Zakres pełnomocnictwa a zmiana właściciela

Właściciele patentów dokonując zmian w obrębie spółki stosunkowo często bagatelizują zakres pełnomocnictwa udzielanego do reprezentowania swoich interesów przed Urzędem Patentowym RP.

Zdarza się, że konsekwencją takiego nieświadomego działania jest brak terminowego uiszczenia opłat okresowych i wygaśnięcie ochrony wynalazku. Urząd Patentowy umarza postępowanie a patent wygasa wskutek formalnego niedopatrzenia. Dlatego niezwykle ważne jest ustalenie szerokiego zakresu pełnomocnictwa, tak by pełnomocnik mógł nie tylko złożyć przed UPRP wniosek o zarejestrowanie zmian zachodzących wewnątrz przedsiębiorstwa ale również był w stanie wnosić kolejne opłaty okresowe warunkujące ochronę wynalazku w Polsce.

Zmiany odnotowywane w rejestrze UPRP mogą dotyczyć zarówno zmian formy prawnej (jak np. przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę), połączenia dwóch spółek (fuzja), przejęcia jednej spółki przez drugą (cesja) jak i zmian w nazwie lub adresie spółki. W zależności od rodzaju zaistniałej zmiany zakres pełnomocnictwa ma kluczowe znaczenie.

Połączenie spółek oraz przejęcie jednej spółki przez drugą, w przeciwieństwie do zmiany nazwy lub adresu spółki, skutkują powstaniem nowego przedsiębiorstwa, które musi podpisać dokument pełnomocnictwa i przekazać go wybranemu pełnomocnikowi, by ten mógł reprezentować nowy podmiot przed Urzędem Patentowym RP. Gdy chcemy, by pełnomocnik był w stanie nie tylko zarejestrować zmianę właściciela ale i uiszczać opłaty okresowe, to zakres dokumentu pełnomocnictwa nie może być ograniczony jedynie do rejestrowania zmian. W przeciwnym razie Urząd wpisze żądaną zmianę właściciela do rejestru ale żaden pełnomocnik nie będzie uprawniony do monitorowania oraz wnoszenia opłat za ochronę. Dotychczasowy pełnomocnik mógłby reprezentować spółkę w kwestii przedłużania ochrony na wynalazek bez konieczności przedkładania  w Urzędzie nowego pełnomocnictwa tylko gdy spółka jedynie zmieniła nazwę lub adres swojej siedziby. Właściciel pozostaje wówczas niezmieniony, a tym samym dotychczasowe pełnomocnictwo udzielone danemu pełnomocnikowi pozostaje w mocy, o ile oczywiście obejmowało ono prawo do uiszczania opłat za ochronę.

Wielu przedsiębiorców przez nieznajomość wymagań formalnych  i praktyki działania Urzędu Patentowego upoważnia dwóch pełnomocników do reprezentowania swoich interesów. Tymczasem przekazanie jednemu pełnomocnikowi uprawnień do uiszczania opłat okresowych za patent przy jednoczesnym upoważnieniu innego pełnomocnika do zarejestrowania zmian w spółce oznacza, że chociaż patent zostanie w danym roku opłacony (o ile termin opłaty nie wypadnie po dokonaniu zmiany) a zmiana zostanie zarejestrowana, to patent zostanie pozbawiony dalszej reprezentacji. Dlaczego? Pełnomocnik, który otrzymał pełnomocnictwo nadające mu uprawnienia jedynie w zakresie uiszczania opłat okresowych za patent nie będzie mógł dłużej wywiązywać się z tego obowiązku. W momencie gdy Urząd zarejestruje zmianę w obrębie przedsiębiorstwa, tj. dojdzie do fuzji lub cesji, pełnomocnik od opłat straci możliwość reprezentowania spółki, która właśnie przestała istnieć. W takiej sytuacji jedynym rozsądnym rozwiązaniem jest wybór jednego pełnomocnika, otrzymującego nowe, uaktualnione pełnomocnictwo, na mocy którego będzie mógł dalej reprezentować właściciela patentu.

Biorąc pod uwagę wyżej opisane niuanse najbezpieczniejsze dla przedsiębiorcy z punktu widzenia utrzymania patentu w mocy jest zadbanie o udzielenie pełnomocnictwa, pozwalającego na szeroki wachlarz działań. Dzięki temu wyeliminowane zostaną zagrożenia dla ciągłości ochrony wynalazku w Polsce. Zaoszczędzi to również korespondencji z Urzędem Patentowym, czyli obarczonych ryzykiem błędów formalności oraz kosztów.