List elektroniczny zamiast zwykłego
2022-01-28
Korzystanie z e-doręczeń w komunikacji z urzędami, a w przyszłości również z sądami, ma być całkowicie darmowe. WALDEMAR SZUBERT radca prawny, Kancelaria Radców Prawnych Ryszewski Szubierajski Sp.k.
Rewolucja cyfrowa w obsłudze korespondencji pocztowej.
Za sprawą ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych ustawodawca planuje rewolucję w komunikacji. Zamierzeniem ustawy jest zdegradowanie znaczenia korespondencji papierowej wysyłanej w tradycyjnej formie poczty kopertowej na rzecz prymatu korespondencji elektronicznej. Korzystanie z możliwości wysyłania korespondencji w taki sposób ma być równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. W związku z tymi przepisami uruchomiono dedykowaną stronę internetową. Możliwe jest już zakładanie adresów korespondencyjnych.
W 2022 r. szereg podmiotów zostanie objętych nowymi obowiązkami związanymi z doręczeniami elektronicznymi. Od 5 lipca 2022 r. obowiązki związane z doręczeniami elektronicznymi obejmą: organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, osoby wykonujące zawód zaufania publicznego, podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców w KRS, Narodowy Fundusz Zdrowia, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, organy kontroli państwowej i jednostki budżetowe je obsługujące. Pomimo tak szerokiego zakresu podmiotowego dotyczącego tego nowego, bardzo ważnego obowiązku nie sposób nie odnieść wrażenia, że niewiele dzieje się w przedmiocie upowszechniania wiedzy o e-doręczeniach.
Utworzenie adresu elektronicznego następuje na podstawie złożonego wniosku drogą elektroniczną. Możliwe jest to poprzez dedykowaną stronę internetową – https://www.gov.pl/web/e-doreczenia. Do założenia adresu wystarczające jest posiadanie profilu zaufanego.
Co bardzo istotne, korzystanie z e-doręczeń w komunikacji z urzędami, a w przyszłości również z sądami, ma być całkowicie darmowe. Jest to niewątpliwa zaleta w stosunku do rosnących kosztów tradycyjnej usługi pocztowej.
W zamierzeniu e-doręczenia mają doprowadzić do likwidacji platformy E-PUAP. Zgodnie z obietnicami w ramach usługi e-doręczeń zagwarantowana zostanie tajemnica korespondencji, integralność i pewność doręczania wysłanych danych oraz powstaną wiarygodne i akceptowalne prawnie dowody wysłania i otrzymania.
Możliwe jest założenie nawet do trzech adresów dla jednej osoby. Osobny adres może dotyczyć prowadzonej działalności gospodarczej, zawodu zaufania społecznego, spraw osobistych. Powstała baza adresów elektronicznych, co oznacza, że komunikacja w sposób elektroniczny będzie możliwa nawet w sytuacji, w której korespondencja inicjowana jest nie przez zainteresowanego oraz bez jego prośby o przekazywanie komunikacji drogą elektroniczną.
W chwili obecnej możliwe jest już korzystanie z serwisu. Funkcjonalność serwisu jest bardzo podobna do popularnych, prywatnych serwisów adresów e-mail. Niestety, ale pomimo upływu znacznego czasu od uchwalenia ustawy sprawia on dalej wrażenie mocno niedopracowanego, nieprzystępnego i mało intuicyjnego.
Występują liczne problemy z zakładaniem adresów elektronicznych. Sama strona internetowa doręczeń jest trudna do znalezienia w wyszukiwarce internetowej, a logowanie się wydaje się zbyt skomplikowane. Wszystko wskazuje na to, że przewidziane terminy obowiązku posiadania tych adresów, a tym samym rozpowszechnienie stosowania tej metody komunikacji, będą musiały być przesuwane w czasie do momentu usprawnienia funkcjonalności serwisu oraz usunięcia występujących błędów.
Niewątpliwie e-doręczenia są krokiem w bardzo dobrą stronę. Jest to nieuchronne wobec postępującej digitalizacji.
Ogromną zaletą tego rodzaju korespondencji jest możliwość ograniczania kosztów, brak przywiązania do tradycyjnych fizycznych adresów pocztowych, elastyczność w odbiorze i nadawaniu korespondencji z dowolnego miejsca, ogromne przyśpieszenie komunikacji. Niewątpliwe zalety tego rozwiązania mogą jednak bardzo łatwo zostać przyćmione przez niedoskonałości techniczne serwisu, co na chwilę obecną wydaje się być ogromnym problemem. Zainteresowanym zaleca się wstrzymanie się jeszcze kilka miesięcy z zakładaniem adresów w oczekiwaniu na dalsze postępowanie w usprawnianiu serwisu oraz likwidowaniu występujących błędów.
