Whistleblowing: Jak zachęcać sygnalistów do zgłaszania naruszeń?
2024-01-30
Wraz z rozpoczęciem roku rząd wrócił do prac nad ustawą o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, która ma wdrożyć do krajowego porządku dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, publikując w dniu 11 stycznia br. nową wersję projektu ustawy wraz z pismem kierującym projekt do rozpatrzenia przez Stały Komitet Rady Ministrów.
Projekt był przedmiotem obrad Stałego Komitetu Rady Ministrów w dniu 18 stycznia 2024 r. W związku z uwagami do projektu ustawy, planowane jest również kolejne spotkanie, na którym uwagi te mają zostać rozstrzygnięte. Przed skierowaniem projektowanej ustawy do Sejmu, projekt czeka zatem jeszcze kilka etapów prac legislacyjnych – przyjęcie przez Stały Komitet Rady Ministrów, rozpatrzenie przez komisję prawniczą, potwierdzenie projektu przez Stały Komitet Rady Ministrów i rozpatrzenie przez Radę Ministrów.
Przypomnieć należy, że na podstawie projektowanej ustawy podmioty prawne, na rzecz których wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób oraz podmioty prawne wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników, mają zostać zobowiązane do ustanowienia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, czyli tzw. procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Projektowana ustawa określa zarówno obligatoryjne, jak i fakultatywne elementy tej procedury. Mimo wprowadzenia kilku istotnych zmian względem projektu opracowanego przez rząd poprzedniej kadencji, w dalszym ciągu jednym z jej elementów ma być „system zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych”. Aktualnie jest to element fakultatywny, jednak warto rozważyć uwzględnienie go w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, z uwagi na jego potencjalnie istotne znaczenie dla efektywnego funkcjonowania systemów whistleblowingowych.
Nagrody za zgłoszenie?
Z pewnością dla wielu pracodawców pierwszym pomysłem na zachęcanie sygnalistów do dokonywania zgłoszeń będą nagrody pieniężne. Nagradzanie finansowe sygnalistów od lat powszechnie funkcjonuje m.in. w Stanach Zjednoczonych. Co ciekawe, sygnaliści mogą tam liczyć nie tylko na nagrody ze strony podmiotów prywatnych, ale także instytucji publicznych. Przykładowo w ubiegłym roku amerykańska Komisja Papierów Wartościowych i Giełd (SEC) przyznała sygnaliście nagrodę w rekordowej wysokości prawie 279 milionów dolarów. O ile jednak przepisy projektowanej ustawy nie precyzują jakiego rodzaju zachęty powinny zostać przewidziane w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, uzasadnienie projektu jednoznacznie wskazuje, że w zamyśle ustawodawcy nie powinny one przybierać materialnej formy, a stanowić „mechanizmy polegające na zachęceniu pracownika do dokonania zgłoszenia wewnętrznego”.
Jak zatem zachęcać sygnalistów?
Zgodnie z uzasadnieniem projektu, system zachęt powinien obejmować w szczególności szkolenia z procedury wewnętrznej i informacje o zgłoszeniach.
Mając na uwadze, że sygnalizowanie nieprawidłowości w dalszym ciągu spotyka się z negatywnym odbiorem społecznym, nie dziwi, że jednym z podstawowych obowiązków podmiotów zobowiązanych do obsługi zgłoszeń sygnalistów jest zapewnienie poufności tożsamości sygnalisty i ochrony przed działaniami odwetowymi. Pozytywnie należy zatem ocenić intencję ustawodawcy, aby podmioty prawne zadbały o odpowiedni poziom wiedzy potencjalnych sygnalistów na temat procedur whistleblowingowych, z których mogą skorzystać. Budowanie w pracowniku poczucia bezpieczeństwa i pewności, że w przypadku dokonania zgłoszenia, zostanie ono potraktowane poważnie, przez osoby bezstronne, zgodnie z obowiązującą w podmiocie procedurą oraz z poszanowaniem przysługującego mu prawa do zachowania w poufności jego tożsamości oraz uzyskania informacji zwrotnej na temat zgłoszenia, stanowi kluczową kwestię dla efektywności kanału zgłoszeń wewnętrznych.
Aby to osiągnąć po pierwsze niezbędne jest wdrożenie prawidłowo funkcjonujących procedur zgłoszeń wewnętrznych, a po drugie – zapewnienie łatwo dostępnych i przystępnych informacji zarówno na temat tych procedur, jak i praw przysługujących sygnalistom.
Po co pracodawcy sygnalista?
Warto pamiętać, że sygnaliści są najcenniejszym źródłem informacji o występujących lub potencjalnych naruszeniach w miejscu pracy. Dokonanie zgłoszenia w ramach organizacji może nie tylko przyczynić się do szybszego wykrycia nieprawidłowości, ale również do ograniczenia ewentualnych strat, w tym strat reputacyjnych, do których mogłoby dojść wskutek dokonania przez sygnalistę zgłoszenia z pominięciem kanałów wewnętrznych, np. poprzez ujawnienie publiczne. Mając na uwadze powyższe, niewątpliwie posiadanie skutecznego systemu zachęt do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych stanowi istotną korzyść dla danego pracodawcy i dlatego, niezależnie od zbliżających się zmian prawnych, warto rozważyć, jak w pełni wykorzystać potencjał sygnalistów w swojej firmie.
Informacje o Autorach:
Tomasz Kamiński, Adwokat, Wspólnik w Krzysztof Rożko i Wspólnicy Kancelaria Prawna
Tomasz Kamiński w Rankingu Kancelarii Prawniczych „Rzeczpospolita 2023” jest indywidualnie rekomendowany w kategorii Private equity.
Tomasz Kamiński w Rankingu The Legal 500 EMEA 2023 jest rekomendowany w kategorii Capital Markets.
Katarzyna Okoń, Aplikantka radcowska w Krzysztof Rożko i Wspólnicy Kancelaria Prawna
Rekomendacje Kancelarii KRWLEGAL w rankingach: IFLR1000 w kategoriach Capital Markets: Equity oraz M&A, The Legal 500 EMEA 2023 w kategoriach: Investment Funds i Capital Markets oraz jako lider „Rzeczpospolita 2023” w kategoriach: doradzanie prywatnym klientom (Private Clients) private equity, rynki kapitałowe i doradztwo regulacyjne.
