W pandemii liczy się kompleksowość i zrozumienie celów klienta
2021-03-04
RK Legal jako jedyna na rynku łączy prawną obsługę przedsiębiorstw z kompleksowym zarządzaniem wierzytelnościami. Ofertę opartą na tych dwóch filarach działalności uzupełnia spółka RK RODO – wyspecjalizowana w ochronie danych osobowych. O tym, jak takie połączenia się sprawdzają, mówią założyciele kancelarii, adwokaci: Michał Rączkowski i Michał Kwieciński.
adw. Michał Kwieciński
– Lubicie niestandardowe modele biznesowe. Zarówno połączenie obsługi korporacyjnej i wierzytelności, jak i kompleksowość oferty RK RODO nie są powszechne na polskim rynku. Dlaczego się na nie zdecydowaliście?
MICHAŁ RĄCZKOWSKI: Rzeczywiście, zaczęliśmy klasycznie od obsługi firm. Postawiliśmy na budowanie zaufanego, sprawdzonego zespołu i rozwijanie usług prawnych, których biznes najbardziej potrzebuje. Nasz Departament Wsparcia Biznesu i Sporów Sądowych ma dziś bogate doświadczenie w prawie handlowym, prawie spółek, a także M&A oraz silny zespół prawa pracy. Departament Nieruchomości obsługuje z kolei procesy inwestycyjne i transakcje.
Kiedy ten segment działał stabilnie, postanowiliśmy spróbować czegoś nowego. Z branżą wierzytelności związaliśmy się w 2010 r. Uznaliśmy, że zebranie pod jednym brandem wszystkich usług dotyczących procesu odzyskiwania należności – od etapu polubownego po egzekucję komorniczą – będzie dla klientów dużym ułatwieniem.
Łączymy więc wiedzę prawniczą z przeszkolonym w odpowiedni sposób działem call center, zespołem analitycznym i sądowo-egzekucyjnym. Przychodząc do nas klient wie, że otrzymuje kompleksową obsługę zarówno w obszarze B2B, jak i B2C, realizowaną według najwyższych branżowych standardów.
– Czy status kancelarii pomaga w prowadzeniu procesów windykacyjnych?
MICHAŁ KWIECIŃSKI: Jesteśmy przekonani, że tak. Klienci, którzy do nas przychodzą, wiedzą, że to prawnicy nadzorują cały proces. Także w obszarach windykacji polubownej i kontaktu z klientem. Dzięki temu mają pewność przestrzegania procedur, standardów jakości i kodeksów etycznych. To ważne zwłaszcza dla dużych korporacji, działających zgodnie z międzynarodowymi politykami i rozumiejących, jaki wpływ na wizerunek spółki ma odpowiednie prowadzenie procesów windykacyjnych.
MR: To prawda, ale fakt, że jesteśmy kancelarią, a nie spółką, działa także na osoby, które mają niespłacone należności wobec naszych klientów, i to dwutorowo. W kontakcie z nami mają z jednej strony większe zaufanie, są bardziej otwarci, bo wiedzą, że rozmawiają z profesjonalistą. Z drugiej strony zyskują przeświadczenie, że unikanie kontaktu nie ma sensu, bo jako prawnicy doprowadzimy sprawę do końca na kolejnych etapach – sądowym czy egzekucyjnym.
– Dużo w swoich materiałach mówicie o roli IT w obsłudze klientów. Czy naprawdę ten obszar ma aż tak duże znaczenie dla usług prawnych?
MR: IT rzeczywiście odgrywa ważną rolę w naszej pracy. Zwłaszcza we wsparciu działań wierzytelnościowych. Z jednej strony nasi klienci muszą mieć pewność, że przekazane nam dane będą bezpieczne. Z drugiej liczba spraw, jaką obsługujemy, to naprawdę ogromne wolumeny. Dlatego od początku dużą wagę przywiązujemy do rozwijania własnych narzędzi teleinformatycznych usprawniających pracę i raportowanie do klienta. Własny dział IT złożony ze specjalistów od ochrony danych, programistów i informatyków był też przyczynkiem do rozwijania naszej ekspertyzy w obszarze RODO.
– Kiedy w życie wchodziły nowe, europejskie regulacje związane z ochroną danych osobowych wiele kancelarii powołało specjalne zespoły dedykowane tej kwestii. Wy poszliście o krok dalej i połączyliście prawników z informatykami. Dlaczego?
MK: Sposób funkcjonowania dzisiejszych przedsiębiorstw sprawia, że tematyka ochrony danych wykracza znacząco poza kwestie czysto prawne. Nasza dotychczasowa działalność sprawiła, że temat danych osobowych i ich odpowiedniej ochrony jest nam bliski zarówno w aspekcie prawnym, jak i teleinformatycznym, a korzystając z posiadanych kompetencji zdecydowaliśmy się uruchomić szereg komplementarnych usług w zakresie zabezpieczenia danych i skupić je pod nową marką RK RODO.
Uznaliśmy wówczas, że dysponujemy unikatowym na rynku potencjałem, który z powodzeniem można wykorzystać w tym obszarze. Poza prawnikami wyspecjalizowanymi w ochronie danych, w RK Legal od lat posiadamy właśnie wspomniany wcześniej Departament IT, który dba o ochronę danych klientów. Zwykle w obszarze technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT) kancelarie odsyłają klientów do zewnętrznych firm partnerskich. U nas dla klienta pracuje jeden zespół, który doskonale się rozumie, ma wypracowane sprawdzone schematy działania. Dzięki temu współpraca jest płynna, projekty prowadzone całościowo i spójnie.
MR: Oprócz wdrożenia procedur RODO oferujemy całościowe zarządzanie bezpieczeństwem danych w firmie, szkolenia i regularne audyty pozwalające wskazać luki w procedurach. Przeprowadzamy ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA). W pandemii bardzo popularne okazały się nasze usługi związane z RODO Emergency – pomocą prawną i IT w przypadku ataku hackerskiego, które przy pracy zdalnej stały się coraz częstsze.
Dużym zainteresowaniem nadal cieszy się też przygotowanie firmy i pracowników do pracy zdalnej w zespołach rozproszonych.
– Praca zdalna okazała się aż takim wyzwaniem dla ochrony danych?
MR: Absolutnie! W wielu przypadkach dotychczasowe regulacje istniejące w firmach w zakresie home office okazały się niewystarczające. Skala zjawiska zmieniła się bowiem diametralnie. Zmieniła się tym samym także ocena ryzyka, szczególnie istotnego w wybranych branżach, jak np. finansowej. Inaczej bowiem ocenia się ryzyko związane z okazjonalną pracą zdalną wykonywaną przez część pracowników raz w miesiącu, a inaczej regularną pracę poza siedzibą firmy ponad połowy pracowników przetwarzających ogromne ilości informacji poufnych.
Dlatego wprowadzenie obecnie jasnych i szczegółowych procedur regulujących pracę zdalną jest już koniecznością. Można oczywiście czekać na ostateczne regulacje w kodeksie pracy, ale większość kwestii jest pod kątem prawnym już jasnych. Widzimy, że wielu klientów kancelarii już teraz zleca nam wprowadzenie odpowiednich zapisów w regulaminach i umowach. Wielu przedsiębiorców uświadamia sobie, że czas na działanie jest już teraz, nie zaś np. po pierwszym wycieku danych czy wypadku przy pracy zdalnej.
MK: Coraz więcej mówi się także o zasadach bezpieczeństwa danych. Ewentualny wyciek danych nie będzie „czekał” na ostateczny tekst zmian w kodeksie pracy. Wprowadzenia bezpiecznych zasad nie da się przeprowadzić bez rzetelnego audytu obecnej sytuacji w każdej firmie i wyeliminowaniu największych zagrożeń i ryzyk. Kluczowe jest także przeszkolenie pracowników. Wielu z nich nie wie chociażby, jak chronić dane na komputerze, z którego korzystają inni domownicy, jakich programów nie używać przy wysyłaniu danych, na co zwrócić uwagę przy logowaniu do sieci Wi-Fi. Firmy już to zauważają. Dlatego w RK RODO opracowaliśmy specjalne szkolenie Don’t do IT uświadamiające pracownikom ich rolę w ochronie danych.
– Co stoi u podstaw dobrych relacji z klientem i dobrej obsługi korporacyjnej?
MK: Bez wahania jest to partnerskie podejście do klienta. Kiedy zakładaliśmy biznes, blisko 15 lat temu, zawód prawnika wciąż kojarzony był z nobliwym, starszym panem, siedzącym za wielkim dębowym biurkiem, który przesyłał wielostronicowe, skomplikowane opinie. Od początku chcieliśmy od tego odejść. Postawiliśmy na obsługę przedsiębiorstw, ale realizowaną w sposób partnerski, z uwzględnieniem celów biznesowych przedsiębiorców.
Zawsze zaczynamy od poznania firmy naszego klienta, jego potrzeb, otoczenia rynkowego i legislacyjnego, w jakim działa. Nasi prawnicy są w bieżącym kontakcie z pracownikami klienta, współpracują z zespołem na wielu poziomach organizacji i przede wszystkim jasno się komunikują. Opinie prawne również przygotowujemy z uwzględnieniem specyficznych potrzeb firm, dla których świadczymy usługi prawne. Dzięki temu na ich podstawie klienci mogą łatwo podjąć najbardziej efektywną decyzję dla swojego biznesu.
– Czy kiedy w 2006 r. zakładaliście kancelarię adwokacką, przypuszczaliście, że w ciągu dekady uda się Wam zbudować firmę, która zatrudnia 120 osób i współpracuje z największymi markami na polskim rynku?
MR: Absolutnie nie, ale od początku staraliśmy się budować z naszymi klientami długofalowe relacje, oparte na zaufaniu i przekonaniu, że wiemy, dokąd zmierza ich biznes. Mimo dużej konkurencyjności na rynku usług prawnych, wielu z nich współpracuje z naszą firmą nieprzerwanie od kilkunastu lat. To dla nas duże wyróżnienie.
Trzeba jednak pamiętać, że dobrej oferty nie byłoby bez wartościowych ludzi, jakich zatrudniamy. Nasz zespół rozwija tę firmę razem z nami. Cieszy to, że decyduje się na rozwój w naszych strukturach i dzieli się swoimi pomysłami. Wiele decyzji biznesowych podejmujemy na podstawie oddolnych rekomendacji naszego teamu i jest to dla nas dużą wartością.
– Plany na przyszłość?
MR: Ciągle szukamy nowych pomysłów biznesowych, usług, które na bazie obsługi prawnej moglibyśmy dodać do naszej oferty. Chcemy, by klienci mogli znaleźć w RK Legal takie wielopłaszczyznowe wsparcie, które przełoży się na zwiększenie efektywności w prowadzeniu biznesu.
Artkuł został opublikowany w internetowym i papierowym wydaniu dziennika ,,Rzeczpospolita”
