Coraz prostsze zgromadzenia wspólników

Mimo ograniczonych do minimum wymagań technicznych, z ostrożnością podejść należy do kwestii formalnych, które w przypadku wpływu na treść uchwał, mogą mieć znaczenie przy zaskarżaniu uchwał. Dotyczy to w szczególności spółek, gdzie wzajemne relacje pomiędzy wspólnikami nie są partnerskie.

Zgodnie ze znowelizowanym art. 2341 k.s.h. umowa spółki może dopuszczać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co obejmuje w szczególności: transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym lub dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników. Warto podkreślić, że telezgromadzenia i telekonferencje mogą mieć zastosowanie również do zgromadzeń protokołowanych notarialnie.

Oznacza to wprowadzenie do polskiego porządku prawnego dwóch nowych rozwiązań. Pierwsze z nich – telezgromadzenie to nic innego aniżeli transmisja posiedzenia w czasie rzeczywistym. Drugi natomiast stanowi możliwość przeprowadzenia telekonferencji, w ramach której uczestnicy posiedzenia wraz z pozostałymi wspólnikami przebywają w innym miejscu.

Co więcej, nowe regulacje wskazują, że w sytuacji, w której umowa spółki dopuszcza udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, udział wspólników w zgromadzeniu wspólników może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Tym samym, w związku z dyspozytywnym charakterem przepisu, pierwszym krokiem do wprowadzenia możliwości przeprowadzania zgromadzenia w formie telekonferencji lub telezgromadzenia jest dostosowanie umowy spółki. Z ustawy wprost wynika, że mechanizmy identyfikacji wspólników powinny być adekwatne do celu jej wprowadzenia, czyli uproszczenia formalności związanych z prowadzeniem działalności. W teorii odpowiada to zasadzie proporcjonalności obowiązującej przy tworzeniu ustaw. W praktyce jednak to spółka musi zabezpieczyć narzędzie pozwalające na potwierdzenie tożsamości uczestników telekonferencji i telezgromadzenia, jak i środków bezpieczeństwa. To natomiast może rodzić już wątpliwości, czy wykorzystywane narzędzia są optymalne.

Ponadto, zwrócić należy także uwagę, że w przypadku telezgromadzenia wybór miejsca, z którego wspólnicy uczestniczą w NZW nie jest dowolny, ponieważ miejsce udziału, w tym przypadku wskazuje spółka. Wyłącznie w przypadku telekonferencji miejsce, z którego wspólnik w czasie rzeczywistym uczestniczy w posiedzeniu, jest dowolne. Z dużym prawdopodobieństwem to właśnie druga forma przeprowadzania zgromadzeń wspólników będzie cieszyć się częstszym zastosowaniem i realnie uprości formę podejmowania decyzji przez wspólników.

Do protokołu z posiedzenia w formie telezgromadzenia lub telekonferencji trzeba będzie dołączyć dodatkowo listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Podpisy uczestników zgromadzenia wspólników odbytego w trybie art. 2341 k.s.h. nie są wymagane. Dowody zwołania zgromadzenia wspólników zarząd powinien dołączyć do księgi protokołów.

Wprowadzone przez nowelizację rozwiązanie jest spójne z przyjętym przez ustawodawcę kierunkiem upraszczania wymogów formalnych w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej. Przy okazji wspomnieć należy, o wprowadzeniu możliwości podejmowania przez wspólników uchwał w trybie pisemnym w sprawach zastrzeżonych dla zwyczajnego zgromadzenia wspólników, co jest możliwe od 1 marca 2019 roku. Pozostaje jednak nadal katalog spraw, które nie mogą być podejmowane w tym trybie i obecna nowelizacja tego nie zmienia.

Nowelizację ocenić należy pozytywnie jako skuteczne narzędzie uproszczenia funkcjonowania spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. W przypadku tych spółek regulacja może znaleźć częstsze zastosowania, niż w przypadku spółek akcyjnych, gdzie art. 4065 k.s.h. przewiduje taką możliwość już od wielu lat. W przypadku nowych możliwości formalnych związanych z przeprowadzeniem zgromadzenia wspólników pamiętać należy o ugruntowanym stanowisku Sądu Najwyższego związanym z problematyką zaskarżania uchwał. Zgodnie z nim uchwały wspólników mogą być uznane za sprzeczne z ustawą, w przypadku, gdy przy ich podjęciu naruszone zostały przepisy określające zasady podejmowania uchwał (uchybienia formalne), przy czym uchybienia te mogą powodować nieważność uchwały tylko w przypadku, gdy miały wpływ na treść uchwały (m.in. wyrok SN z 24 czerwca 2009 r., I CSK 510/08). Nowe możliwości techniczne i ewentualne problemy z uczestnictwem wspólnika w telekonferencji lub telezgromadzeniu mogą ujawnić nowe podstawy naruszeń formalnych, co uzasadnia dodatkowe środki ostrożności związane z organizacja nowych form przeprowadzania zgromadzeń wspólników, w szczególności związanych z potwierdzeniem tożsamości uczestników telekonferencji i telezgromadzenia, jak i zagwarantowania przez spółkę środków bezpieczeństwa.

Artykuł ukazał się w dzienniku „Rzeczpospolita” w dniu 20-09-2019 r.