Innowacje pracownicze w czasach home office

Kto to mógł przestawił dziś pracowników na wykonywanie pracy zdalnie, ze względu na profilaktykę zakażeń w czasie pandemii koronawirusa. Prócz uporania się z kwestiami dostępności baz danych, sprzętu oraz niezbędnymi formalnościami, należy pamiętać także o ochronie praw własności intelektualnej do wyników pracy pracowników na home office. Dotąd praca zdalna nie była tak powszechna. Obecnie to konieczność, ale można ją potraktować jako szansę na wypracowanie nowych rozwiązań i wprowadzenie ulepszeń.

Czym są innowacje pracownicze?

Pojęcie innowacji pracowniczych bywa różnie rozumiane. Zasadniczo chodzi o to, aby pracownicy mogli zgłaszać własne pomysły dotyczące zarówno nowatorskich rozwiązań produktowych, jak i usprawnień procesowych, od stosunkowo prostych biznesowych ulepszeń po wynalazki czy nawet pomysły na zmianę profilu działalności firmy odpowiadające aktualnym potrzebom rynkowym.

Niektóre firmy posiadają programy innowacji pracowniczych w różnych fazach rozwoju, które są kanałem komunikacji pomysłów pracowników, pozwalając zarazem wynagradzać te o największym potencjale wdrożeniowym. Te najbardziej zaawansowane przybierają formę np. platform do zbierania pomysłów (tzw. open box), akceleratorów wewnętrznych, laboratoriów innowacji (np. cykle warsztatów, po których pracownicy z najlepszymi pomysłami są oddelegowani na dłuższy czas do pracy nad swoimi projektami).

Wymogi nabycia praw przez pracodawcę

Do tej pory innowacje pracownicze służyły budowaniu przewagi konkurencyjnej. Teraz mogą gwarantować przetrwanie firmy i sprawne działanie oraz optymalizację procesów wewnętrznych. Dlatego ważne jest odpowiednie zabezpieczenie prawne najcenniejszych rozwiązań, które można ochronić między innymi poprzez uzyskanie praw autorskich czy praw własności przemysłowej. Jednak o uzyskanie prawa wyłącznego (np. patentu) ubiegać może się tylko podmiot, któremu służy owo prawo (np. prawo do patentu). Do eksploatacji rozwiązania i czerpania z niego korzyści także należy posiadać tytuł prawny (np. prawo własności, licencję).

Prawo do uzyskania patentu na wynalazek albo prawa ochronnego na wzór użytkowy, jak również prawa z rejestracji wzoru przemysłowego przysługuje twórcy. Jednak, w razie stworzenia wynalazku, wzoru użytkowego albo wzoru przemysłowego w wyniku wykonywania przez twórcę obowiązków wynikających ze stosunku pracy albo z realizacji innej umowy, prawo to przysługuje pracodawcy lub zamawiającemu (tzw. wynalazek pracowniczy), chyba że strony ustaliły inaczej. Podobnie, jeżeli pracownik stworzył utwór w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy (tzw. utwór pracowniczy), jego pracodawca nabywa z chwilą przyjęcia utworu autorskie prawa majątkowe w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron, o ile umowa o pracę nie stanowi inaczej. Przy czym, zgodnie z art. 2 KP pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Sama umowa o pracę powinna być na piśmie (art. 29 § 2 KP), jednak forma określenia obowiązków pracowniczych nie ma znaczenia (w praktyce brak zachowania formy pisemnej powoduje trudne do rozstrzygnięcia spory). Dotyczy to także „pracownika” – zleceniobiorcy świadczącego usługi w ramach umowy cywilnoprawnej.

Nie każda aktywność twórcza pracownika będzie przedmiotem praw nabywanych z mocy prawa przez pracodawcę. Konieczne jest wykazanie związku funkcjonalnego polegającego na uznaniu, że rezultat działalności twórczej pracownika powstał w wyniku wykonywania obowiązków pracowniczych. Wykonywanie obowiązków pracowniczych odbywa się na koszt pracodawcy, w ramach jego struktury organizacyjnej, z wykorzystaniem jego zaplecza technicznego i zasobów ludzkich. Jednak wykorzystanie wiedzy, doświadczenia i umiejętności nabytych w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych nie oznacza, że projekt pracownika jest wynikiem wykonywania obowiązków ze stosunku pracy (vide: sygn. akt II PK 260/09 – wyrok SN – Izba Pracy z dnia 08-03-2010).

Dokonanie wynalazku samo w sobie nie musi stanowić obowiązku pracowniczego – nie musi być wprost sformułowane w treści umowy. Wystarczy, aby z umowy wynikał obowiązek określonej aktywności twórczej (m.in. był ustalony rodzaj pracy, plan prac, wydane polecenie służbowe). Samo dokonanie wynalazku przez pracownika w godzinach pracy, ale bez związku z jego obowiązkami (niejako w związku z nadmiarem wolnego czasu, bądź jako efekt dążenia do uzyskiwania w pracy jak najlepszych wyników) nie powoduje powstania prawa na rzecz jego pracodawcy. Podobnie, miejsce pracy jako miejsce uzyskania twórczego efektu  nie determinuje przejścia praw do niego na pracodawcę.

Praca twórcza powinna mieć charakter twórczy, nie tylko ograniczać się do udzielania pomocy. Nie wystarczy też wykonywanie jedynie poleceń lub przekazywanie fachowej wiedzy znanej wcześniej ekspertom z danej dziedziny. Twórcą nie jest także osoba, która nie pracowała bezpośrednio nad wynalazkiem, a jedynie opracowała podstawy naukowo-techniczne, na których oparto rozwiązanie. Współtwórcą można określić osobę, która współdecydowała o ostatecznym kształcie i wyniku prac.

Kryteria wskazane na gruncie prawa autorskiego nie będą w pełni aktualne w świetle prawa własności przemysłowej. Twórczość autorska jest formalna i obejmuje wyłącznie sposób wyrażenia (nie chroni idei), podczas gdy twórczość wynalazcza ma charakter bardziej innowacyjny. Dlatego, zgodnie z prawem własności przemysłowej za twórcę można uznać osobę, która jest źródłem pomysłu na innowację (koncepcji technicznej, nie tylko inspiracji do dokonania wynalazku). Samo wskazanie kierunku działań nie jest wystarczające. Tak samo twórcą nie jest zamawiający lub udzielający pomocy do dokonania rozwiązania, dostarczający materiałów niezbędnych do wykonania ani dokonujący nieznaczących poprawek. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego nie jest twórcą osoba, która tylko udzieliła pomocy przy dokonaniu wynalazku, ale nie uczestniczyła w koncepcji tworzenia nowego rozwiązania ( vide: wyrok SN z 21.3.1974 r., I PR 53/74, OSPiKA 1976, Nr 10, poz. 195). Przy czym, w praktyce, przedsiębiorca może nieświadomie udzielać pomocy przy twórczej pracy podwładnego, korzystającego z jego sprzętu i pomieszczeń, wykonującego czynności nie mające związku z obowiązkami pracowniczymi. Pracodawca nie nabędzie wtedy praw do rozwiązania z mocy ustawy, jednak spornym pozostanie uprawnienie do korzystania z takiej „innowacji pracowniczej” w zakresie działalności przedsiębiorcy (w tle art. 11 ust. 5 pwp).

Powyższe, nie dotyczy wynalazków dokonanych przez pracownika przed rozpoczęciem lub po zakończeniu stosunku pracy. W sytuacji, w której pracownik rozpoczął pracę nad wynalazkiem przed nawiązaniem stosunku pracy, a ukończył w trakcie, istotne będzie ustalenie, kiedy wynalazek nabrał cech, które pozwalają np. ubiegać się o ochronę w urzędzie patentowym. Czasami dla bezpieczeństwa, lepiej rozważyć następcze nabycie prawa, aby wykluczyć wątpliwości.

Ponadto zasada nabywania praw przez pracodawcę nie jest bezwzględnie wiążąca i strony na drodze umownej mogą tą kwestię uregulować odmiennie. W takim przypadku to pracownik – twórca, nabywa prawa własności intelektualnej. Strony nie mogą umówić się, że uprawnionym będzie osoba trzecia. Nieważna także będzie umowa przewidująca po prostu przejście na pracodawcę prawa do wszelkich efektów pracy podwładnego, gdyż muszą one być powiązane z zakresem obowiązków danego pracownika.

Wpływ świadczenia pracy zdalnie

Od wejścia w życie przepisów tzw. specustawy dotyczącej koronawirusa „pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna)”. Co prawda dotychczas pracodawca także mógł polecić pracownikowi wykonywanie pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania.

W dalszym ciągu, w świetle art. 108 Kodeksu pracy, wymagane jest „przestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy”, a także „sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy”. Zlecając pracę zdalną, pracodawca powinien przekazać pracownikom sprzęt, choć zdarzało się wcześniej, że w przedsiębiorstwach stosowano politykę BYOD (Bring Your Own Device) lub pracownicy mogli korzystać z narzędzi firmowych poza biurem, szczególnie w razie konieczności nagłego dostosowania się firmy do zaistniałej sytuacji. Pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent za używanie prywatnego sprzętu na potrzeby pracy. Pracownicy nierzadko korzystają, nawet na domowym sprzęcie, z firmowych baz danych, systemów CRM, środków komunikacji elektronicznej itp.

Pracodawca może wydać polecenie czasowej pracy poza biurem poprzez służbowy e-mail, w którym określone zostaną określone zasady pracy zdalnej. Za czas pracy zdalnej pracownik zachowuje pełne prawo do wynagrodzenia. Tym samym należy wnioskować, że pomimo zmiany miejsca i sposobu świadczenia pracy w dalszym ciągu, co do zasady większość pracowników podejmuje czynności na koszt pracodawcy, w ramach jego struktury organizacyjnej, z wykorzystaniem jego zaplecza technicznego i zasobów ludzkich.

Pozostaje kwestia zasadnicza, jaką jest stwierdzenie związku funkcjonalnego pomiędzy rezultatem działalności twórczej pracownika a wykonywaniem obowiązków pracowniczych. Z pewnością przedmiot wielu aktywności pracowniczych również nie uległ zmianie. Jednak, w szczególności w sytuacji nagłego dostosowania i jego skali oraz zmian zachodzących w procesach funkcjonowania gospodarki, konieczne stało się kreowanie nowych rozwiązań ad hoc, które wykraczają  poza ustalony zakres obowiązków pracowniczych. W sytuacji przedłużającego się stanu epidemii i nadchodzących zagrożeń, konieczne stanie się innowacyjne podejście do prowadzenia działalności gospodarczej i przede wszystkim oferowanie nowych rozwiązań odpowiadających potrzebom rynkowym. W efekcie przedmiot świadczonej pracy poszczególnych pracowników może ulec istotnej zmianie, wykraczającej poza zajmowane stanowisko i ustalone zadania. Wtedy też mogą pojawić się kontrowersje dotyczące automatycznego nabycia praw do innowacyjnych rozwiązań pracowniczych.

W przedsiębiorstwach, w których działały różnego rodzaju programy innowacji pracowniczych, pomimo wyjątkowych okoliczności należy zadbać o maksymalne przestrzeganie ustalonych procedur i regulaminów innowacyjności. Pozwoli to na dokonanie właściwej oceny danego rozwiązania, a zarazem zwiększy bezpieczeństwo prawne (np. weryfikację konieczności przeniesienia praw w drodze odrębnej umowy).

Pozostali przedsiębiorcy powinni uważnie przyglądać się innowacyjnym rozwiązaniom proponowanym przez pracowników i zleceniobiorców, w szczególności tym mających znaczny potencjał do wdrożenia, aby właściwie nabyć prawa do owych rozwiązań i móc je efektywnie chronić. Należy pamiętać, że o ile w świetle prawa autorskiego wymagane jest przede wszystkim ustalenie utworu, to zapewnienie skutecznej ochrony poprzez nabycie praw własności przemysłowej wiąże się z ograniczeniami ustawowymi, takimi jak chociażby przesłanka nowości wynalazku czy wzoru przemysłowego. Dlatego ujawnienie rozwiązania przed jego zabezpieczeniem może mieć poważne i długofalowe negatywne konsekwencje.

Oczywiście inną kwestią są przyzwyczajenia pracowników, którzy muszą nagle lub znacznie intensywniej korzystać z cyfrowego modelu współpracy lub używać domowych narzędzi (a nieraz wykorzystywać w ramach firmowej sieci rozwiązania technologiczne niezatwierdzone przez administratorów). Poza tym, że może to mieć duże znaczenie dla zabezpieczenia tajemnicy przedsiębiorstwa, to także szereg informacji i dokumentów dotyczących procesu powstawiania rozwiązań i utworów może pozostać poza dostępem pracodawcy. Materiały te są często istotne w procesie wdrażania innowacyjnych rozwiązań, w procedurze uzyskiwania praw wyłącznych, nie wspominając o sporach z partnerami biznesowymi czy pracownikami.

Reasumując, szczególnie obecnie skoordynowane podejście do innowacji pracowniczych może mieć kluczowe znaczenie dla rozwoju bądź utrzymania dobrej kondycji przedsiębiorstwa.

Po epidemii home office może zagościć w polskich firmach na stałe

Obecnie, praca zdalna stała się koniecznością, jednak elastyczna forma zatrudnienia wcześniej była pozytywnie oceniana i akceptowana przez pracowników, a coraz więcej firm oferowało taką możliwość świadczenia pracy. Z badań Grupy Pracuj.pl wynika, że aż 82 proc. pracowników ją aprobuje. Zazwyczaj możliwość pracy zdalnej prezentowana jest jako benefit pracowniczy wskazujący na elastyczność pracodawcy i zapewnienie możliwości połączenia spraw zawodowych z życiem prywatnym w tzw. work-life-balance. W długofalowej perspektywie przedsiębiorcy skłonieni przez okoliczności do odpowiedniego dostosowania warunków świadczenia pracy zdalnie, po modyfikacji wewnętrznych procedur i sprzętu oraz adaptacji cyfrowych technologii, mogą częściej korzystać z wypracowanych przez zespół rozwiązań. W tym procesie zmian nie powinien być pomijany tak ważny aspekt funkcjonowania organizacji jak innowacje pracownicze.

Artykuł ukazał się w dzienniku „Rzeczpospolita” w dniu 30-04-2020 r.