpisywanych umów biznesowych, dlatego pomoc prawnika przy ich konstruowaniu jest bardzo cenna. Nie należy jednak zapominać, że jest ona również niezbędna na etapie zarządzania kontraktem.
Współautorem tekstu jest Jacek Krzywania – radca prawny Kancelaria Radców Prawnych Tomasz Czapczyński
Wśród przedsiębiorców pokutuje pogląd, że umowa to zło konieczne. Zazwyczaj jest opracowywana w nerwowej atmosferze, z przekonaniem, że jest tworzona na czarną godzinę. Tymczasem jest to kluczowy dokument regulujący warunki współpracy stron. Należycie przygotowany, będzie niezawodnym drogowskazem, który pozwoli przeprowadzić kontrahentów przez cały proces realizacji określonego przedsięwzięcia. Zrozumienie funkcji umowy oraz właściwe zarządzanie kontraktem jest kluczowe dla uniknięcia niepotrzebnych sporów, a gdy nie będzie to możliwe, do zabezpieczenia własnych interesów na przyszłe negocjacje lub postępowania sądowe.
Przygotowanie umowy
Zarządzanie kontraktem to skomplikowany proces wymagający zaangażowania wykwalifikowanych i świadomych pracowników firmy oraz stałego wsparcia prawnego. Dlatego analiza klauzul umownych lub szukanie pomocy specjalisty dopiero na etapie sporu, może okazać się spóźnione i mniej efektywne.
Stworzenie projektu umowy i związane z tym negocjacje, to pierwszy i z reguły najważniejszy etap. Tu należy pamiętać, że każdy zapis kontraktu musi być dla stron narzędziem – mieć swój określony cel i pozwalać na jego właściwe zrealizowanie. Dlatego umowa powinna być dla stron czytelna, dobrze usystematyzowana i precyzyjna. W negocjacjach trzeba też pamiętać, że tworzone jest jedno narzędzie dla obu stron. Zatem celem rozmów nie może być wyłącznie „przeciąganie liny”, ale dążenie do zrozumienia zarówno wspólnych interesów, jak i indywidualnych zagrożeń, jakie wiążą się z poszczególnymi postanowieniami. Już na tym etapie pomoc prawna jest niezbędna.
– Tworzenie umowy zawsze jest pewnego rodzaju kłopotem. Zawsze wiemy, co chcemy osiągnąć my i nasz partner, ale trzeba również uwzględnić różne kwestie prawne związane choćby z działaniem siły wyższej, sprawami podatkowymi, czy zabezpieczeniem interesów obu stron. Głównie z tych przyczyn sięgamy po pomoc doświadczonych prawników. Paradoksalnie to spora oszczędność czasu i pieniędzy.– mówi Monika Przedwolska – Dyrektor Finansowa Schilsner Industry Group Sp. z o.o.
Zrozumienie regulacji
Po podpisaniu kontraktu, osoby odpowiedzialne za jego realizację, powinny zostać z nim szczegółowo zaznajomione. Często umowy są rozbudowane i skomplikowane. Specyficzny język prawny jest również istotną przeszkodą dla ich powszechnego zrozumienia. Dlatego warto stworzyć wyciągi z umowy lub odpowiednie instrukcje dla pracowników, które zapewnią prawidłowy proces realizacji kontraktu i właściwe wykonywanie wszystkich, określonych tam obowiązków. Na uniknięcie nieporozumień może pozwolić nawet zachowanie wymogów komunikacji, np. wysyłanie wiadomości wyłącznie na adresy wskazane w umowie.
Dokumentowanie realizacji umowy
Niezwykle istotne jest dokumentowanie procesu realizacji umowy. Posiadanie faktur lub zamówień, potwierdzających poniesione koszty, protokołów odbioru czy kopii wymaganych zgłoszeń, to wyłącznie podstawy.
Warto prowadzić na bieżąco dokumentację zdjęciową, dziennik inwestycji oraz sporządzać notatki z istotnych zdarzeń. W tym aspekcie, nie można zapominać o bieżącej komunikacji pomiędzy kontrahentami. Najczęściej odbywa się ona wyłącznie ustnie. Wymaga tego tempo i specyfika prowadzonych spraw, nierzadko również przyjęte lub narzucone standardy pracy.
Mimo to, należy dążyć do tego, aby wszystkie ustalenia były potwierdzone stosowną notatką. Z reguły wystarczy prosta wiadomość e-mail, wysłana bezpośrednio po rozmowie, wskazująca jej kluczowe elementy. Pozwala to nie tylko udokumentować określone zdarzenie, ale również szybko wyjaśnić ewentualne nieporozumienia.
Bieżąca komunikacja
Istotny jest tu także sposób w jaki komunikacja jest prowadzona. Wiadomości przesyłane w związku z realizacją procesu inwestycyjnego, muszą być krótkie, ale jednocześnie precyzyjne. Powinno z nich jasno wynikać czego dotyczą oraz do jakich sytuacji się odnoszą.
Warto tu pamiętać również, że najłatwiej jest stronom znaleźć porozumienie omawiając drobne problemy i nieprawidłowości, jak również szukając rozwiązania dla potencjalnych zagrożeń mogących pojawić się w przyszłości. Kumulowanie wielu zagadnień związanych z realizacją kontraktu i pozostawianie konfliktowych zagadnień na etap rozliczenia umowy, prowadzi często do sporu, który może być trudny do rozstrzygnięcia bez długotrwałego i kosztownego postępowania sądowego.
Potrzebne wsparcie
Dopiero kompleksowe wsparcie prawnika na etapie przygotowania do kontraktu jak również na etapie jego realizacji, w pełni zabezpiecza interesy przedsiębiorców. Ścisła i kompleksowa pomoc prawnika pozwala na minimalizację ryzyka wystąpienia sporów związanych z daną inwestycją.
Dzięki zaangażowaniu prawnika na każdym etapie procesu, przedsiębiorca może skupić się na biznesowych aspektach danego przedsięwzięcia, jakimi jest wykonanie przedmiotu umowy i osiągnięcie związanych z tym korzyści gospodarczych.
ZDANIEM AUTORÓW
Napisanie kontraktu, udział w negocjacjach, czy sporządzenie opinii dotyczącej konkretnej umowy powinno być dopiero początkiem współpracy prawnika z klientem przy danej inwestycji. Wsparcie powinno obejmować każdy etap procesu, od napisania kontraktu, przez jego wykonywanie oraz – gdy taka zajdzie potrzeba – egzekwowanie jego wykonania. W tym celu prawnik powinien stać się częścią zespołu klienta, bezpiecznie prowadzić go przez niuanse prawe i zapewnić ochronę prawną na każdym etapie działalności. Jest to kluczowy aspekt zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie.
