Praca poza biurem na określonych zasadach
2023-03-02
Reguły pracy zdalnej będzie można uzgodnić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jej wykonywanie będzie możliwe na polecenie pracodawcy lub wniosek pracownika.
Przepisy dotyczące pracy zdalnej w tzw. trybie pracy home office do tej pory funkcjonowały wyłącznie jako wprowadzenie wewnętrznych regulacji zakładowych czy też ustaleń pracodawcy dotyczących organizacji pracy w zakresie przeciwdziałania i zapobiegania COVID-19. Ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych dopuszcza na podstawie art. 3 możliwość wykonywania pracy w formie pracy zdalnej, jednak bez konkretnego wskazania ograniczenia czasu, przez który może zostać ona wykonywana. W aktualnie obowiązujących przepisach brakuje bowiem regulacji, które dotyczą określenia czasu, miejsca, warunków technicznych i organizacyjnych, a także sposobu ustalania warunków dotyczących możliwości zastosowania tzw. pracy na odległość.
Przepisy dotyczące przyjęcia na stałe pracy zdalnej, wprowadzone ustawą z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2023 r., poz. 240), zaczną obowiązywać o 7 kwietnia 2023 r., tj. po upływie dwumiesięcznego vacatio legis.
Tryb wprowadzenia
Kodeks pracy wskazuje, iż regulacje dotyczące pracy zdalnej mogą zostać wprowadzone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników, a także w trybie indywidualnym – tj. w poleceniu wykonywania pracy zdalnej bądź porozumieniu zawartym z danym pracownikiem. Uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej mogą zostać poczynione zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Pracodawca ustalając organizację pracy, a także mając na względzie zasoby kadrowe oraz możliwości techniczne, uprawniony jest do wydania pracownikowi polecenia wykonywania pracy zdalnej. Powinien w nim wskazać m.in.:
– miejsce wykonywania pracy zdalnej,
– sposób jej wykonywania,
– szczegółowe warunki dotyczące należytego zapewnienia ochrony danych osobowych oraz informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa dla pracodawcy.
Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy, pracownik będzie mógł wykonywać pracę zdalnie również okazjonalnie, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
Na wniosek pracownika
O wykonywanie pracy zdalnej może też zawnioskować sam pracownik. Udzielenie zgody na wykonywanie pracy zdalnej uzależnione jest od decyzji pracodawcy i zasad, które zostaną szczegółowo wskazane w regulacjach wewnętrznych dotyczących wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej, a także obowiązujących wzorów wniosków.
O przyczynach odmowy udzielenia zgody pracodawca zobowiązany będzie poinformować pracownika w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku w formie papierowej bądź elektronicznej.
Zatem do momentu wprowadzenia w życie regulacji dotyczących obowiązujących przepisów pracy zdalnej pracodawcy muszą dostosować swoje wewnętrzne procedury, w tym regulaminy, a także wprowadzić nowe wewnętrzne regulacje wskazujące na sposób wykonywania pracy zdalnej.
Ze strony pracownika kodeksowa praca zdalna może stanowić korzystną formę współpracy. Przed pracodawcą stawia zaś wyzwania w postaci zapewnienia prawidłowej organizacji pracy, a także zapewnienia odpowiedniej ilości kadry dostępnej w miejscu wykonywania pracy.
Możliwa kontrola
Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca musi określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż oraz odpowiednie szkolenie w tym zakresie. Ma też prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym także dotyczącą procedur ochrony danych osobowych.
Pracownik zaś na podstawie wprowadzonych przepisów będzie zobowiązany informować pracodawcę o każdej zmianie warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiających wykonywanie pracy zdalnej. Ponadto na podstawie art. 6722 k.p. każda ze stron umowy o pracę będzie mogła wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.
Zgodnie z art. 6724 k.p., pracodawca zobowiązany będzie zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, a także zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.
Ekwiwalent pieniężny
Pracodawca i pracownik mogą także ustalić, iż praca zdalna będzie wykonywana przy wykorzystaniu narzędzi, które nie zostaną przekazane przez pracodawcę. Wówczas pracownikowi przysługiwać będzie od pracodawcy ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Przy czym wartość ekwiwalentu winna dotyczyć rzeczywiście poniesionych przez pracownika kosztów.
Równe traktowanie
Pracownika wykonującego pracę zdalną nie wolno traktować mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż innych pracowników zatrudnionych przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.
Ponadto pracownika nie wolno w żaden sposób dyskryminować z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.
Zdaniem autorki
Beata Krzyżanowska radca prawny, kancelaria prawna Gajewski Trawczyńska i Wspólnicy
Przed pracodawcami i pracownikami stoi szereg wyzwań związanych z zakresem wprowadzenia do Kodeksu pracy regulacji dotyczących pracy zdalnej. Z założenia praca zdalna ma stanowić korzystne rozwiązanie dla obu stron stosunku umowy o pracę, jednak zarówno uprawnienia, jak i obowiązki z upływem czasu spowodują wymierne informacje o wadach i zaletach wprowadzenia tej regulacji.
