Sygnaliści – ostatni gwizdek na wprowadzanie wewnętrznych procedur
2021-10-22
Już od 17 grudnia 2021 r. polscy pracodawcy zostaną obciążeni licznymi obowiązkami z dziedziny compliance, tym razem związanymi z ochroną osób zgłaszających nadużycia czy naruszenia prawa – tzw. sygnalistów (ang. whistleblowing czyli „dmuchanie w gwizdek”). Do tego czasu Polska musi bowiem wdrożyć unijną dyrektywę chroniącą sygnalistów.
Na ten moment wiadomo tyle, że Polska wdroży przepisy unijne w postaci ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, a najnowszy projekt tej ustawy jest z 18 października 2021 r. Konieczne w rezultacie staje się przedstawienie najważniejszych założeń projektu tejże ustawy. Pracodawcy nie unikną przygotowania odpowiednich procedur, w tym regulaminu zgłoszeń wewnętrznych określającego wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń. Do najtrudniejszych zadań należy zaliczyć również stworzenie odpowiedniego systemu zgłaszania nadużyć, kanałów komunikacji, wewnętrznego postępowania wyjaśniającego czy zapewnienie ochrony samego sygnalisty, w tym danych osobowych zgłaszającego oraz innych danych pozwalających na ustalenie jego tożsamości. Poprzeczka została zawieszona zatem bardzo wysoko, a czasu pozostało niewiele.
Wyjaśnienia wymaga, że sygnaliści to osoby zgłaszające naruszenia prawa Unii Europejskiej, które dokonując zgłoszenia kwalifikują się do objęcia ochroną pod warunkiem że miały uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia oraz dokonały zgłoszenia wewnętrznego albo zgłoszenia zewnętrznego lub dokonały ujawnienia publicznego. Chodzi tu o naruszenia związane np. z zamówieniami publicznymi, usługami, produktami i rynkami finansowymi, bezpieczeństwem produktów i ich zgodność z wymogami, bezpieczeństwem transportu, ochroną środowiska.
Obowiązki wynikające z ochrony sygnalistów obejmują zarówno pracodawców w sektorze prywatnym (zasadniczo przedsiębiorstwa zatrudniające więcej niż 50 pracowników), jak również pracodawców w sektorze publicznym. W praktyce oznacza to, że wszyscy „więksi” pracodawcy będą zmuszeni do wdrożenia odpowiednich procedur.
Tak jak już wspomniano, istotnym obowiązkiem pracodawcy będzie ustalenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, określającego wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zgodną z wymogami określonymi w ustawie. Regulamin zgłoszeń wewnętrznych określa m. in. podmiot wewnętrzny upoważniony przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń; sposoby przekazywania zgłoszeń czy maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. Co więcej, w regulaminie pracodawcy zdecydują o możliwości zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa anonimowo.
Co niezwykle istotne, regulamin zgłoszeń wewnętrznych może także dodatkowo objąć w szczególności inne kwestie związane ze zgłoszeniem wewnętrznym, jak np. wyszczególnienie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności pracodawcy sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych, innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub ryzykiem korupcji. Decyzja o uregulowaniu fakultatywnych elementów regulaminu zgłoszeń będzie należało do pracodawcy. Warto zatem przeanalizować czy i ewentualnie które elementy fakultatywne warto byłoby ustalić w tymże regulaminie.
Dodatkowo pracodawcy będą zobowiązani również do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych oraz pełnienia funkcji administratora danych zgromadzonych w tym rejestrze.
Prawo unijne zobowiązuje do przyjęcia odstraszających sankcji za działania odwetowe utrudniające dokonanie zgłoszenia lub prowadzenie postępowania albo naruszające obowiązek zachowania w tajemnicy tożsamości sygnalisty.
Polski ustawodawca przewidział zaiste odstraszające kary dla pracodawców. I tak, utrudnianie dokonania zgłoszenia podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3. Z kolei nieustanowienie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych albo ustanowienie procedura naruszającej przepisy ustawy podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3.
Oznacza to, że konsekwencja za nieustanowienie lub błędne ustanowienie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa może być nawet więzienie. Uwzględniając powyższe warto rozważyć skorzystanie z profesjonalnej pomocy prawnej w zakresie realizacji obowiązków wynikających z ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, a w szczególności opracowania wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń prawa oraz regulaminu zgłoszeń wewnętrznych.
Artykuł ukazał się w serwisie rp.pl
