Biała lista i split payment także przy stałych umowach współpracy

Przedsiębiorcy i księgowi mają nie lada problem jak rozumieć pojęcie „jednorazowa transakcja” zgodnie z ustawami podatkowymi. Przepisy zakazują ujmowania w kosztach podatkowych wydatków, gdy płatność była w gotówce, a wartość transakcji przekraczała równowartość 15 tys. zł. Co więcej przekroczenie 15 tys. zł w odniesieniu do transakcji wiąże się z obowiązkiem opłacenia faktury tylko na rachunek bankowy z tzw. białej listy podatników VAT, a może też oznaczać obowiązkowy split payment. Przedsiębiorcom nie ułatwia pracy fiskus, który niedawno zmienił korzystne dla podatników interpretacje indywidualne i nakazał traktować wszystkie faktury zapłacone na podstawie umowy jako jedną jednorazową transakcję.

Ograniczenia przy płatnościach gotówkowych wprowadzono z początkiem 2017 r. Z przepisów ustaw podatkowych (art. 15d ustawy o CIT i odpowiednio art. 22p ustawy o PIT) wynika, że podatnicy nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Już wtedy pojawiły się problemy z interpretacją pojęcia „transakcja”.

W odpowiedzi na pytania przedsiębiorców dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyjaśniał, że pojęcie transakcji nie jest równoznaczne z pojedynczą płatnością, ale należy je rozumieć jako umowę, której przedmiotem jest odpłatne świadczenie usług/dostawa towarów i umowa ta jest zawierana między przedsiębiorcami w ramach prowadzonej przez nich działalności gospodarczej.

Od 1 stycznia 2020 r. właściwe rozumienie pojęcia „transakcja” nabrało jeszcze większego znaczenia dla rozliczeń podatkowych. Z tą datą ustawodawca nakazał opłacanie faktur przelewem tylko na rachunek bankowy kontrahenta zawarty na białej liście podatników VAT za każdym razem, gdy stanowi to element transakcji o wartości przekraczającej 15 tys. zł. Jeżeli płatność nastąpi na niezgłoszony rachunek bankowy, to przedsiębiorca nie zaliczy tego wydatku do kosztów podatkowych, a także będzie ponosił solidarną odpowiedzialność za nieodprowadzony przez kontrahenta VAT, chyba że w terminie trzech dni złoży zawiadomienie ZAW_NR, wskazując urzędowi skarbowemu niezgłoszony rachunek.

Na limit 15 tys. zł należy też zwracać uwagę realizując sprzedaż na rzecz innego przedsiębiorcy usług lub towarów „szczególnego ryzyka” wskazanych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (takim towarem są m.in. paliwa czy telefony komórkowe). W tym przypadku, jeżeli kwota należności z tytułu faktury przekracza 15 tys. zł, to wystawca faktury ma obowiązek oznaczyć ją wyrazami „mechanizm podzielonej płatności”. Taką fakturę można opłacić tylko poprzez split payment, przelewając kwotę należnego VAT na rachunek VAT odbiorcy pod rygorem specjalnych sankcji, które mogą sięgać nawet 30 proc. kwoty podatku z tej faktury.

W celu zabezpieczenia przed ryzykiem prawnym przedsiębiorcy występowali o indywidualne interpretacje prawa podatkowego pod kątem zawieranych umów. Szczególne wątpliwości co do rozumienia pojęcia „transakcja” mieli podatnicy opłacający faktury z tytułu stałych umów współpracy (np. umów najmu czy umów o stałe świadczenie usług księgowych, prawnych, etc.) czy też umów ramowych, które określały jedynie ogólne warunki dostaw i płatności, ale zlecenia zakupu następowały na podstawie każdorazowych zamówień. Powstaje wtedy pytanie, czy limit 15 tys. zł dotyczy pojedynczego zamówienia bądź okresu rozliczeniowego, czy wartości całej umowy.

Początkowo fiskus był zdania, że jeżeli całkowita wartość transakcji nie wynika wprost z treści umowy, lecz zależy od czasu jej trwania, to pojęcie jednorazowej wartości transakcji odnosi się do poszczególnych okresów rozliczeniowych, za które przysługuje wynagrodzenie (interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 7 lipca 2017 r., 0111-KDIB2-3.4010.13.2017. 1.AZE). Innymi słowy, co do zasady tak długo jak faktura za jeden okres rozliczeniowy nie przekraczała równowartości 15 tys. zł, przedsiębiorca mógłby rozliczać się gotówkowo bez negatywnych konsekwencji podatkowych, a w przypadku płatności przelewem nie musiałby sprawdzać czy rachunek kontrahenta znajduje się na białej liście. To korzystne dla podatników stanowisko potwierdził również były wiceminister finansów Paweł Gruza w odpowiedzi z 8 lutego 2017 r. na interpelację poselską nr 9209.

Nieoczekiwanie dla podatników korzystne dotąd stanowisko Ministerstwa Finansów uległo niedawno zmianie. W dwóch interpretacjach zmieniających wydanych 9 grudnia 2019 r. Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) nie zgodził się z wnioskami zaprezentowanymi wcześniej przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Sprawa dotyczyła dostaw leków do apteki z hurtowni farmaceutycznej na podstawie umowy ramowej o współpracę, która określała ogólne warunki współpracy, w szczególności wysokość premii od zakupu poszczególnych produktów, minimalną przewidywaną (jednak nie wiążącą) wartość miesięcznych zamówień ustalonych dla celu określenia rabatów czy zasady reklamacji produktów.

W pierwotnie wydanej interpretacji dyrektor KIS zgodził się z podatnikiem, że pod pojęciem „jednorazowa transakcja” należy rozumieć wartość poszczególnych zamówień, a nie sumę sprzedaży dokonanej w ramach jednej umowy. W związku z tym podatnik miał mieć możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu należności opłaconych gotówką, nawet jeżeli łączna wartość wystawionych faktur VAT przekraczała kwotę 15 tys. zł.

Zgoła odmiennie przepisy rozumie Szef KAS, który uznał, że jednorazowa wartość transakcji oznacza ogólną wartość wierzytelności lub zobowiązań określonych w umowie pomiędzy przedsiębiorcami bądź sumę płatności wynikających z zawartej umowy, nawet jeżeli nie jest ona znana w momencie zawierania umowy. W opinii Szefa KAS, w przypadku ramowej umowy współpracy jednorazową transakcją jest ta umowa, a nie poszczególne wynagrodzenia wypłacane na podstawie faktury VAT. Strony zawartej umowy nie zawierają z każdym zamówieniem nowej transakcji, lecz cały czas wykonują łączącą je umowę. Proces jest rozciągnięty w czasie i składa się na niego wiele płatności, ale transakcja jest jedna.

Dodatkowo Szef KAS wyjaśnił, że jeżeli z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie łączna jej wartość, to płatności do momentu przekroczenia limitu ustawowego mogą być dokonywane w gotówce. Natomiast w przypadku, gdy co prawda strony nie wiedzą jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie łączna jej wartość, ale wiedzą, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania tej umowy suma wynagrodzeń pewnych (tj. takich, które trzeba będzie zapłacić zanim upłynie okres wypowiedzenia) przekroczy limit, to już od pierwszej płatności powinny być one rozliczane bezgotówkowo.

Warto zwrócić uwagę, że podobnie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 9 kwietnia 2019 r. (III SA/Wa 1465/18, nieprawomocny) uznał umowę najmu zawartą na czas określony, jak i umowę najmu zawartą na czas nieokreślony za jedną transakcję, co zdaniem sądu oznacza sumowanie płatności z całej umowy, a nie wartości czynszu za pojedynczy okres rozliczeniowy.

Ponieważ limit 15 tys. zł dla jednorazowej transakcji wyznacza także obowiązek płatności na rachunek z białej listy oraz stosowania mechanizmu podzielonej płatności, wydaje się, że Szef KAS będzie analogicznie traktował umowy ramowe i umowy stałego świadczenia usług w kontekście białej listy i split payment. Idąc tokiem rozumowania Szefa KAS, w przypadku gdy strony umowy najmu nie wiedzą jak długo umowa będzie trwała, ale wiedzą, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu jej obowiązywania suma pewnych wynagrodzeń przekroczy 15 tys. zł, to od początku płatności powinny trafiać jedynie na rachunek przedsiębiorcy znajdujący się na białej liście podatników VAT. Z kolei, gdy strony tej umowy najmu nie mają na początku jej obowiązywania wiedzy, kiedy limit zostanie przekroczony, obowiązek wykonania przelewu na rachunek z białej listy wystąpi z płatnością, wraz z którą ogólna kwota z tytułu umowy najmu przekroczy 15 tys. zł.

Artykuł ukazał się w dzienniku „Rzeczpospolita” w dniu 10-02-2020 r.

Czytaj także: Brak konta na białej liście nie powinien wstrzymać zapłaty