Powrót doręczeń elektronicznych

Proces wdrażania systemu umożliwiającego mieszkańcom wnoszenie i odbiór pism w toku postępowań administracyjnych czy sądowych przebiega w Polsce dosyć opornie.

Doskonałym przykładem były losy ustawy z 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw. Ustawa ta wprowadzała do procedury cywilnej przepisy, umożliwiające wymianę pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Każdy sąd powinien więc udostępniać możliwość wnoszenia do niego pism w formie elektronicznej. Z uwagi na ograniczenia techniczne, w okresie 3 lat od wejścia w życie ustawy (to jest do 8 września 2019 r.), wybór doręczeń elektronicznych jest możliwy jedynie, jeżeli ze względów technicznych, leżących po stronie sądu, jest to możliwe.

Pomimo trzech lat na prace wdrożeniowe systemu nie ma i najprawdopodobniej w najbliższych latach nie zostanie on stworzony. Ustawą nowelizującą k.p.c. z 4 lipca 2019 r. uchylono jedynie art. 20 powyższej ustawy, umożliwiając sądom brak wdrożenia systemu doręczeń elektronicznych także po 8 września 2019 r. Podobnie rzecz ma się z systemem elektronicznej licytacji ruchomości w postępowaniu egzekucyjnym. Można więc powiedzieć, że mimo obowiązywania przepisów przewidujących cyfryzację postępowań, brak jest działań zmierzających do ich wdrożenia i uruchomienia. Nie sprzyja to na pewno budowaniu zaufania obywateli do państwa i sprawnemu funkcjonowaniu systemu prawnego.

Kolejną receptą na poprawę nieefektywnego systemu doręczeń w postępowaniach sądowych czy administracyjnych jest przygotowany przez Ministerstwo Cyfryzacji projekt ustawy o elektronizacji doręczeń oraz o zmianie niektórych innych ustaw. Zakłada on stworzenie powszechnie dostępnego systemu doręczeń elektronicznych między podmiotami publicznymi, zarówno w kontaktach wzajemnych, jak i ze stronami czy uczestnikami postępowań.

Obecnie wymiana korespondencji z podmiotami publicznymi odbywa się przede wszystkim poprzez usługi udostępniane w dedykowanym systemie lub na ePUAP, przeznaczone dla określonego celu lub określonej sprawy. Doręczenie przy pomocy skrzynek ePUAP jest skuteczne tylko w komunikacji z podmiotami publicznymi i tylko w ramach poszczególnych, wybranych spraw. Użytkownik może mieć wiele adresów e-skrzynek, zakładanych często w celu obsługi pojedynczej sprawy. W efekcie funkcjonuje wiele adresów elektronicznych, które są trudne do wyszukania i w praktyce są znane tylko określonym podmiotom publicznym korespondującym z danym podmiotem. Problemem są także zróżnicowane procedury i adresy doręczeń dla różnych postępowań.

Rozwiązaniem ma być udostępnienie do powszechnego użytku systemu teleinformatycznego, umożliwiającego skuteczną, alternatywną do tradycyjnej formy, wymianę korespondencji drogą elektroniczną za potwierdzeniem odbioru. Rozwiązanie to spowoduje ujednolicenie procedur i lepsze zarządzanie procesem cyfryzacji.

Projekt ustawy zakłada dwie podstawowe instytucje. Pierwszą z nich jest usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego umożliwiająca przesłanie danych między stronami drogą elektroniczną i zapewniającą dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniącą przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany. Na potrzeby umożliwienia korzystania z tej usługi operator wyznaczony obowiązany jest do udostępniania zarówno podmiotom publicznym, jak i podmiotom niepublicznym skrzynek doręczeń, opartych na dotychczasowych skrzynkach na e-PUAP.

Początkowo usługa realizowana będzie przez operatora wyznaczonego w rozumieniu w rozumieniu art. 3 pkt 13 ustawy Prawo pocztowe, ustawa tworzy jednak jednocześnie możliwość tworzenia komercyjnych rozwiązań na rynku kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczonych w oparciu o określony w rozporządzeniu wykonawczym standard usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Usługi te będą zapewniane przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania działających na rynku polskim.

Uzupełnieniem usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest publiczna usługa hybrydowa zapewniająca podmiotom publicznym wysyłkę korespondencji w domyślnej postaci elektronicznej również w kontaktach z osobami, które na wymianę korespondencji w postaci elektronicznej z różnych przyczyn nie są jeszcze gotowe. Otrzymają one możliwość otrzymywania korespondencji w tradycyjnej formie. Korespondencja elektroniczna będzie w tym przypadku, o ile będzie to technicznie możliwie, skanowana z nośników tradycyjnych lub na nich drukowana.

Podmioty publiczne zobowiązane będą do umożliwienia wnoszenia pism oraz do wymiany pism między sobą za pośrednictwem usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Wyłącznie w tej formie będą także przesyłały korespondencję między sobą. Korzystanie z możliwości elektronicznego wysyłania i odbioru korespondencji dla osób fizycznych (konsumentów) będzie całkowicie dobrowolne i następowało będzie na wniosek zainteresowanego. Mieszany system obowiązuje natomiast dla podmiotów ujawnionych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego. Wskazane przez te podmioty adresy do doręczeń elektronicznych będą automatycznie przekazywane do właściwych organów, ale wpis do tej bazy adresów nastąpi z urzędu dopiero po aktywacji stworzonej skrzynki pocztowej. Podejście takie jest niezbędne do zapewnienia tym podmiotom konstytucyjnego minimum pewności prawnej. Wszystkie podmioty niepubliczne będą także miały możliwość rezygnacji z korzystania z doręczeń elektronicznych.

Projekt ustawy zakłada stworzenie bazy i wyszukiwarki adresów elektronicznych. Będzie to rejestr publiczny, centralny zbiór wyspecyfikowanych w projekcie ustawy danych, prowadzony w systemie teleinformatycznym przez właściwego ministra. Zawierać on będzie adresy do doręczeń elektronicznych podmiotów korzystających z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz wpisane do niego adresy do doręczeń elektronicznych osób korzystających z kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Dostęp do wyszukiwarki będzie powszechny dla podmiotów publicznych, dla podmiotów prywatnych dostęp do danych innych osób fizycznych będzie ograniczony.

Umożliwienie obywatelom korzystania z doręczeń elektronicznych należy ocenić zdecydowanie pozytywnie. Spowoduje to, że będą oni mieli możliwość wnoszenia pism elektronicznie, co ograniczy koszty i czas trwania postępowań. Wprowadzenie projektowanych rozwiązań zdecydowanie usprawni także pracę administracji państwowej i powinno wymiernie przyczynić się do skrócenia czasu trwania postępowań sądowych i administracyjnych. Warunkiem efektywnego zastosowania nowych instytucji jest jednak ich skuteczne i sprawne wdrożenie, w tym poprzez stworzenie odpowiednich narzędzi teleinformatycznych. Bez tej pracy bowiem nawet najlepsze rozwiązania pozostają jedynie w sferze niestosowanych przepisów prawa.

Artykuł ukazał się w dzienniku „Rzeczpospolita” w dniu 27-09-2019 r.