Czy pracodawca może pytać załogę o szczepienia przeciwko Covid-19
2021-11-18
Obowiązujące przepisy umożliwiają zakładom pracy pozyskiwanie informacji o szczepieniach pracowników przeciw koronawirusowi. Ważny jest przy tym cel ich pozyskania i sposób postępowania z nimi.
W ostatnim czasie pojawiło się wiele opinii kwestionujących możliwość weryfikacji przez pracodawcę szczepień pracowników przeciw Covid-19. Wątpliwości rodzą się przede wszystkim na tle przetwarzania szczególnej kategorii danych osobowych pracowników, jakimi są dane o stanie zdrowia. Wyrażany jest zwłaszcza pogląd, że na gruncie RODO nie sposób odnaleźć podstawy przetwarzania takich danych osobowych pracowników przez pracodawcę.
W obliczu tych wątpliwości minister zdrowia po raz kolejny złożył ostatnio publiczne zapewnienie, że opracowywany jest projekt ustawy, która ma umożliwić pracodawcom taką weryfikację.
W naszej ocenie już na gruncie obowiązujących obecnie przepisów możliwe jest pozyskiwanie przez pracodawcę informacji o szczepieniach pracowników przeciwko Covid-19. Przy czym istotny jest cel pozyskania tych informacji i sposób postępowania z nimi.
Kluczem brak rejestracji
W naszej ocenie można rozważyć taki sposób weryfikacji szczepień, aby RODO nie miało do niego zastosowania. Stosownie do art. 2 ust. 1 RODO rozporządzenie to ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w sposób całkowicie lub częściowo zautomatyzowany oraz do przetwarzania w sposób inny niż zautomatyzowany danych osobowych stanowiących część zbioru danych lub mających stanowić część zbioru danych. W art. 4 ust. 6 RODO wyjaśniono, że przez zbiór danych rozumie się uporządkowany zestaw danych osobowych dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest scentralizowany, zdecentralizowany czy rozproszony funkcjonalnie lub geograficznie.
Można zatem tak ukształtować proces pozyskiwania informacji o szczepieniach, aby nie był on zautomatyzowanym przetwarzaniem danych i żeby dane pozyskane w jego toku nie stanowiły części zbioru danych.
Przykładowo, pracodawca może wydać pracownikom, którzy okazali dowód szczepienia, identyfikatory informujące o pozytywnej weryfikacji faktu szczepienia, bez danych jego posiadacza. W znaczeniu prawnym jest to rodzaj nieimiennego znaku legitymacyjnego – znaku na okaziciela. Pracodawca mógłby jednocześnie postanowić, że osoby posiadające identyfikator będą zwolnione z obostrzeń epidemiologicznych obowiązujących na terenie zakładu pracy.
Zwolnienie z obostrzeń, o którym mowa wyżej, może dotyczyć w szczególności konieczności zakładania maseczki zakrywającej usta i nos. Zgodnie z § 25 rozporządzenia Rady Ministrów z 6 maja 2021 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (DzU poz. 861), obowiązek zakrywania ust i nosa w zakładach pracy nie jest bezwzględny. Pracodawca może wprowadzić zasady odmienne niż określone w rozporządzeniu, i ograniczyć obowiązek noszenia maseczek wyłącznie do osób niezaszczepionych.
Pracownikom można przy tym pozostawić wybór, czy chcą okazać dowód szczepienia i skorzystać ze zwolnienia z określonych obowiązków sanitarnych, czy też wolą pozostać przy ogólnych regułach obowiązujących u pracodawcy.
Jeżeli pracodawca nie sporządzi żadnej ewidencji osób, którym wydano identyfikatory, ani w żaden sposób nie będzie rejestrował informacji o szczepieniu konkretnych osób, trudno będzie uznać, że informacje o szczepieniu stały się lub miały się stać częścią zbioru danych. Do takiego sposobu działania RODO nie powinno być zatem stosowane.
Wypełnianie obowiązków lub wykonywanie praw
RODO będzie miało zastosowanie do działań pracodawców, których efektem będzie powstanie ewidencji, rejestru czy spisu zaszczepionych pracowników. Nie oznacza to jednak, że na gruncie RODO i regulacji prawa pracy przetwarzanie danych o szczepieniach jest w tych sytuacjach zakazane.
Informacje o szczepieniu należy zakwalifikować do pojęcia danych o stanie zdrowia, które należą do szczególnej kategorii danych osobowych (art. 9 ust. 1 RODO). W art. 9 ust. 2 RODO wymieniono 10 okoliczności, które umożliwiają przetwarzanie takich danych. Jedną z nich – wskazaną w art. 9 ust. 2 lit. b – jest niezbędność wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej. W naszej ocenie przepis ten, wraz z omawianymi poniżej regulacjami prawa pracy, stanowi podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych pracowników w postaci informacji o szczepieniach.
Kodeks pracy w art. 221 § 4 stanowi, że pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Jednocześnie w art. 207 § 1 k.p. wskazano, że pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Z kolei w art. 207 § 2 k.p. określono, że pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. W szczególności pracodawca jest obowiązany organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy.
Trzeba także dodać, że w 2020 r. zmienione zostało rozporządzenie ministra zdrowia z 22 kwietnia 2005 r. w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki (DzU nr 81, poz. 716 ze zm.). Zgodnie ze zmienionym załącznikiem nr 1 do tego rozporządzenia, wirus SARS-CoV-2 należy do trzeciej grupy zagrożenia szkodliwych czynników biologicznych. W grupie tej opisano czynniki, które mogą wywoływać u ludzi ciężkie choroby, są niebezpieczne dla pracowników, a ich rozprzestrzenienie w populacji ludzkiej jest bardzo prawdopodobne.
Równocześnie, zgodnie z § 16 pkt 2 tego rozporządzenia, pracodawca zleca wykonywanie prac związanych z narażeniem na kontakt ze szkodliwym czynnikiem biologicznym zakwalifikowanym do trzeciej lub czwartej grupy zagrożenia pracownikom właściwie zabezpieczonym, w tym uodpornionym przy użyciu dostępnych szczepionek.
Ponadto – w pkt 8 załącznika nr 2 do rozporządzenia – jako prace narażające pracowników na czynniki biologiczne wymieniono wszelkie inne prace, w przypadku których wynik oceny ryzyka wskazuje, że czynniki biologiczne mogą być obecne w środowisku pracy. Przytoczony przepis akcentuje istnienie ryzyka determinowanego samą obecnością określonego czynnika w środowisku pracy. Równocześnie w dobie epidemii należy przyjąć, że czynnik biologiczny w postaci wirusa SARS-CoV-2 występuje wszędzie, w tym także w środowisku pracy.
Nie powinno zatem wzbudzać wątpliwości, że w okresie epidemii informacja o przyjęciu szczepienia przez pracownika – jako okoliczności o decydującym znaczeniu dla bezpieczeństwa wszystkich pracowników – jest konieczna dla zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Dopóki więc możliwe jest wykazanie, że cel przetwarzania danych o szczepieniach jest związany z BHP, dopóty możliwe jest twierdzenie, że podstawą takiego przetwarzania są opisane powyżej przepisy.
ZDANIEM AUTORA
Rafał Kania, partner, radca prawny SENDERO Tax & Legal
Na pracodawcach spoczywa pełna odpowiedzialność za zarządzanie zakładem pracy oraz zapewnienie właściwych warunków bezpieczeństwa i higieny pracy. W konsekwencji zobligowani są ważyć interesy społeczności (wspólnoty) zakładowej oraz poszczególnych pracowników. Traktowanie konkretnej osoby w sposób niewątpliwie mniej korzystny niż innych osób znajdujących się w podobnym położeniu stanowi dyskryminację. Jednak działania różnicujące poziom stosowanych obostrzeń wobec pracowników zaszczepionych i niezaszczepionych lub zachęcające do szczepień nie naruszają zasady równości w zatrudnieniu ani nie są dyskryminujące – wynikają bowiem z obiektywnych przesłanek. Są one w pełni uzasadnione aktualną sytuacją epidemiczną i powinnościami pracodawcy, a także pozostają we właściwej proporcji do wspomnianych okoliczności (pandemia i obowiązki w zakresie BHP).
ZDANIEM AUTORA
Szymon Szurgacz, radca prawny SENDERO Tax & Legal
Nawet bez szczególnych regulacji w opisanym zakresie pracodawcy mogą pytać pracowników o szczepienia przeciwko Covid-19. Proces weryfikacji szczepień można ponadto ukształtować w taki sposób, że RODO nie będzie miało do niego zastosowania. Niezależnie od tego, RODO oraz regulacje prawa pracy zawierają dostateczne podstawy do przetwarzania danych osobowych pracowników w postaci informacji o szczepieniu. Ważny jest cel takiego przetwarzania, który zawsze powinien łączyć się ze spoczywającym na pracodawcy obowiązkiem zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
Artykuł ukazał się w internetowym oraz papierowym wydaniu dziennika ,,Rzeczpospolita”
