Praca zdalna nie pozbawia pracownika nadgodzin
2021-11-26
Wymuszenie przez pandemię pracy z domu spowodowało, że pracodawcy mają kłopot z kontrolą czasu, jaki pracownicy spędzają na wykonywaniu swoich zadań. Aby nadgodziny w trybie zdalnym nie rosły lawinowo, trzeba zweryfikować obowiązujące procedury i wprowadzić możliwe zabezpieczenia.
Wraz z wybuchem pandemii prawo pracy zderzyło się z nową rzeczywistością, w sposób do tej pory niespotykany. Zdecydowanie największym wyzwaniem dla pracodawców stało się odpowiednie zarządzanie pracą zdalną. Wszystkie badania rynku potwierdzają, że nowa formuła pracy już się zakorzeniła i zostanie z nami na dłużej. Należy zatem bardzo starannie sprawdzić, czy praca zdalna jest w naszych organizacjach właściwie i bezpiecznie uregulowana.
Obecne podejście już nie wystarcza
Nowa rzeczywistość pokazała, że w wielu przypadkach dotychczasowe regulacje w zakresie home office okazały się niewystarczające. Skala zjawiska pracy zdalnej zmieniła się bowiem diametralnie. Zmieniła się tym samym także ocena ryzyka – inaczej bowiem szacuje się ryzyko związane z okazjonalną pracą zdalną, wykonywaną przez część pracowników sporadycznie np. raz w miesiącu, a inaczej regularną pracę świadczoną poza siedzibą firmy przez większość pracowników, przetwarzających ogromne ilości informacji poufnych.
Dlatego wprowadzenie obecnie jasnych i szczegółowych procedur regulujących pracę zdalną jest już koniecznością. Na jakie kwestie firmy zwracają największą uwagę? Jedną z najszerzej dyskutowanych jest kwestia odpowiedniego uregulowania zarządzania i rozliczania czasu pracy pracowników zdalnych. Wydaje się, że pracodawcy przywiązują, póki co do niej niewielką wagę. Przy nagłej konieczności organizacji pracy zdalnej mało kto pamiętał, aby w praktyce należycie uregulować i ustalić z pracownikami kwestię czasu pracy.
Wiadomo natomiast, że zwykłe narzędzia, które pracodawcy stosowali do kontrolowania czasu pracy, nie przystają – niestety – do realiów pracy zdalnej. Niemożliwym staje się w tej rzeczywistości zastosowanie np. tradycyjnej listy obecności czy bieżąca kontrola menagera w zakresie występowania lub braku występowania nadgodzin.
Zadaniowy tryb pracy tak, ale…
Część pracodawców słusznie kieruje się w tej sytuacji w stronę systemu zadaniowego czasu pracy. Zgodnie z regulacją kodeksową (art. 140 Kodeksu pracy; t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1320) system ten może być zastosowany w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy. Praca poza siedzibą firmy zdecydowanie odpowiada tym wymaganiom. Warto przy tym od razu pamiętać, że Kodeks wymaga jednocześnie, aby wprowadzając taki system czasu pracy, ustalić z pracownikiem czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, mając na uwadze ogólne normy czasy pracy, których pracownik nie powinien przekraczać. Nie możemy zatem spać spokojnie tylko dlatego, że pracownikom wprowadziliśmy system zadaniowy, jeśli zaniedbaliśmy ustalenia z pracownikiem odpowiedniego czasu na wykonanie jego zadań. W praktyce chodzi o to, aby zadania powierzone pracownikowi były realne do wykonania w tzw. zwykłym czasie pracy.
… nie jest to recepta na wszystko
Trzeba jednak wyraźnie stwierdzić, że system zadaniowego czasu pracy tylko częściowo rozwiązuje kwestię problemów związanych z czasem pracy zdalnej. U pracowników pracujących zdalnie widać już teraz tendencję do znacznego i częstego przekraczania norm czasu pracy, a system zadaniowy wcale nie wyklucza roszczeń o nadgodziny. Wprost przeciwnie – wydaje się, że narzędzie, które ustawodawca dał pracodawcom (tj. ewidencja czynności pracownika zdalnego) może łatwo okazać się mieczem obosiecznym, jeśli z ewidencji tej będzie wynikało systematyczne przekraczanie norm czasu pracy. Jest to zresztą kwestia istotna nie tylko z punktu widzenia „twardych” norm prawa pracy, ale także ogólnej dbałości o well-being i work-life balance pracowników. Dlatego z narzędzi, które daje ustawodawca w zakresie pracy zdalnej należy korzystać ostrożnie.
Jak to działa w praktyce: Jakie kroki w firmie podjąć już dziś?
Aby już teraz przeciwdziałać ryzyku zgłoszenia roszczeń o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, pracodawcy powinni zweryfikować istniejące w firmie regulacje i stosowaną praktykę. Warto m.in. zweryfikować swój regulamin pracy i – jeśli taki istnieje – regulamin pracy zdalnej. Odpowiednie zapisy w tych regulacjach powinny stanowić dla pracodawcy bezpieczny punkt wyjścia w przypadku zgłoszenia roszczeń o wynagrodzenie za nadgodziny. Jednocześnie zweryfikować należy stosowaną praktykę – w szczególności w jakim czasie pracownicy wykonują swoje obowiązki, czy nie są obciążeni obowiązkami nieproporcjonalnie do swojego czasu pracy, czy menadżerowie nie identyfikują w poszczególnych przypadkach możliwości wystąpienia nadgodzin.
Firmy myślą o… ryczałcie
Coraz częściej rozważaną opcją przez pracodawców jest wprowadzenie ryczałtu za godziny nadliczbowe. Zgodnie z Kodeksem pracy taki ryczałt może być ustalony dla grupy pracowników „wykonujących stale pracę poza zakładem pracy” – art. 151[1] § 4 k.p. Nie oznacza to, że pracownik ma wykonywać pracę tylko i wyłącznie poza zakładem pracy. Wystarczy, że wykonywanie pracy poza zakładem jest elementem stałym, powtarzającym się. Formuła pracy zdalnej wydaje się pasować do tej instytucji bardzo dobrze. Potwierdziło to Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 22 września 2020 r., gdzie wskazano, że wobec osób pracujących zdalnie może być także zastosowany ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych.
Wysokość takiego ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. A zatem należy najpierw oszacować liczbę spodziewanej pracy w godzinach nadliczbowych w danym przypadku na podstawie np. danych historycznych lub przewidywanego nakładu pracy danej osoby.
Trzeba jednak pamiętać, że stosowanie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych jest możliwe tylko w przypadkach, gdy dokładna kontrola liczby przepracowanych godzin jest utrudniona lub niemożliwa. Orzecznictwo sądów przyjęło, że w razie znacznych rozbieżności między faktycznym wymiarem pracy nadliczbowej a ryczałtem za taką pracę, pracownik – pomimo przyznania ryczałtu – ma roszczenie o wypłacenie dodatku za godziny pracy nadliczbowej nieobjęte ryczałtem (por. wyr. SN z 20 maja 1998 r., sygn. akt I PKN 143/98, publ. OSNAPiUS 1999, Nr 12, poz. 389). Ma to stanowić zabezpieczenie przed nadużyciami, gdyby pracodawcy chcieli ustanawiać niskie ryczałty, aby uniknąć realnych kosztów pracy w godzinach nadliczbowych.
Co atrakcyjne przy tej propozycji, jeśli pracownikowi przyznany został ryczałt za godziny nadliczbowe, to pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji godzin pracy takiego pracownika.
KOMENTARZ AUTORA
adw. Konstancja Gierba, senior Associate, Business Advisory & Litigation Department RK Legal
Możemy spodziewać się lawiny roszczeń o nadgodziny
Dobór narzędzi należy koniec końców do pracodawcy. Trzeba jednak być już teraz przygotowanym, że roszczenia związane z nadgodzinami w trakcie pracy zdalnej w najbliższych latach będą pojawiać się coraz częściej, a sądy pracy dopiero w najbliższych latach będą oceniały narzędzia i praktyki przyjęte przez firmy w zakresie kontrolowania czasu pracy osób pracujących na co dzień zdalnie.
Artykuł ukazał się w papierowym wydaniu dziennika ,,Rzeczpospolita”
PORADNIK: Prawo i podatki w firmie
