• PRAWO PRACY

Praca zdalna w Kodeksie pracy – czy zmiany zapewnią pracownikom elastyczność?

• #Praca zdalna
• #Kodeks pracy
• #Koszty

2023-03-09

Praca zdalna do polskiego ustawodawstwa została wprowadzona na mocy ustawy covidowej. Przepisy te miały jednak z założenia charakter tymczasowy. Dopiero nowelizacja Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw z 1 grudnia 2022 r. wprowadziła możliwość wykonywania pracy w trybie zdalnym na stałe.

Najważniejsze zmiany

Do kluczowych zmian w zakresie pracy zdalnej należą m.in.:

• zastąpienie przepisów związanych z telepracą pracą zdalną;
• zakaz dyskryminacji pracowników pracujących zdalnie;
• obowiązek każdorazowego uzgadniania z pracodawcą miejsca wykonywania pracy zdalnej;
• możliwość polecenia wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę;
• obowiązek uwzględnienia wniosku o pracę zdalną określonych kategorii pracowników;
• obowiązek uregulowania zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową albo regulaminie;
• dopuszczenie możliwości uregulowania zasad wykonywania pracy zdalnej w poleceniu pracodawcy albo porozumieniu zawartym z pracownikiem;
• możliwość korzystania z pracy zdalnej okazjonalnej – maksymalnie 24 dni w roku;
• obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi i kosztów energii elektrycznej oraz kosztów niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych,
• obowiązek pracodawcy określenia procedur ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej.

Obowiązek uwzględnienia pracy zdalnej

Na mocy znowelizowanych przepisów pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony m.in. przez pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, kobiet w ciąży, jak również osób sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności. Odmowa uwzględnienia wniosku będzie mogła nastąpić wyłącznie w przypadku, gdy ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy nie jest możliwe wykonywanie pracy zdalnej.

Rozwiązanie to ma w założeniu ustawodawcy ułatwić godzenie obowiązków rodzinnych i zawodowych, a także znalezienie stałego zatrudnienia pracującym rodzicom należącym do grup o niższych wskaźnikach aktywności zawodowej. Rozwiązanie to z punktu widzenia pracowników objętych dyspozycją tego przepisu należy ocenić zdecydowanie pozytywnie. Korzystne jest również nałożenie na pracodawcę obowiązku poinformowania o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku o pracę zdalną w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika. Dzięki temu pracodawca nie będzie mógł odwlekać decyzji o odmowie i pozostawiać pracownika w stanie niepewności.

Pojawia się jednak wątpliwość, czy w przypadku złożenia wniosków o pracę zdalną przez znaczną część pracowników danego przedsiębiorstwa i braku możliwości uwzględnienia wszystkich wniosków przez pracodawcę z uwagi na organizację pracy czy rodzaj wykonywanej pracy, nie dojdzie do ewentualnej dyskryminacji części pracowników (tych, których wniosek nie zostanie uwzględniony). Pracodawcy powinni więc być bardzo ostrożni przy podejmowaniu decyzji o zgodzie czy o braku zgody na pracę zdalną. Powinni też stosować przy podejmowaniu decyzji obiektywne kryteria. Powstaje zatem pytanie, czy takim kryterium mogłoby być jak najwcześniejszy termin złożenia wniosków.

Powrót do pracy stacjonarnej

Jeśli uzgodnienie dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika nastąpiło w trakcie zatrudnienia, pracownik (ale również pracodawca) będzie mógł wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy (powrotu do pracy stacjonarnej). Strony ustalą termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Zmianę tę należy ocenić pozytywnie. Z jednej strony, jeżeli zajdzie taka potrzeba, pracodawca będzie dysponował możliwością dość łatwej rezygnacji z pracy zdalnej, bez konieczności zawierania porozumienia z pracownikiem bądź dokonywania wypowiedzenia zmieniającego. Z drugiej – takie rozwiązanie będzie ułatwieniem dla pracownika, który postanowi o powrocie do pracy stacjonarnej.

Co istotne, z takim wnioskiem nie będzie mógł wystąpić pracownik (ani pracodawca), który uzgodnił wykonywanie pracy zdalnej na etapie zawierania umowy o pracę. W takim przypadku w celu przejścia na wykonywanie pracy w zakładzie pracy konieczne będzie zawarcie porozumienia albo dokonanie wypowiedzenia zmieniającego. Rozwiązanie to może być ocenione jako różnicujące pracowników w sposób nieuprawniony.

Obowiązek zwrotu kosztów

Znowelizowane przepisy Kodeksu pracy przewidują, że pracodawca będzie miał obowiązek zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, jak również będzie zobowiązany do pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej i wypłaty ekwiwalentu w przypadku korzystania przez pracownika z własnych urządzeń. Obowiązek pokrycia kosztów i wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony ryczałtem, którego wysokość będzie odpowiadała przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Wyłata ekwiwalentu lub ryczałtu nie będzie stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ustalenie wysokości ekwiwalentu czy też ryczałtu może budzić poważne wątpliwości w praktyce. Należy bowiem mieć na względzie zarówno interes pracownika, jak i zagrożenie zaniżania przedmiotowych kwot przez pracodawców oraz wszelkie wątpliwości natury podatkowej. Istnieje bowiem ryzyko, że niepodlegajaca opodatkowaniu kwota ryczałtu mogłaby zostać zakwestionowana przez urząd skarbowy jako dodatkowy bonus dla pracowników

Co istotne, pracodawca nie jest zobowiązany do zapewnienia materiałów i narzędzi, jak również wypłaty ekwiwalentu albo ryczałtu w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej. Trudności z ustaleniem wysokości kwot przedmiotowych świadczeń mogą więc zniechęcać pracodawców do wyrażania zgody na pracę zdalną całkowitą lub częściową, w konsekwencji czego jedyną możliwością jaka pracownikom pozostanie, będzie praca zdalna okazjonalna, czyli maksymalnie 24 dni w roku.

Podsumowanie

Wprowadzenie pracy zdalnej do Kodeksu pracy wydawało się nieuniknione w świetle doświadczeń z okresu pandemii. Znowelizowane przepisy stanowią odpowiedź na zgłaszaną przez pracodawców i pracowników potrzebę bardziej elastycznego organizowania świadczenia pracy. Wydaje się, że zmiany nie uprzywilejowują żadnej ze stron stosunku pracy. W praktyce okaże się, czy nowe przepisy zapewnią pracownikom elastyczność na oczekiwanym przez nich poziomie, a z drugiej strony, czy nie utrudnią pracodawcy organizacji pracy w danym zakładzie pracy, jak również sprawowania należytej kontroli i nadzoru nad jakością pracy.

Katarzyna Serwin, Radca prawny w Krzysztof Rożko i Wspólnicy Kancelaria Prawna

Kancelaria KRWLEGAL jest rekomendowana w Rankingu IFLR1000 w kategorii Capital Markets: Equity oraz w Rankingu Kancelarii Prawniczych „Rzeczpospolita 2022” w kategoriach: Doradztwo regulacyjne dla sektora finansowego oraz Przygotowanie wejścia na giełdę.